7.7. Накази з особового складу: індивідуальні та зведені. Правила оформлення, юридичного засвідчення. Систематизація, порядок зберігання наказів з особового складу

Накази щодо особового складу можуть бути індивідуальними, тобто містити інформацію тільки про одного співробітника, або груповими, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів по кадрах.

У зведеному наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

приймання на роботу (призначення на посаду);

переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);

звільнення з роботи;

надання відпусток;

заохочення;

стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщуються в алфавітному порядку.

За формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує їх використання для отримання довідок. Кожний пункт наказу розпочинається з нового рядка дієсловом, що позначає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити, надати тощо) і пишуть великим літерами. Також великими літерами з нового рядка проставляють прізвище особи. Потім подають текст пункту. Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його складання.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак окремі параграфи можуть мати своє терміни вступу в силу. Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з 1 вересня, тоді як наказ підписано 28 серпня. В разі, якщо терміни не зазначені – вони обчислюються з моменту підписання наказу.

Вимоги до тексту

Певні вимоги висуваються до викладу тексту наказу, оскільки правильні, чіткі формулювання гарантують трудові права працівників.

За строками зберігання накази по особовому складу розрізняються:

• про надання відпустки, про відрядження – 3 роки;

• кадрові переміщення – 75 років. Накази, книги або картки реєстрації наказів є документами постійного

зберігання і по закінченні 40-річного терміну зберігання в архіві підприємства повинні бути передані до Держархіву. Ведення книги реєстрації наказів

Прийняття на роботу, переведення, звільнення чи надання відпусток працівникам проводиться наказами з особового складу, які оформляє відділ кадрів. Ці накази реєструють у книзі наказів: КНИГА РЕЄСТРАЦІЇ НАКАЗІВ

№ п/п	Дата	Короткий зміст	Хто готував	Кому направлений чи оголошений
1	2	3	4	5
1	10.01.2001	Прийняття на роботу Сидорова В.П.	Поліщук С.М.	Копія в особовій справі
2

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Вилучення аркушів з книги не допускається.

У разі відміни чи зміни окремих пунктів раніше виданих наказів видається новий наказ, котрий реєструється у встановленому порядку. Записи у книзі мусять відповідати наявності наказів. Книга наказів є документом постійного зберігання.

Оригінали з наказів з о/с, підписані та завізовані зацікавленими посадовими особами, заносять за порядком їх номерів та дат до спеціально заведеної з цією метою справи відповідно до номенклатури.

Накопичення наказів ведеться протягом календарного року, після чого справа закривається та зберігається у відділі кадрів до передачі в архів де зберігається постійно.

Накази про відпустки реєструються в окремій книзі.