Тема 8. Обліково-фінансова система документації 83

1. АКТ 84

2. ЛИСТ-ВІДМОВА (ТЕЛЕГРАМА -В_.ІДМ ОВА) ВІД АКЦЕПТУ 84

3. ВІДОМІСТЬ 86

4. ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ 86

5. ЗАЯВА-ЗОБОВ’ЯЗАННЯ 86

6. КВИТАНЦІЯ 86

7. НАКЛАДНА 87

Тема 9. Дипломатичні документи 96

1. ПОНЯТТЯ ПРО ДИПЛОМАТИЧНУ ДІЯЛЬНІСТЬ ТА ДИПЛОМАТИЧНІ ДОКУМЕНТИ 96

2. ДОКУМЕНТНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПЕРЕТИНУ ДЕРЖАВНОГО КОРДОНУ ГРОМАДЯНАМИ УКРАЇНИ 97

3. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ТА МОВИ ДИПЛОМАТИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ98

4. ДОКУМЕНТИ ДИПЛОМАТИЧНОГО ХАРАКТЕРУ 101

ВСТУП. Поняття про документаційне забезпечення управління

Останнім часом з’явилось нове поняття „документаційне забезпечення управління”, яке є син омічним поняттю „діловодство”, але має більш ширше значення.

Виникнення цього нового поняття пов’язано із змінами організаційно-технічної основи діловодства та методологічних підходів щодо його удосконалення завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації в управлінні. Таким чином, термін „документаційне

забезпечення управління”, якби підкреслює інформаційно-технологічну складову у сучасній організації діловодства.

Документаційне забезпечення управління включає у себе дві складові: документування (створення документів) та організацію роботи з документами.

Організація роботи з документами розглядається та вивчається у курсі „Діловодство”, а процеси створення документів, тобто документування, будуть нами розглянуті у даному курсі.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що створюються. Юридична сила – складова офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією створившого його органу і встановленим порядком його оформлення.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження, гриф погодження, індекс, текст тощо). Сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації визначені ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”. Держстандартом встановлений не лише склад реквізитів (їх всього 32), а й зони та послідовність їх розміщення на документі. Сукупність реквізитів документа і схема їх розміщення на документі складають формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного складання документа необхідно знати не лише реквізити документа, але й схему (модель) формуляра, встановленого держстандартом, забезпечує єдність документування та єдність документації, як в рамках однієї установи, так і в цілому по всій країні.

Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційному забезпеченні діяльності установи

1.1. Документ і його роль та місце в управлінському діловодстві

У різних сферах будь-якої діяльності широко використовується поняття „документ”. Але відповідно до цих сфер дане поняття і використовується по різному.

У державних стандартах, законах та інших нормативних актах України зафіксовано різноаспектне тлумачення терміну „документ”.

Назва документа Визначення терміну „документ”

ДСТУ 2732—94 „Діловодство й архівна справа.Термінита визначення.”	Документ – це матеріальний об′єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу.
ДСТУ 2392-94 „Інформація та документація.Базові поняття. Терміни та визначення”	Документ – це записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході здійснення інфомраційної діяльності.
ДСТУ 3017-95 „Видання. Основні види. Терміни та визначення”	Документ – це матеріальний об′єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання у часі і просторі”
Закон України „Про інформацію”	Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Термінологічний словник „Архівістика”	Документ – це запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого збереження і передавання інфомрації у просторі і часі.

Можна відзначити, що поняття „документ” у вище зазначених нормативних джерелах, значною мірою зумовлене специфікою тієї сфери, на регламентацією діяльності якої спрямований стандарт чи закон. У світовій практиці документ визначається як запис інформації, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

Виходячи з визначень документа, зафіксованих у державних стандартах та інших нормативно-правових актах України, основними ознаками документа є:

• наявність інформації, яка має певний зміст;

• стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

• функціональна визначеність для передачі інформації у просторі і часі, тобто для використання в соціально-комунікаційних каналах.

Ділова сфера одна із основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів (документів, листів) встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Основними елементами роботи з документами є письмові документи та документування, тобто створення документів. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Під документуванням необхідно розуміти запис (фіксацію) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування -регламентований процесс запису інформації на папері або іншому носії, що забезпечує її юридичну силу. Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що створюються. Оскільки в будь-якій діяльності документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то вони мають велике правове значення (тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Тобто документ має бути: достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, з конкретними пропозиціями.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документа комплексом реквізитів – обов’язкових елементів оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження тощо).