7.6. Документальне оформлення прийняття, переведення, звільнення працівників, надання відпустки

До розпорядчих документів по особовому складу належать накази (розпорядження) керівника підприємства:

• про прийняття, переведення і звільнення працівників;

• про заохочення і стягнення;

- про зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища,найменування посади, заміщення посади за штатним розкладом та ін.).

Багато підприємств і організацій, використовують у своїй роботі вищезгадані форми, однак підприємства й організації з невеликим числом працюючих оформляють накази на окремих листах (формат А-4), які підшивають у спеціальні папки або в рукописному, вигляді заносять у спеціальні книги наказів по кадрах. Книги, у які заносяться накази, пронумеровуються, прошнуровуються і засвідчуються підписом керівника і печаткою підприємства.

Накази (розпорядження) готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, організації, установи, доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаного контракту, рішення конкурсної комісії, документів, передбачених законодавством.

Тексти наказів щодо особового складу, за винятком окремих випадків, не мають констатуючої частини і дієслова "Наказую", як це прийнято в наказах щодо основної діяльності. Тому кадрові починаються з розпорядної дії: прийняти, призначити, надати відпустку, відрядити і т. д. Розпорядна частина наказу починається із зазначення прізвища, імені та по батькові працівника, посади (учений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу (якщо підприємство має структурні підрозділи), дати набуття чинності даного пункту наказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу).

Кожний пункт наказу щодо особового складу повинен бути сформульований у суворій відповідності з вимогами КЗпП України.

У наказі про прийняття на роботу зазначаються умови приймання, якщо працівник приймається: на тимчасову роботу (наприклад, з ... по....), за переведенням, за сумісництвам, з випробувальним терміном (його тривалість). Обов'язково зазначається встановлений розмір оплати (оклад, тарифна ставка,

штатний розпис). При переведенні працівника на .іншу роботу або посаду в наказі зазначається попередня посада (робота), а також нова посада і підрозділ (місце роботи), вид переведення (для тимчасових переведень - із зазначенням тривалості), причина переведення: (у повному дотриманні вимог КЗпП), умови оплати праці.

При звільненні зазначається причина звільнення згідно зі статтею КЗпП.

При наданні відпустки в наказі визначається вид відпустки, її тривалість, дата початку і закінчення.

У наказі про відрядження зазначається дата і тривалість відрядження, місце, куди направляється працівник, найменування підприємства.

Після тексту розпорядчої частини у наказі робиться посилання на письмову підставу даної розпорядчої дії (заява, доповідна чи пояснювальна записка), або на статтю КЗпП, яка відповідає причині звільнення. Проект наказу, у разі необхідності, узгоджується з відповідними посадовими особами. Завізований проект наказу подається на підпис керівникові підприємства. Обов’язково проект наказу погоджується з юристом фірми чи установи. А також працівник на якого складно цей наказ повинен бути ознайомлен з ним під розпис.