- •Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційномузабезпеченні діяльності установи 6
- •Тема 3. Організаційно-правова документація 18
- •Тема 4. Система розпорядчої документації 34
- •Тема 5. Система довід.Ково-інф.Ор маційної документації 45змістовний модуль 3. Довідково-інформаційна системадокументації 45
- •Тема 6. Система претензійно-договірної документації 60
- •Тема 7. Система кадрової документації 69
- •Тема 8. Обліково-фінансова система документації 83
- •Тема 9. Дипломатичні документи 96
- •Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційному забезпеченні діяльності установи
- •1.1. Документ і його роль та місце в управлінському діловодстві
- •1.2. Нормативно-правова база документацінйого забезпечення діяльності установи
- •1.3. Види управлінських документів та їх класифікація
- •Тема 2. Характеристика реквізитів відповідно до дсту 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система
- •Документів”
- •15.11.2005 Року
- •20.09.2005 № 247
- •12.12.2005
- •23.02.2005
- •14.12.2005 Року
- •Тема 3. Організаційно-правова документація
- •3.1. Призначення і склад комплексу організаційно-правової документації
- •Iнструкцiї з окремих видiв дiяльностi, якi потребують регламентацiї (наприклад, iнструкцiя з дiловодства, iнструкцiя по користуванню обчислювальною технік) ;
- •3.2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесения змін до організаційно-правових документів
- •3.3. Установчі документи підприємств. Документування первинної державної реєстрації суб‘єктів господарської діяльності
- •3.4. Характеристика основних видів організаційно-правової документації
- •3.4.1. Структура і штатна чисельність
- •Затверджую або затверджено
- •Структура і штатна чисельність (найменування підприємства)
- •3.4.2. Штатний розклад
- •Штатний розклад (найменування підприємства)на рік
- •3.4.3. Правила внутрішнього трудового розпорядку
- •Правила внутрішнього трудового розпорядку (найменування підприємства)
- •3.4.4. Положення
- •3.4.5. Інструкція
- •1. Загальні положения
- •Тема 4. Система розпорядчої документації
- •4.1. Призначення і склад розпорядчої документації
- •4.2. Характеристика наказу як основного виду розпорядчого документа
- •4.3. Характеристика інших видів розпорядчих документів
- •4.3.1. Розпорядження
- •4.3.2. Постанова
- •4.3.3. Рішення
- •Солом‘янська районна державна адміністрація м. Києва рішення
- •4.4.4. Вказівка
- •4.4.5.Ухвала
- •Документації
- •Тема 5. Система довідково-інформаційної документації
- •5.1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації
- •5.2. Акт
- •5.3. Протокол
- •Тальнівське відділення банку “україна” протокол
- •5.4. Довідка
- •5.5. Пояснювальна і доповідна записка
- •20200, Черкаська обл., м.Звенигородка, вул. Енгельса, 156, тел. (240)5-23-24
- •5.6. Ділова кореспонденція
- •5.7. План
- •5.8. Звіт
- •Тема 6. Система претензійно-договірної документації
- •6.1. Поняття господарського договору. Класифікація і система господарських договорів за законодавством України
- •6.2. Документування укладання господарського договору
- •6.3. Структура договору та його основні умови
- •1) Преамбула (вступна частина) договору
- •2) Предмет договору. Права та обов'язки сторін
- •3) Додаткові умови
- •4) Інші умови договору
- •6.4. Види господарських договорів
- •Тема 7. Система кадрової документації
- •7.1. Документація з особового складу як головна система, яка утворюється
- •7.2. Основні групи документів з особового складу. Значення документації з особового складу
- •7.3. Форми укладення трудового договору
- •7.4. Документи особові та особового походження, що подаються при укладенні трудового договору
- •7.5. Особливості трудового контракту. Трудова угода.
- •7.6. Документальне оформлення прийняття, переведення, звільнення працівників, надання відпустки
- •7.7. Накази з особового складу: індивідуальні та зведені. Правила оформлення, юридичного засвідчення. Систематизація, порядок зберігання наказів з особового складу
- •7.8. Особова картка: правила ведення, оформлення, зберігання.
