3.2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесения змін до організаційно-правових документів

Організаційно-правові документи з огляду на термiн дiї, вiдносяться до безстрокових i дiють до їх вiдмiни або до затвердження нових. У стабiльно працюючiй установi необхiднiсть перегляду, змiн або доповнень організаційно-правові документи може виникнути один раз на кiлька рокiв. В залежностi вiд характеру i глибини змiн в дiяльностi установи організаційно-правові документи або розробляються по-новому, або до них вносяться необхiднi змiни i доповнення розпорядчими актами (наказом або розпорядженням керiвника). У випадку реорганiзацiї дiяльностi установи розробляються новi організаційно-правові документи i вiдбувається їхнє затвердження.

Порядок внесения змiн i доповнень до ОПД та їх перегляду залежить вiд виду органiзацiйно-правових документiв. Наприклад, змiни i доповнення до статуту органiзацiї вносять вiдповiдно до встановленої законом процедури - за рiшенням вищого органу управлiння пiдприємством (загальними зборами акцiонерiв та iн.) з обов‘язковим iнформуванням органу, який здiйснює державну реєстрацiю підприємств (тобто виконкому). Змiни до штатного розкладу вносяться при необхiдностi наказами або розпорядженнями керiвника. Змiни в положения про структурнi пiдроздiли також вносяться розпорядчими документами керiвництва.

Розробляються організаційно-правові документи керiвництвом підприємства або пiдроздiлу iз залученням квалiфiкованих спецiалiстiв, добре знаючих роботу устанШи^к^Щго'му, так i за окремими напрямками.

Організаційно-правова документація оформляється на стандартному аркушi паперу з обов‘язковим нанесениям всiх необхiдних реквiзитiв: назва установи i (або) пiдроздiлу (якщо документ затверджується керiвником пiдроздiлу), найменування документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, пiдпис, гриф затвердження, причому датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

Текст бiльшостi організаційно-правових документів складається iз роздiлiв, якi мають власнi заголовки i подiлених на пункти, якi нумеруються арабськими цифрами.

У процесi пiдготовки організаційно-правові документа в обов‘язковому порядку проходять процедуру погодження (вiзування) з усiма зацiкавленими пiдроздiлами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керiвника установи або одним з його заступникiв, якi є кураторами вiдповiдного напрямку дiяльностi установи.

3.3. Установчі документи підприємств. Документування первинної державної реєстрації суб‘єктів господарської діяльності

Організаційний та правовий статус юридичної особи визначається її установчими документами. Цей термін застосовується насамперед щодо юридичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності (підприємств). Стосовно інших організацій для позначення локального нормативного акту, на підставі якого вони діють, можуть використовуватися також інші терміни -"статут", "положения".

Законодавство України, зокрема Цивільний кодекс України, Закони "Про підприємництво", "Про підприємства в Україні", "Про господарські товариства" та "Про об'єднання громадян" як локальні нормативні документа, на підставі яких створюються і діють юридичні особи, передбачають:

• статут (для деяких підприємств, об'єднань громадян);

• рішення про створення або установчий договір (для господарських товариств);

• положения,втому числіположения проорганізаціїданоговиду(для об'єднань громадян).

Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їхню структуру, функції, правовий статус та обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Існують два види статутів: типові й індивідуальні. Ці види статутів можна розглянути у нижче наведеній таблиці:

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
1	2	3	4
Типові (загальні)	Для певних груп, організацій, підприємств .	Акціонерні товариства (АТ), малі підприємства, товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ)	Вищими органами державної влади та управління, з′їздами громадських організацій

тощо

Індивідуальні

Дляпевної організації шляхом конкретизації типового статусу

АТ „МАЛЬВА” ТОВ „КОЛУМБ” МП „КУЛІБАБА”

Вищою установою, якій підпорядковується підприємство, організація

Законодавство містить вимоги до змісту статуту, зокрема ст.9 Закону України "Про підприємства в Україні" визначає, що статут повинен містити дані про власника, найменування підприємства, його місцезнаходження, предмет та цілі діяльності, органи управління, порядок їх формування, компетенцію і повноваження трудового колективу та його виборних органів, порядок утворення майна підприємства, умови реорганізації та припинення діяльності підприємства. У статуті можуть вказуватися й інші норми, пов'язані з особливостями діяльності підприємства або визначені власником. Відсутність у статуті підприємства зазначених умов є підставою для відмови в державній реєстрації підприємства в зв'язку з тим, що установчі документи не відповідають вимогам закону.

