Документації
Тема 5. Система довідково-інформаційної документації
5.1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації
Переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об’єктивної і достовірної інформації. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов’язують виконувати доручення, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.
До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми.
5.2. Акт
АКТ – офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів
В деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує установлені факти, але й вміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У цих актах зазначаються документи, які визначають повноваження осіб, які складали акт.
В акт включаються тільки ті факти, які встановлення особами, які його
підписали.
Акт
звичайно складають у трьох примірниках.
Перший з них скеровують до вищої
організації, другий - керівнику
організації, третій - підшивають до
справи.
Акт звичайно оформлюють на бланку. Він містить наступні реквізити:
S назва відомства чи організації;
•S назва виду документа;
•дата;
/ індекс;
• місце складання;
• гриф затвердження;
• заголовок до тексту;
/ підстава;
/ склад комісії;
/ присутні;
• текст;
/ відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;
/ перелік додатків;
/ підписи членів комісії і присутніх.
Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.
У вступній частині вказуються підстави для складання акта і особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.
В констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.
В кінці тексту розміщуються дані про кількість ідентичних екземплярів акта, місце їх знаходження або адресатах, котрим вони направлені.
Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичною необхідністю.
Акт підписують усі особи, які брали участь в його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його з зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна привести нижче підписів осіб, які складали акт.
Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі з зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт надасться керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.
Виконавчий комітет Кіровоградської ЗРАЗОК
міської ради
ЗАТВЕРДЖУЮ
Управління видавництв, поліграфії Генеральний директор
і книжкової торгівлі об‘єднання
Горбунов О.В.Горбунов
Кіровоградське об‘єднання 20.05.2003
книжкової торгівлі “КІРОВОГРАДКНИГА”
А К Т
18.05.2005 № 24
м.Кіровоград
Про перевірку схоронності документів в об‘єднанні
з генерального директора від 14.05.2005 № 102 “Про проведення громадського огляду схоронності документів в
об‘єднанні”.
омісією:
заступник генерального директора С.С.Левченко.
тор відділу кадрів Г.К.Іванченко, начальник канцелярії В.М.Павлова, начальник господарського відділу
О.Л.Драгун.
У період з 16 по 18 травня 2005 року комісія вивчила організацію і умови зберігання управлінських документів у апараті об‘єднання “Кіровоградкнига”.
У результаті перевірки комісією встановлено:
Документи зберігаються у структурних підрозділах.
Фактів загибелі, псування або незаконного знищення документів не виявлено.
3. Номенклатура справ щорічно узгоджується зархівним управліннямКіровоградськогоміськвиконкому.
Комісія рекомендує виділити і обладнати спеціальне приміщення для архіву об‘єднання.
Складено у 2-х примірниках: аному архіву управління видавництв, поліграфії і книжкової торгівлі; ави № 1-17.
Голова комісії Левченко С.С.Левченко
Члени комісії: Іванченко Г.К.Іванченко
Павлова В.М.Павлова
Драгун О.Л.Драгун