- •Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційномузабезпеченні діяльності установи 6
- •Тема 3. Організаційно-правова документація 18
- •Тема 4. Система розпорядчої документації 34
- •Тема 5. Система довід.Ково-інф.Ор маційної документації 45змістовний модуль 3. Довідково-інформаційна системадокументації 45
- •Тема 6. Система претензійно-договірної документації 60
- •Тема 7. Система кадрової документації 69
- •Тема 8. Обліково-фінансова система документації 83
- •Тема 9. Дипломатичні документи 96
- •Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційному забезпеченні діяльності установи
- •1.1. Документ і його роль та місце в управлінському діловодстві
- •1.2. Нормативно-правова база документацінйого забезпечення діяльності установи
- •1.3. Види управлінських документів та їх класифікація
- •Тема 2. Характеристика реквізитів відповідно до дсту 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система
- •Документів”
- •15.11.2005 Року
- •20.09.2005 № 247
- •12.12.2005
- •23.02.2005
- •14.12.2005 Року
- •Тема 3. Організаційно-правова документація
- •3.1. Призначення і склад комплексу організаційно-правової документації
- •Iнструкцiї з окремих видiв дiяльностi, якi потребують регламентацiї (наприклад, iнструкцiя з дiловодства, iнструкцiя по користуванню обчислювальною технік) ;
- •3.2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесения змін до організаційно-правових документів
- •3.3. Установчі документи підприємств. Документування первинної державної реєстрації суб‘єктів господарської діяльності
- •3.4. Характеристика основних видів організаційно-правової документації
- •3.4.1. Структура і штатна чисельність
- •Затверджую або затверджено
- •Структура і штатна чисельність (найменування підприємства)
- •3.4.2. Штатний розклад
- •Штатний розклад (найменування підприємства)на рік
- •3.4.3. Правила внутрішнього трудового розпорядку
- •Правила внутрішнього трудового розпорядку (найменування підприємства)
- •3.4.4. Положення
- •3.4.5. Інструкція
- •1. Загальні положения
- •Тема 4. Система розпорядчої документації
- •4.1. Призначення і склад розпорядчої документації
- •4.2. Характеристика наказу як основного виду розпорядчого документа
- •4.3. Характеристика інших видів розпорядчих документів
- •4.3.1. Розпорядження
- •4.3.2. Постанова
- •4.3.3. Рішення
- •Солом‘янська районна державна адміністрація м. Києва рішення
- •4.4.4. Вказівка
- •4.4.5.Ухвала
- •Документації
- •Тема 5. Система довідково-інформаційної документації
- •5.1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації
- •5.2. Акт
- •5.3. Протокол
- •Тальнівське відділення банку “україна” протокол
- •5.4. Довідка
- •5.5. Пояснювальна і доповідна записка
- •20200, Черкаська обл., м.Звенигородка, вул. Енгельса, 156, тел. (240)5-23-24
- •5.6. Ділова кореспонденція
- •5.7. План
- •5.8. Звіт
- •Тема 6. Система претензійно-договірної документації
- •6.1. Поняття господарського договору. Класифікація і система господарських договорів за законодавством України
- •6.2. Документування укладання господарського договору
- •6.3. Структура договору та його основні умови
- •1) Преамбула (вступна частина) договору
- •2) Предмет договору. Права та обов'язки сторін
- •3) Додаткові умови
- •4) Інші умови договору
- •6.4. Види господарських договорів
- •Тема 7. Система кадрової документації
- •7.1. Документація з особового складу як головна система, яка утворюється
- •7.2. Основні групи документів з особового складу. Значення документації з особового складу
- •7.3. Форми укладення трудового договору
- •7.4. Документи особові та особового походження, що подаються при укладенні трудового договору
- •7.5. Особливості трудового контракту. Трудова угода.
- •7.6. Документальне оформлення прийняття, переведення, звільнення працівників, надання відпустки
- •7.7. Накази з особового складу: індивідуальні та зведені. Правила оформлення, юридичного засвідчення. Систематизація, порядок зберігання наказів з особового складу
- •7.8. Особова картка: правила ведення, оформлення, зберігання.
- •7.9. Особова справа. Характеристика документів, з яких формується особова справа. Порядок ведення, зберігання, користування особовими справами.
- •Тема 8. Обліково-фінансова система документації
- •8.1. Акт
- •8.2. Лист-відмова (телеграма-відмова) від акцепту
- •8.3. Відомість
- •8.4. Гарантійний лист
- •8.5. Заява-зобов’язання
- •8.6. Квитанція
- •8.7. Накладна
- •Акт оцінки наявності обігових коштівстаном на 20 року
- •Тема 9. Дипломатичні документи
- •9.1. Поняття про дипломатичну діяльність та дипломатичні документи
- •9.2. Документне забезпечення перетину державного кордону громадянами України
- •9.3. Загальні вимоги до тексту та мови дипломатичних документів
- •9.4. Документи дипломатичного характеру
- •Меморандум про гарантії безпеки у зв’язку з приєднанням україни до договору про нерозповсюдження ядерної зброї
7.8. Особова картка: правила ведення, оформлення, зберігання.
На всіх робітників і службовців, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, заводяться особові картки, необхідні для аналізу складу й обліку руху кадрів.