Власник підприємства

Власником є особа, на майні якої засновується підприємство. Поняття «власник підприємства», вживане законодавцем, з точки зору юридичної техніки, є некоректним. Оскільки підприємство є суб'єктом права, воно не може бути об'єктом права власності, а тому не може мати власника. Більш прийнятним є термін "засновник підприємства". Про фізичних осіб-засновників в установчих документах зазначається їх прізвище, ім'я, по-батькові, громадянство, місце проживання, бажано – паспортні дані. Про юридичних осіб – найменування, місце знаходження, ким і коли зареєстровані, код ЄДРПОУ (ідентифікаційний код).

Найменування підприємства

Підприємство повинно мати власне найменування. Відповідно до ч.2 ст.8 Закону України "Про підприємства в Україні" найменування підприємства повинно включати в себе його назву (завод, фабрика, майстерня тощо) і вид (приватне, колективне, державне тощо). Відповідно до ст.37 Закону України "Про мови" від 22.10.1989 р. офіційні назви державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій утворюються і подаються українською мовою. Відповідно до ст.2 Закону України "Про господарські товариства" найменування товариства повинно містити зазначення виду товариства, для повних та командитних товариств – прізвища (найменування) учасників, а також інші необхідні відомості.

Назва організації – це частина найменування, що відрізняє її від інших організацій даного виду. Товариств з обмеженою відповідальністю багато, а от товариство "Беркут" – одне. В даному випадку лише слово "Беркут" є назвою товариства. Повним же його найменуванням буде: Товариство з обмеженою відповідальністю "Беркут". Найменуванням може бути як власна назва, наприклад, "Світоч", так і сукупність слів, наприклад, Львівський завод фрезерних верстатів.

Місцезнаходження

Відповідно до ст.30 Цивільного кодексу України місцем знаходження юридичної особи визнається місцезнаходження її постійно діючого органу. Відповідно до ст.8 Закону України «Про підприємництво» місцезнаходженням суб'єкта підприємницької діяльності (юридичної особи) на дату державної реєстрації може бути місцезнаходження (місце проживання) одного із засновників або місцезнаходження за іншою адресою, що підтверджується договором оренди або іншим відповідним договором.

Предмет та цілі діяльності

Теоретичного обґрунтування відмінності між предметом діяльності і цілями діяльності в Україні немає. Як наслідок, немає єдиного підходу і в законодавстві. На нашу думку, мета (цілі) діяльності – це те кінцеве прагнення, яке визначає зміст усієї діяльності юридичної особи. Мета визначає загальну орієнтацію юридичної особи, що зумовлює сфери, види, завдання та форми її діяльності.

За законодавством України прослідковується чітке розмежування юридичних осіб за їх цілями:

а) підприємства (мета – отримання прибутку),

б) громадські організації (мета – задоволення та захист своїх законнихсоціальних, економічних, творчих, вікових, національно-культурних,спортивних та інших спільних інтересів),

в) політичні партії (мета – участь у виробленні державної політики,формуванні органів влади, місцевого та регіонального самоврядування іпредставництво в їх складі).

Таким чином, основна мета підприємства – діяльність з метою отримання прибутку. Предмет діяльності – ті сфери суспільних відносин, в яких буде досягатися мета (виробництво, торгівля, наука тощо).

Органи управління, порядок їх формування

Установчими документами повинно бути передбачено структуру органів управління, порядок їх формування, компетенцію, форми роботи. Відповідно до ст.29 Цивільного кодексу України юридична особа набуває цивільних прав і бере на себе цивільні обов'язки через свої органи, що діють у межах прав, наданих їм за законом або статутом (положенням). Під органом юридичної особи розуміють повноважну посадову особу або групу таких осіб, які здійснюють керівництво діяльністю даної організації. Воля юридичної особи виробляється, формулюється і виражається її керівним органом. Правова природа органів юридичної особи полягає в тому, що вони є невід'ємною частиною юридичної особи, чию волю вони виражають. Порядок утворення органів юридичної особи визначається законом та установчими документами.

Традиційно, органи юридичної особи поділяються на дві групи: вищі та виконавчі. Деякі фахівці до органів юридичної особи відносять також її ревізійні ланки – ревізійну комісію, спостережну раду, контрольну комісію тощо. Критерій, що покладений в основу такої класифікації, може бути позначений як функціональний, і відображає систему органів будь-яких юридичних осіб незалежно від виду.

