- •Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційномузабезпеченні діяльності установи 6
- •Тема 3. Організаційно-правова документація 18
- •Тема 4. Система розпорядчої документації 34
- •Тема 5. Система довід.Ково-інф.Ор маційної документації 45змістовний модуль 3. Довідково-інформаційна системадокументації 45
- •Тема 6. Система претензійно-договірної документації 60
- •Тема 7. Система кадрової документації 69
- •Тема 8. Обліково-фінансова система документації 83
- •Тема 9. Дипломатичні документи 96
- •Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційному забезпеченні діяльності установи
- •1.1. Документ і його роль та місце в управлінському діловодстві
- •1.2. Нормативно-правова база документацінйого забезпечення діяльності установи
- •1.3. Види управлінських документів та їх класифікація
- •Тема 2. Характеристика реквізитів відповідно до дсту 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система
- •Документів”
- •15.11.2005 Року
- •20.09.2005 № 247
- •12.12.2005
- •23.02.2005
- •14.12.2005 Року
- •Тема 3. Організаційно-правова документація
- •3.1. Призначення і склад комплексу організаційно-правової документації
- •Iнструкцiї з окремих видiв дiяльностi, якi потребують регламентацiї (наприклад, iнструкцiя з дiловодства, iнструкцiя по користуванню обчислювальною технік) ;
- •3.2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесения змін до організаційно-правових документів
- •3.3. Установчі документи підприємств. Документування первинної державної реєстрації суб‘єктів господарської діяльності
- •3.4. Характеристика основних видів організаційно-правової документації
- •3.4.1. Структура і штатна чисельність
- •Затверджую або затверджено
- •Структура і штатна чисельність (найменування підприємства)
- •3.4.2. Штатний розклад
- •Штатний розклад (найменування підприємства)на рік
- •3.4.3. Правила внутрішнього трудового розпорядку
- •Правила внутрішнього трудового розпорядку (найменування підприємства)
- •3.4.4. Положення
- •3.4.5. Інструкція
- •1. Загальні положения
- •Тема 4. Система розпорядчої документації
- •4.1. Призначення і склад розпорядчої документації
- •4.2. Характеристика наказу як основного виду розпорядчого документа
- •4.3. Характеристика інших видів розпорядчих документів
- •4.3.1. Розпорядження
- •4.3.2. Постанова
- •4.3.3. Рішення
- •Солом‘янська районна державна адміністрація м. Києва рішення
- •4.4.4. Вказівка
- •4.4.5.Ухвала
- •Документації
- •Тема 5. Система довідково-інформаційної документації
- •5.1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації
- •5.2. Акт
- •5.3. Протокол
- •Тальнівське відділення банку “україна” протокол
- •5.4. Довідка
- •5.5. Пояснювальна і доповідна записка
- •20200, Черкаська обл., м.Звенигородка, вул. Енгельса, 156, тел. (240)5-23-24
- •5.6. Ділова кореспонденція
- •5.7. План
- •5.8. Звіт
- •Тема 6. Система претензійно-договірної документації
- •6.1. Поняття господарського договору. Класифікація і система господарських договорів за законодавством України
- •6.2. Документування укладання господарського договору
- •6.3. Структура договору та його основні умови
- •1) Преамбула (вступна частина) договору
- •2) Предмет договору. Права та обов'язки сторін
- •3) Додаткові умови
- •4) Інші умови договору
- •6.4. Види господарських договорів
- •Тема 7. Система кадрової документації
- •7.1. Документація з особового складу як головна система, яка утворюється
- •7.2. Основні групи документів з особового складу. Значення документації з особового складу
- •7.3. Форми укладення трудового договору
- •7.4. Документи особові та особового походження, що подаються при укладенні трудового договору
- •7.5. Особливості трудового контракту. Трудова угода.
- •7.6. Документальне оформлення прийняття, переведення, звільнення працівників, надання відпустки
- •7.7. Накази з особового складу: індивідуальні та зведені. Правила оформлення, юридичного засвідчення. Систематизація, порядок зберігання наказів з особового складу
- •7.8. Особова картка: правила ведення, оформлення, зберігання.
- •7.9. Особова справа. Характеристика документів, з яких формується особова справа. Порядок ведення, зберігання, користування особовими справами.
- •Тема 8. Обліково-фінансова система документації
- •8.1. Акт
- •8.2. Лист-відмова (телеграма-відмова) від акцепту
- •8.3. Відомість
- •8.4. Гарантійний лист
- •8.5. Заява-зобов’язання
- •8.6. Квитанція
- •8.7. Накладна
- •Акт оцінки наявності обігових коштівстаном на 20 року
- •Тема 9. Дипломатичні документи
- •9.1. Поняття про дипломатичну діяльність та дипломатичні документи
- •9.2. Документне забезпечення перетину державного кордону громадянами України
- •9.3. Загальні вимоги до тексту та мови дипломатичних документів
- •9.4. Документи дипломатичного характеру
- •Меморандум про гарантії безпеки у зв’язку з приєднанням україни до договору про нерозповсюдження ядерної зброї
1.2. Нормативно-правова база документацінйого забезпечення діяльності установи
Процес управління базується на підставі документаційного забезпечення, яке в свою чергу повинно мати нормативно-правову базу, а саме:
Положень Конституції України;
законів України;
нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України;
інших методичних документів.
Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління охоплює:
- законодавчі акти України у сфері інформації, документації тадокументування;
Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління (ДЗУ);
правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загально галузевого, так і відомчого характеру;
правові акти нормативного та інструктивного характеру;
методичні документи з діловодства в установі;
державні стандарти на документацію;
уніфіковані системи документів;
класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.
Методичні документи регламентують:
- технологію створення, обробки, зберігання, використання документів вустанові;
- роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпеченнятощо.
1.3. Види управлінських документів та їх класифікація
Виробничо-господарська діяльність організацій дуже різноманітна. Різні факти,події,явища вимагают відповідногооформлення,ацевикликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би усім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками класифікації.
Класифікація документів – це їх поділ на класи за найзагальнішими ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.
Передусім відокремлюють певні системи документації та документування.
Система документації – це сукупність документів взаємопов′язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними формами.
Мета класифікації документів полягає у:
підвищенні оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов′язків виконавців, чіткого розподілу інформації;
економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).
Значення класифікації документів полягає у:
забезпеченні їх швидкого пошуку у поточному діловодстві;
підвищенні оперативності роботи з документами.
Види документів за ознаками класифікації та групами
|
№ п/п |
Ознаки класифікації |
Види документів |
Примітки та приклади |
|
1 |
Спеціалізація |
Загальні |
З адміністративних питань |
|
Спеціалізовані |
З фінансових питань, з комерційних питань | ||
|
2 |
Призначення |
Розпорядчі |
Документи, які відображають питання оперативного управління організацією |
|
Організаційні |
Документи, що регламентують діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів | ||
|
Інформаційні |
Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її межами | ||
|
3 |
Місце складання |
Внутрішні |
Створені на тому підприємстві, де вони функціонують. |
|
Зовнішні |
Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам | ||
|
4 |
Напрям руху . |
Вхідні |
Документи, що створені за межами організації та надійшли в організацію |
|
Вихідні |
Документи, що створені в організацій, але використовуються за її межами | ||
|
Внутрішні
|
Створені на тому підприємстві, де вони функціонують. |
|
5 |
Джерела виникнення |
Первинні |
Характеризують стан підприємства (статистична звітність) |
|
Вторинні |
Отримані на підставі аналізу та узагальнення відомостей, наведених у первинних документах | ||
|
6 |
Форма |
Стандарти |
Створені за чітко визначеними нормами та правилами, не мають відхилень від зразків |
|
Індивідуальні |
Створені за задовільною формою | ||
|
7 |
Спосіб виготовлення |
Типові |
Заяви |
|
Трафаретні |
Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповнені | ||
|
Індивідуальні |
Листи, відгуки, реценції | ||
|
8 |
Техніка відтворення |
Рукописні |
Написані від руки |
|
Відтворені механічним способом |
Надруковані | ||
|
Нааудіо–тавідео плівці |
Аудіо– або відеозапис якоїсь події | ||
|
На дискетах для користування на ПК |
Створені для роботи на ПК | ||
|
9 |
Ступінь гласності |
Цілком секретні |
Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах |
|
Секретні |
Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах | ||
|
ДСК (для службового користування) |
Зберігаються у сейфах, видаються для роботи відповідно до затвердженого керівником списку | ||
|
Загальнодоступні |
Документи, з якими можуть ознайомитися всі бажаючі без обмежень | ||
|
10 |
Складність |
Односкладні |
Складаються з одного питання |
|
Складні |
Містять в собі два або більше питань | ||
|
11 |
Стадії створення . |
Оригінал |
Документ, який створено вперше й належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копії рівнозначні |
|
Копія
|
Це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку „копія” і завірена в певному порядку. В свою чергу розрізняють 3 різновиди копій: 1. Відпуск – це копія оригіналудокумента, що залишається увідправника. 2. Витяг – копія, що відтворюєчастину оригіналу. 3. Дублікат – другий примірникдокумента, виданий у зв′язку ізвтратою оригіналу. |
|
12 |
Термін зберігання |
Постійного зберігання |
75 років |
|
Тривалого зберігання |
Понад 10 років | ||
|
Тимчасового зберігання |
До 10 років | ||
|
13 |
Зміст |
Організаційно-розпорядчі |
Документи для оперативного управління установою |
|
Фінансово-облікові |
Відображають ведення обліку в організації | ||
|
Постачальницько-збутові |
Відображають аспекти господарської діяльності установи | ||
|
14 |
Термін виконання |
Термінові та дуже термінові |
До 10 днів |
|
Звичайні, безстрокові |
До 30 днів | ||
|
15 |
Засоби фіксації (відбиття) |
Письмові (рукописно-друковані) |
Охоплюють усі рукописні та машинописні документи |
|
Графічні |
Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани | ||
|
Фото-,кіно-, фотодокументи |
Дають можливість зафіксувати ті об′єкти, явища, процеси, котрі відтворити іншими засобами неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують для протоколювання зборів, нарад, засідань тощо. | ||
|
16 |
Юридична сила |
Справжні |
Бувають: - дійсними; - недійсними, тобто втратилиюридичну силу. Наприклад, договір. |
|
Підробні |
Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки | ||
|
17 |
Походження |
Службові |
Стосуються інтересів підприємств та організацій |
|
Особисті |
Стосуються певної особи, імені | ||
|
18 |
Ступінь обов'язковості |
Директивні |
Потребують обов'язкової відповіді, виконання |
|
Інформаційні |
Виготовляються з інформаційною метою й беруться до відома | ||
|
19 |
Найменування |
Положення, накази, інструкції,звіти, акти, записки, листи, довідки, плани тощо |
|