Особові картки заповнюються на підставі опитування працівника і відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка. Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: П.І.Б.; рік, місяць, число народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи. Заповнюється особова картка працівником відділу кадрів, інспектором по кадрах або особою, якій наказом .керівника поставлено за обов'язок ведення кадрового діловодства, в одному примірнику, від руки (розбірливо) або на друкарській машинці. Усі записи в особовій картці формулюються: повністю, без скорочень. Обов’язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку.
В разі звільнення працівника в картці проставляють номер і дату наказу, зазначають причину звільнення. Після звільнення працівника його особова картка зберігається в кадровій службі в окремій картотеці в алфавітному порядку протягом двох років, потім підшивається у справу і здається в архів підприємства, установи, організації, де зберігається 73 роки.
7.9. Особова справа. Характеристика документів, з яких формується особова справа. Порядок ведення, зберігання, користування особовими справами.
Особова справа (досьє) являє собою сукупність документів, що містять: відомості про працівника.
Оскільки порядок роботи з особовими справами не регламентований загальнодержавними нормативами, підприємства по-різному вирішують питання їх формування.
Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але, як правило, вони ведуться на керівних працівників; фахівців, матеріально відповідальних осіб. Особові справи оформляються після видання наказу про приймання на роботу.
Склад документів, що вміщуються в особову справу, залежить від того, на яку посаду приймається працівник, яка специфіка його трудової діяльності тощо.
Практика показує, що найбільш раціональним здається такий склад і порядок розміщення документів в особовій справі:
внутрішній опис документів, що є в особовій справі;
анкета або особовий листок з обліку кадрів;
автобіографія;
копії документів про освіту;
заява про приймання на роботу або трудовий контракт;
копія наказу про приймання на роботу;
доповнення до особового листка з обліку кадрів.
Надалі в хронологічній послідовності в особову справу включаються: документи, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних працівника (наприклад, копія свідоцтва про шлюб); характеристики, відгуки, подання про призначення, атестаційні листки, накази про переведення на іншу постійну роботу; копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.
Включення в особову справу наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на ку.рси перепідготовки, підвищення кваліфікації і стажування, витяги з наказів про стягнення, заохочення, про зміну прізвища не допускається.
Особові справи зберігаються окремо від інших видів документів, у спеціальних сейфах. Доступ до них мають лише працівники, які визначені наказом керівника.
7.10. Трудова книжка - основний документ, що підтверджує трудову
діяльність особи. Правила ведения, зберігання, використання трудових
книжек на підприємствах. Оформления записів у трудовій книжці.
ТРУДОВА КНИЖКА - це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Отже, це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному їх заповненню приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує „Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”. Трудова книжка заводиться лише один раз. Не можна мати декілька трудових книжок.
Розглянемо порядок ведення трудових книжок.
Загальні положения
> Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств і організаційусіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючиосіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, позаштатнихпрацівників за умови, що вони підлягають державному соціальномустрахуванню. На осіб, котрі працюють за трудовим договором упідприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремихгромадян з їх обслуговування (хатні робітники, водії тощо), трудовікнижки не ведуться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, атакож довідкою про сплату внесків у фонд державного соціальногострахування. На осіб, які працюють за сумісництвом трудові книжкиведуться за основним місцем роботи.
Заповнення трудових книжок
Трудові книжки та вкладки до них заповнюють у відповідних розділах відповідною мовою (українською, російською)
В разі, коли особа вперше влаштовується на роботу і не має трудової книжки, то власник зобов’язаний оформити трудову книжку у тижневий термін від дня прийняття на роботу особи
В трудову книжку вносять такі відомості:
Про працівника - П І.Б, дата народження
Про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення
Про нагородження, заохочення
4. Про відкриття,на які видано диплом,винаходи,раціоналізаторські пропозиціїСтягнення в трудові книжки не заносяться.
> Записи в разі звільнення або переведення на іншу роботу мають точновідповідати формулюванням чинного законодавства й містити посиланняна відповідну ст а т т ю т а п у н .кт закону
Bсi записи вносять тільки після видання наказу (розпорядження) у тижневий термін (у разі звільнення - в день звільнення). Дати пишуть арабськими цифрами - число й місяць двозначними, а рік чотиризначними - 05.06.2004. Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряють печаткою
3 кожним записом, який робиться в трудовій книжці на підставі наказу працівник повинен бути ознайомлений під розпис в особовій картці, в якій повинен бути такий самий запис
У разі потреби працівнику може бути виданий завірений витяг з трудової
книжки
>
>
Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів івідображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділівкерівниками, спеціалістами та службовцями. Вона складається на підставіштатного розпису. Усі відомості в книзі записують олівцем, вони повинні бутисвоєчасними (одночасно оформленими з наказами), інакше книга втратить своєпрактичне значенияШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА
l
2
3
4
5
6
7
8
9
У разі звільнення чи переведення працівника на іншу посаду відомості про нього у штатно-посадовій книзі витирають і на сьомому місці записують відомості про нового працівника зі збереженням на особовій справі облікового номера. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їхнім особовим справам та особовим карткам.
Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи (особової картки), а також для одержання довідкової інформації про працівника. Заводиться книга на всіх працівників, записи здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення
АЛФАВІТНА КНИГА
№ п/п |
П.І.Б. |
Номер особової справи (картки) |
Табельний номер |
Зауваження |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
П.І.Б. працівника прийнятого на роботу записують у розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюють тонкою червоною лінією.
Питання для самоконтролю:
Характеристика документів особового походження.
Характеристика документів особистого походження.
Документування прийняття на роботу.
Документування звільнення з роботи працівника.
Правила ведення трудових книжок.