Вищими органами є загальні збори акціонерів, збори учасників, власник підприємства тощо. Головною характеристикою вищих органів є те, що до їх складу входять засновники (учасники, члени, акціонери), в широкому розумінні

– усі особи, які мають корпоративні права або є членами юридичної особи. Вищі органи ніким не обираються, їх склад визначається членством, участю в юридичній особі або самим фактом її заснування певною особою. Виконавчі органи формуються (призначаються та відкликаються) вищими органами. Призначення виконавчого органу полягає у реалізації рішень вищого органу та керівництві поточною діяльністю. Саме через виконавчі органи юридична особа набуває права та обов'язки за угодами. Виконавчі органи лише виконують, виражають волю вищого органу шляхом безпосереднього вчинення юридичних дій від імені юридичної особи.

Контрольний орган (спостережна рада, рада, ревізійна комісія тощо) формується вищим органом з числа учасників (членів) юридичної особи. Його основна функція полягає у здійсненні від імені вищого органу контролю за діяльністю виконавчого органу, зокрема, за виконанням рішень вищого органу. Це проявляється зокрема у тому, що члени ревізійних органів обираються з числа членів вищого органу, тому в організаціях, де виконавчі органи складаються з учасників, ревізійні органи не передбачені (повні, командитні товариства). Отже, є підстави не відносити ревізійні комісії до органів юридичної особи, оскільки їх діяльність обмежується колом внутрішніх питань. Але наявність такої служби є елементом організаційно-правових форм багатьох юридичних осіб.

Компетенція та повноваження трудового колективу та його виборних органів.

Відповідно до ст.15 Закону України «Про підприємства в Україні» трудовий колектив підприємства становлять усі громадяни, які своєю працею беруть участь в його діяльності на основі трудового договору (контракту, угоди), а також інших форм, що регулюють трудові відносини працівника з підприємством.

Трудовий колектив підприємства:

- розглядає і затверджує проект колективного договору;

- розглядає і вирішує згідно статуту підприємства питаннясамоврядування трудового колективу;

- визначає і затверджує перелік і порядок надання працівникампідприємства соціальних пільг;

- бере участь у матеріальному і моральному стимулюванні продуктивноїпраці, заохочує винахідницьку і раціоналізаторську діяльність, порушуєклопотання про представлення працівників до державних нагород.

Повноваження трудового колективу всіх видів підприємств, де використовується наймана праця, реалізуються, якщо інше не передбачається статутом, загальними зборами (конференцією) та їх виборним органом, члени якого обираються строком на 2-3 роки таємним голосуванням на зборах (конференції) трудового колективу не менше, ніж 2/3 голосів. Членів виборного органу не можна звільнити з роботи або перевести на інші посади з ініціативи адміністрації підприємства без згоди відповідного виборного органу цього колективу.

Порядок утворення майна підприємства

Джерелами формування майна підприємства (п.4 ст.10 Закону України

«Про підприємства в Україні») є:^.

- грошові та матеріальні внески засновників;

- доходи, одержані від реалізації продукції, а також від інших видівгосподарської діяльності;

• доходи від цінних паперів;

• кредити банків та інших кредиторів;

• капітальні вкладення і дотації з бюджетів;

• надходження від роздержавлення і приватизації власності;

• придбання майна іншого підприємства, організації;

- безоплатні або благодійні внески, пожертвування організацій,підприємств і громадян;

- інші джерела, не заборонені законодавчими актами України.В установчих документах необхідно передбачити розмір та порядок

формування статутного фонду та інших фондів, якщо вони передбачені законом, наприклад, резервного фонду. Порядок формування статутного фонду повинен передбачати розмір, форму та строк внесення внеску.

Умови припинення діяльності підприємства

Ця частина установчих документів повинна передбачати підстави припинення діяльності підприємства порядок створення ліквідаційної комісії, використання майна, що залишилося після ліквідації. Поряд з підставами припинення діяльності підприємства, передбаченим законом, в установчих документах можуть передбачатися додаткові: зменшення кількості учасників до передбаченої межі, збитковість підприємницької діяльності тощо. Відповідно до п.4.2. Інструкції Міністерства внутрішніх справ України від 1 жовтня 1993 р. № 643 (з наступними змінами і доповненнями) "Про порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів", печатки з емблемами з відповідним описом, можуть бути виготовлені тільки в тому випадку, якщо емблема передбачена у статуті підприємства. Символіка на емблемах повинна відповідати характеру діяльності підприємств, а також функціям, що виконують згідно з статутами такі юридичні особи. Тому, якщо підприємство бажає мати печатку з зображенням емблеми, остання повинна бути описана безпосередньо в статуті.

