8. Внутренняя среда организации, принципы ее структурирования, методы анализа

Процедура структурирования внутренней среды организации строится на тех же принципах логического мышления, что используются и в проектировании (моделировании) организаций. Овладев принципами структурирования, можно достаточно профессионально осуществлять и моделирование (т.е. создание учреждения с "нуля") новых организаций.

Принцип структурирования означает выделение в рамках организации таких блоков, на которые с достаточной оперативностью можно воздействовать и которые достаточно оперативно можно изменять. Другими словами, структурированию подвергается все то, что составляет содержание производительного процесса и что напрямую воздействует на результат функционирования организации, который попадает (поставляется) во внешнюю среду. За пределами структурирования остаются блоки действий, связанных с обеспечением требуемых условий для организации нормально протекающего производительного процесса, включая и его материальное обеспечение.

Процедура структурирования внутренней среды имеет универсальный характер - она применима к любой организации независимо от ее профиля, масштабов и специфических особенностей. По своей форме все структурируемые блоки однотипны в приложении к любой организации, хотя содержание их, естественно, различно и зависит от типа, характера, профиля, масштабов и т.д. каждой отдельной организации. Именно внутренняя наполняемость таких структурируемых блоков и отличает одну организацию от другой, придавая им индивидуальный и специфический характер.

При структурировании внутренней среды выделяют семь блоков, или элементов, определяющих наполненность внутренней среды и придающих смысловое содержание процессу функционирования организации.

Необходимо только заметить, что эти семь блоков, или элементов, внутренней среды именуют внутренними переменными.

Термин "внутренние" при этом свидетельствует о том, что речь идет об элементах внутренней среды организации, термин же "переменные" характеризует выделяемые компоненты внутренней среды как элементы системы, поддающиеся изменению с точки зрения их содержания под целенаправленным воздействием менеджера. Менеджер в результате такого воздействия действительно изменяет (может изменить) содержание, но не форму таких внутренних переменных

Логика, закладываемая в процедуру осмысления процесса структурирования внутренней среды, отталкивается от выяснения цели организации. Прежде всего менеджер старается как можно более четко сформулировать ответ на вопрос

- ради чего, а точнее, ради производства чего существует его организация как производительная структура, "какое дело должно делаться" этой организацией и на какой конкретный ожидаемый результат должно быть нацелено это дело. Умение четко, конкретно и обстоятельно сформулировать цель, содержание которой так же четко, конкретно и обстоятельно понимали бы подчиненные,

- одна из основных функциональных обязанностей менеджера.

Структура организации представляет собой, как мы уже заметили, схему реализации избранной управленцем технологии производительного процесса по достижению определяемой им цели организации. Структура - это то понятие, которое делает возможным ответ на вопрос: "Если мы знаем, какой цели добиваемся, и если мы уже избрали способ продвижения к этой цели (технологию производства), то какие же относительно замкнутые части производственного процесса (подразделения, отделы, управления, бюро, группы и т.д.) нам необходимо учредить с тем, чтобы наиболее эффективным путем осуществить реализацию избранной технологии производства?"

Типичных ошибок в нынешних российских условиях (да и не только в нынешних) управленцы в этом смысле совершают достаточно много. Самая распространенная из них - непреодолимое желание "сделать так, как у других", "сделать не хуже, чем у других" (в этом случае речь идет о стремлении скопировать чужую структуру без какой-либо привязки к технологии, избираемой для создаваемой организации). В таком случае создание структуры никак не связано с содержанием технологии и ее реализация возлагается на структуру, не отражающую требования именно этой технологии. Общеизвестно, что у нас при создании организации чаще всего начинают именно с разработки штатного расписания, а уж потом думают об организации взаимодействия между создаваемыми (в соответствии со штатным расписанием) подразделениями. Именно поэтому в наших структурах появляются лишние подразделения, что бюрократизирует деятельность многих организаций, снижает эффективность их функционирования.

Актуальной для управленца становится проблема выработки схемы именно эффективной структуры организации. Как этого добиваются? Исходят при этом из необходимости анализа избранной технологии. Анализ осуществляется с целью определения возможности выделения относительно замкнутых отдельных операций или групп таких операций, для выполнения которых можно было бы учредить относительно замкнутые подразделения целостной структуры с целью более качественного исполнения операций, эффективного контроля, удобства связи с другими подразделениями, удобства управления и т.д.

Менеджер для создания ситуации, позволяющей обеспечить управляемость организацией, стремится структурировать определенным образом внутреннюю среду, т.е. представлять ее в форме отдельных (хотя и взаимозависимых, взаимосвязанных и взаимодействующих) компонентов.

Такие компоненты внутренней среды организации, именуемые внутренними переменными, придают ей характер системы - такого структурного образования, в рамках которого изменение функционирования одного компонента вызывает необходимость изменения функционирования и других компонентов (т.е. внутренних переменных).

К таким внутренним переменным относятся: цель; технология; структура; задачи; люди; результат; рыночный сигнал.

Управление с точки зрения внутренней среды организации означает целенаправленное воздействие менеджера на одну или несколько внутренних переменных и контроль за тем, как в такой ситуации должны функционировать остальные внутренние переменные, т.е. должны ли они также, как следствие ранее осуществленного воздействия, подвергаться какому-то определенному воздействию, чтобы организация оставалась (или стала бы) сбалансированной системой.

При восприятии организации как совокупности структурных подразделений или же как совокупности бизнес-процессов менеджеру следует иметь в виду, что кроме своего "строения" организации свойственно и "содержание", через воздействие на которое менеджер также добивается своих управленческих целей. Структура - лишь одна из внутренних переменных любой организации.

Различные показатели, подытоживающие фактические результаты деятельности, а также свидетельствующие о конкретных характеристиках организации, цепочки подчиненности и кооперации, должностные права и обязанности сотрудников, корпоративная культура и ценности - все это компоненты организации. Всякий раз при решении конкретной цели набор компонентов и образ организации, складывающийся на уровне сознания менеджера, выглядят по-разному.