Тема 7. Система кадрової документації

7.1. Документація з особового складу як головна система, яка утворюється

кадровою службою в ході реалізації функції обліку кадрів

Розпорядча діяльність органів управління містить в собі підбір кадрів, прийняття на роботу, переведення (переміщення) або звільнення громадян. Відповідно до цього утворюється ряд документів, які необхідні громадянам при здійснені ними права на труд. Ці питання вирішуються у відділах кадрів підприємств, установ та організацій.

У перекладі з французької термін “кадри” означає професіонали, які займаються тією чи іншою спеціальністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу установи з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку працівників, їх заохочень тощо.

7.2. Основні групи документів з особового складу. Значення документації з особового складу

Документи, які утворюються при прийнятті на роботу, переведенні (переміщенні) або звільненні працівників, надання відпустки, заохочення відносяться до групи документів з особового складу. Документація з особового складу - значний масив документів, що утворюються і ведуться на підприємстві. Документація з о/с займає особливе місце серед інших документів підприємства. Специфіка даної документації визначається в першу чергу значимістю інформації, що міститься в цих документах: вона стосується реалізації громадянських прав на освіту, працю, пенсійне забезпечення та ін. Документацію з особового складу виділяють в окрему групу і ведуть з дотриманням спеціальних правил і вимог.

Документація з о/с на окремого працівника ведеться з моменту зарахування його на дане підприємство.

У загальному масиві документації з о/с можна виділити кілька груп:

- документи особового походження (заява, автобіографія, кадроваанкета, особовий листок з обліку кадрів, що заповнює сам працівник);

• офіційні документи з обліку кадрів (особова картка, особова справа, алфавітна та штатно-посадова книги);

• розпорядчі документи, які фіксують управлінські дії щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток та ін.;

• документи, що підтверджують трудову діяльність працівника (трудова книжка).

До розпорядчих документів по особовому складу належать накази (розпорядження) керівника підприємства:

• про прийняття, переведення і звільнення працівників;

• про заохочення і стягнення;

- про зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища,найменування посади, заміщення посади за штатним розкладом та ін.).

Також до документів по особовому складу відносять анкети, доручення, розписки.

АНКЕТА – це аркуш із низкою питань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.

Анкети заповнюють, коли влаштовуються на роботу, оформлюють документи на виїзд для роботи за кордоном або коли оформлюють внутрішній та закордонний паспорти та ін.

До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ, який заповнюють влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом „так” або „ні” відповідають лише тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів „ні”, „не був”, „не обирався” й ін., в разі негативної відповіді.

Відомості, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у ДОПОВНЕННЯХ ДО ОСОБОВОГО ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ.

ДОРУЧЕННЯ – це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання договорів тощо.

Доручення бувають:

1. Офіційні – видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх видають під розписку особі, на яку вони оформлені.

2. Особисті – видаються фізичною особою, яка передає свої права іншій (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Оформляють їх від руки або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчуються нотаріусом або вповноваженою особою підприємства, де працює чи навчається довіритель. Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи і печатка установи, яка засвідчує підпис довірителя.

Виправлення чи стирання в дорученнях категорично забороняються.

РОЗПИСКА - це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце (передача чи отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей).

Складають розписку у довільній формі на чистому аркупй паперу здебільшого від руки або машинописним способом.

До розписки входять такі реквізити:

• Назва виду документа (РОЗПИСКА)

• П.І.Б. того, хто дає розписку

• Посада автора в разі потреби

• П.І.Б. того, кому дається розписка

• У чому конкретно дано розписку (обов’язково слід зазначити точне найменування матеріальних цінностей, предметів, суму грошей)

• Дата оформлення розписки

• Підпис автора

Якщо передаються суми грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх отримує. Грошові суми пишуться словами, а в дужках цифрами: наприклад, в сумі шість тисяч триста сорок (6340) гривень. Підпис особи, що дає розписку засвідчується нотаріально. Розписка пишеться лише в одному примірнику, ніякі виправлення в ній не допускаються.