Установчі документи складаються у письмовій формі єдиним документом, підписаним всіма учасниками. Укладати його можуть лише повністю дієздатні громадяни та організації, що мають статус юридичної особи. У випадку укладання договору частково дієздатними громадянами, він є дійсним лише щодо повністю, дієздатних осіб і є заперечним щодо частково дієздатних. Якщо одним з засновників є юридична особа, то договір від його імені підписує керівник або інша особа, уповноважена відповідною довіреністю.

Відповідно до ст.8 Закону України "Про підприємництво", установчими документами суб'єкта підприємницької діяльності – юридичної особи є рішення власника майна про створення підприємства (якщо власників двоє або більше – таким рішенням є установчий договір) та статут, якщо це необхідно для створюваної організаційної форми. Для цього виду юридичних осіб передбачено наявність двох установчих документів: рішення власника майна, яке в деяких випадках може набувати форми установчого договору та статуту

(в деяких випадках може небути).^.

Відмінність установчих документів від інших документів, необхідних для створення та легалізації юридичної особи, полягає в тому, що установчі документи визначають правовий статус організації та за своїм характером є локальними нормативними актами. Норми установчих документів, якщо вони не суперечать закону, обов'язкові не лише для учасників, але й для усіх інших осіб. Установчі документи – це своєрідна конституція для конкретної юридичної особи.

Установчі документи – поняття комплексне, воно об'єднує два види документів:

рішення про створення юридичної особи (установчий договір) і статут. Для деяких організаційно-правових форм юридичних осіб необхідними є як установчий договір, так і статут. Зокрема на підставі договору і статуту діють акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, товариства з додатковою відповідальністю. Правова природа установчого договору і статуту різна, хоча між ними є тісний взаємозв'язок.

Установчий договір – це договір, за яким сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу, визначають порядок спільної діяльності із створення юридичної особи, умови передачі їй свого майна та участі в її діяльності. В договорі визначаються умови та порядок розподілу між засновниками прибутку та збитків, управління діяльністю юридичної особи, виходу із складу засновників.

На відміну від установчого договору, статут є локальним нормативним актом, призначення якого полягає у визначенні статусу та обсягу правоздатності юридичної особи, структури управління, визначення умов припинення діяльності юридичної особи. Саме статут визначає правове положення юридичної особи в цивільному обороті.

Установчий договір є рішенням про створення товариства, а статут-локальним нормативним актом, що приймається у відповідності з таким рішенням. Принципові моменти, що визначають основи правосуб'єктності товариства та містяться в договорі, повинні бути відтворенні і в статуті товариства.

Установчі документи поняття комплексне. Вимоги, що ставляться до змісту установчих документів треба розуміти як вимоги до комплексу документів – установчого договору та статуту, а не кожного з них зокрема.

Документування первинної державної реєстрації підприємств

Перелік документів, що подаються для первинної державної реєстрації, встановлений законом. Відповідно до ст.8 Закону України «Про підприємництво» та п.2 Положення про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності-юридичної особи реєстраційному органу подаються такі документи:

1. Рішення власника (власників) майна або уповноваженого ним (ними) органу про створення юридичної особи (крім приватного підприємства). Якщо власників або уповноважених ними органів два і більше, таким рішенням є установчий договір, у деяких випадках протокол установчих зборів (конференції).

Рішення про створення підприємства повинно прийматися власником або уповноваженим ним органом – органом державної влади та управління, до компетенції якого відноситься прийняття рішень про створення підприємств (органи, уповноважені управляти державним майном), особи, повноваження яких ґрунтуються на дорученні.

При створенні приватних підприємств рішення власника не вимагається, оскільки сам факт затвердження статуту та нотаріальне засвідчення підпису засновника свідчить про засновницьке волевиявлення.