- •7.9. Особова справа. Характеристика документів, з яких формується особова справа. Порядок ведення, зберігання, користування особовими справами.
- •Тема 8. Обліково-фінансова система документації
- •8.1. Акт
- •8.2. Лист-відмова (телеграма-відмова) від акцепту
- •8.3. Відомість
- •8.4. Гарантійний лист
- •8.5. Заява-зобов’язання
- •8.6. Квитанція
- •8.7. Накладна
- •Акт оцінки наявності обігових коштівстаном на 20 року
- •Тема 9. Дипломатичні документи
- •9.1. Поняття про дипломатичну діяльність та дипломатичні документи
- •9.2. Документне забезпечення перетину державного кордону громадянами України
- •9.3. Загальні вимоги до тексту та мови дипломатичних документів
- •9.4. Документи дипломатичного характеру
- •Меморандум про гарантії безпеки у зв’язку з приєднанням україни до договору про нерозповсюдження ядерної зброї
5.7. План
План робіт – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.
Під загальною назвою „план” об`єднається далеко не однакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.
Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.
Плани робіт поділяють на наступні групи:
перспективні (розраховані на кілька років);
річні;
піврічні;
квартальні;
місячні;
тижневі;
денні.
Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. У практичному користуванні більш зручною вважається таблична форма.
Основними реквізитами плану робіт є: гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи); назва виду документа із зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на ІІ півріччя 2005 року); назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області); номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання; відмітка про виконання (даний реквізит є обов’язковим, який проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт).
Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи; індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає та затверджуються безпосереднім керівником (наприклад, план складено головним спеціалістом організаційного відділу – підпис цього спеціаліста, а затвердження керівником організаційного відділу).
5.8. Звіт
Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо .
Звіт – це документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення, підготовку або проведення заходів; адресований вищій установі чи посадовій особі .
Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи .
На нашу думку звіт – це вид управлінського документа, який містить узагальнену інформацію про результати проведеного аналізу (дослідження) діяльності за яким-небудь напрямком (тематичним чи за визначений проміжок часу).
Якщо розглянути цей вид документа у документаційному аспекті, то можна визначити наступні реквізити, що йому притаманні. До обов`язкових реквізитів звіту можна віднести:
найменування виду документа;
назва установи чи структурного підрозділу, що складав звіт;
текст;
підписи;
дата. Окремі види звітів мають додаткові реквізити, такі як погодження чи затвердження.
Залежно від характеру проведеного дослідження звіти можуть бути як простими, так і складними. Розрізняють також статистичні, текстові та змішані звіти.
Змішана форма звіту – це текс до якого включені статистичні таблиці. Статистичні звіти мають у своєму складі табличні форми, до яких зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання завдань, доручень за якийсь визначений проміжок часу.
Звіти складаються відповідно до напрямків проведення чи виконання роботи: щомісяця, щокварталу тощо. Вони можуть бути як періодичними, так і разовими чи постійними.
У звіті про цілковите або часткове проведення якоїсь роботи необхідно вказати причини, що сприяли неповному проведенню даної роботи, пропозиції подальшої роботи із зазначенням того, що можна зробити самостійно, а в чому потрібна допомога інших структурних підрозділів. Звіт має інформувати відповідно до ситуації, наскільки досягнуто результату, яка вірогідність того, що відбудеться позитивний результат, чому проблему не вирішено зовсім, які заходи необхідно вжити тощо.
Іноді у звітах, невиконання поставлених завдань, пояснюється недоліками в роботі інших співробітників чи структурних підрозділів. І ось тут, керівник повинен створити такий механізм, який дав би змогу встановлювати справжні причини невиконання завдань, забезпечував би відповідальність конкретних працівників за наслідками їхньої діяльності.
Питання для самоконтролю:
Якемісцевуправлінськійдіяльностізаймаєдовідково-інформаційнасистема документації?
Визначити в яких випадках акти підлягають затвердженню, а й яких ні.
Визначити в яких випадках складаються доповідні записки, а й яких пояснювальні.
ЗМІСТОВНИЙ МОДУЛЬ 4. СИСТЕМА ПРЕТЕНЗІЙНО-ДОГОВІРНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