Установчий договір подається при створенні господарських товариств усіх видів. При створенні колективного підприємства, кооперативів, споживчих товариств, колективних сільськогосподарських підприємств подається протокол установчих зборів трудового колективу або членів організації. Установчий договір при цьому не складається. Рішення власника майна або уповноваженого ним органу оформляється наказом (розпорядженням) або іншим письмовим документом розпорядчого характеру, в якому повинно бути зазначено про створення підприємства, про затвердження його статуту, і, як правило, про призначення керівних органів.

2. Статут, якщо це необхідно для створюваної організаційної формипідприємництва.

Подається два оригінали і одна завірена належним чином копія. Законом не передбачається статут для створення повного та командитного товариства (договірні товариства). Не визначено чіткого переліку установчих документів для створення об'єднань підприємств. Відповідно до ст.3 Закону України «Про підприємства в Україні» об'єднання діють на основі договору або статуту, який затверджується їх засновниками чи власниками. У зв'язку з цим, об'єднання підприємств конкретного виду не може мати одночасно два установчих документи: статут і договір.

3. Реєстраційна картка встановленого зразка, котра є водночас заявою продержавну реєстрацію.

Реєстраційна картка заповнюється заявником особисто(працівники реєстраційного органу зобов'язані безкоштовно надавати допомогу в її заповненні). Реєстраційна картка містить основну інформацію, що характеризує суб'єкт підприємницької діяльності: найменування, місцезнаходження, інформацію про засновників, розмір статутного фонду, предмет діяльності, відомості про керівника, наявність відокремлених підрозділів (філій, представництв). Картка заповняється в одному примірнику.

Працівники реєстраційного органу перевіряють правильність заповнення реєстраційної картки. В зв'язку з цим, на місцях вимагають у заявника надати довідки про присвоєння ідентифікаційних номерів засновникам підприємства. Таку практику слід визнати обґрунтованою, оскільки заявник несе відповідальність лише за відповідність вимогам законодавства установчих документів. Реєстраційна картка таким документом не є.

4. Документ, що засвідчує сплату власником (власниками) внеску достатутного фонду суб'єкта підприємницької діяльності в розмірі,передбаченому законом.

Традиційно, документом, що засвідчує сплату внеску (його частини) є

довідка з банківської установи.^.

5. Документ, що засвідчує внесення плати за державну реєстрацію

Документи подаються органу реєстрації за місцем знаходження суб'єкта підприємницької діяльності. Відповідно до п.4 Положення, якщо місцезнаходження суб'єкта на дату реєстрації є місцезнаходження (місце проживання) одного із співзасновників, то підтверджувати місцезнаходження не потрібно. Якщо підприємство реєструється не за місцезнаходженням засновника, то воно підтверджується відповідним договором. Договір від імені майбутньої юридичної особи укладає один із співзасновників або укладається угода під умовою згідно з ст.61 Цивільного кодексу України.

Установчі документи подаються у трьох примірниках, з яких два – оригінали, а один – нотаріально завірена копія. Оригінали замість копій подаватися не можуть, оскільки в такому випадку реєстраційний орган змушений був би видавати два примірники оригіналу. Саме на оригіналі в подальшому ставляться відмітки про зміни та доповнення. органу.

Реєстраційний орган видає заявнику свідоцтво про державну реєстрацію – єдиний документ, що засвідчує факт створення підприємства і є підставою для виготовлення печаток та штампів, відкриття рахунків у банківській установі.

Те, що в результаті первинної реєстрації заявнику видається зазначене вище свідоцтво є її відмінною рисою. При здійсненні інших реєстраційних процедур свідоцтво про державну реєстрацію не видається. Може видаватися його дублікат.

Органам державної реєстрації забороняється вимагати від суб'єктів підприємницької діяльності додаткові документи, не передбачені законом.

Після проведення державної реєстрації заявнику видаються під розписку наступні документи:

1. оригінал свідоцтва про державну реєстрацію;

2. три копії свідоцтва про державну реєстрацію, завірених реєстраційним органом (подальшого нотаріального засвідчення такі копії не потребують);

3. оригінал та копію статуту з відміткою про реєстрацію;

4) оригінал та копію установчого договору з відміткою про реєстрацію.У п'ятиденний термін з дати реєстрації органи державної реєстрації

надсилають примірник реєстраційної картки з відміткою про державну реєстрацію відповідному державному податковому органу (за місцем знаходження суб'єкта підприємницької діяльності) і органу державної статистики (обласне управління статистики) та подають відомості про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності до органів Фонду соціального страхування і Пенсійного фонду України.