45. Управление проектом: мобилизационные действия. Характер договорных отношений. Тендерная деятельность в управлении проектом

Мобилизация – это приведение подчиненных, имеющихся ресурсов или же партнеров в активное состояние, в состояние активной готовности к совершению направленных действий. Мобилизация в таком случае означает необходимость совершения менеджером конкретных профессиональных действий. "Мне удалось мобилизовать необходимые ресурсы..", "Я мобилизую подчиненных на выполнение этой работы..." – эти и подобные им фразы входят в профессиональный лексикон почти любого практикующего менеджера. Но что же скрывается за этими фразами? Что конкретно делает менеджер, когда свои действия он обозначает таким термином и такими фразами?

 Процесс приведения исполнителей в состояние готовности – это специфическое воздействие на них. Воздействие же на других людей со стороны менеджера означает подчинение исполнителей своей воле. Однако для того, чтобы подчинить других своей воле, надо самому быть достаточно волевым человеком.  Проблема подчинения других людей осложняется, когда возникает необходимость вовлечения в процедуру реализации проекта не своих подчиненных, а независимых от менеджера людей – представителей властных структур или предполагаемых партнеров Действительно, как добиться, например, от местного органа власти земельного отвода, как получить те площади, где будет возводиться проектный объект, как превратить представителей власти в своих единомышленников? К разрешению этих и подобных им проблем менеджер, конечно же, должен быть готов. Финансирование проекта, обеспечение процедуры реализации проекта требуемым объемом финансовых ресурсов – одна из тех основных проблем, которые сопровождают проектную деятельность. Конечно же, проблема финансирования должна решаться (и действительно почти всегда решается) на стадии делового проектирования или в худшем случае в момент принятия решения по поводу разработанного проекта.  Действительность же такова, что и на стадии управления проектом эта проблема также может стать весьма актуальной, поскольку условия, в рамках которых осуществляется проектная деятельность, весьма изменчивы и нередко финансовая база, сформированная на этапе делового проектирования, к моменту начала реализации проекта или уже даже на стадии его реализации, оказывается несостоятельной и приходится по-новому разрешать эту проблему. Поэтому не только руководство организации, от имени которой ведется проектная деятельность, не только специалисты по деловому проектированию, но и менеджеры по управлению проектом должны знать и уметь оперировать всеми возможными способами и методами мобилизации финансовых ресурсов для целей реализации проектов.

 Финансовая база проектной деятельности – это те денежные средства, которые выделяются для инвестирования в разработанный деловой проект и которых достаточно для ритмичной и бесперебойной реализации проекта в полном соответствии с замыслом, т.е. с предварительно проведенными расчетами и некоторым денежным запасом (рисковым фондом). Вместе с тем финансовая база проекта – это те денежные средства, которыми располагает менеджер по управлению проектом для реализации проекта. Финансовая база с этой точки зрения может быть достаточной или недостаточной, полной или неполной.  Способы, которые используются для формирования финансовой базы проекта, подразделяются на рисковые и относительно безрис-ковые. В любом случае необходимо иметь в виду, что почти никогда к моменту начала реализации проекта требуемая денежная сумма не концентрируется в ее полном объеме в определенном месте, скажем, на расчетном счете организации, от имени которой осуществляется проектная деятельность, поскольку иное действие и нецелесообразно, и неразумно, да и нет такой необходимости. Сама процедура реализации проекта может занимать достаточно длительный период, а деньги просто так лежать на расчетном счете не могут, иначе они будут не капиталом, а просто сокровищем, если выражаться строго экономическим языком.  В связи с этим в проектной деятельности и используется выражение "формирование финансовой базы проекта", а не выражение типа "финансовые средства проекта". Финансовая база проекта – это источник финансовых средств для инвестирования в проект. Поскольку текущая деятельность любой организации – это не простое накопление финансовых средств, а любой проект в то же самое время предполагает частичное, долевое, порционное инвестирование требуемых средств по разным временным моментам, то под финансовой базой понимают график финансирования проекта. Такой график в полном соответствии с содержанием проекта и с соблюдением всех зафиксированных в проекте моментов потребностей в денежных ресурсах предполагает фиксацию денежных сумм в точных объемах и в точные календарные даты с указанием источника поступления каждой такой суммы.  Пример. В сетевом графике может быть указано, что 3 апреля в проект будут инвестированы 150 тыс. денежных единиц за счет накопленной в I квартале текущего года прибыли, а 12 августа 350 тыс. денежных единиц – за счет банковского кредита и т.д.

Проектные работы на основе размещения соответствующего заказа могут выполняться проектными фирмами.

 В такой ситуации проектировщик, осуществляющий деловое проектирование, должен:

а) выбрать конкретную проектную фирму;

б) заключить с выбранной проектной фирмой соответствующий договор;

в) осуществлять контроль за ходом исполнения проектной фирмой взятых на себя обязательств;

г) предоставлять проектной фирме требуемую для качественного выполнения заказа информацию.

Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется инвестором (заказчиком) по аналогии с официально опубликованным в 1993 г. "Положением о подрядных торгах в Российской Федерации" и серией методических рекомендаций, утвержденных Межведомственной комиссией по подрядным торгам.

Готовить документацию для проведения тендера может организация, имеющая на это право (лицензию). Тендер на проектирование объекта может проводиться на часть проектной документации: ТЭО, эскизный проект, только на рабочую документацию, на весь объем проектной документации.

 В соответствии с Положением подрядные торги могут быть объявлены только на те объекты и виды работ, проектная документация на которые согласована в установленном порядке. Одновременно должно содержаться разъяснение, что участниками подрядных торгов на строительство "могут предлагаться условия (технические или коммерческие), отличные от условий торга", т.е. от тех, которые приняты в проектной документации, согласованной в установленном порядке. В этом случае, очевидно, в объем тендера на строительство могут быть включены и проектные работы на разных стадиях, в том числе на стадии "рабочая документация".

 Для организации и проведения тендера на проектные работы создается временная комиссия – тендерный комитет. В состав тендерного комитета, кроме представителя заказчика, на договорных условиях входят эксперты по специальным вопросам.

Тендерный комитет обязан: объявлять тендер; заниматься подготовкой и распространением тендерной документации среди участников тендера (соисполнителей); организовывать и проводить тендер; рассматривать предложения соискателей и делать их оценку.

 Тендерная документация состоит из трех частей:

- коммерческой (финансовые условия и гарантии);

- организационной (порядок, форма и объем представления, требования соискателя);

- технической (задание на проектирование и необходимые исходные данные, в том числе, технико-экономические критерии и требования).

 Финансирование деятельности тендерного комитета, подготовки тендерной документации осуществляется за счет средств инвестора (заказчика). Эти затраты могут быть частично или полностью возмещены за счет продажи организатором тендера тендерной документации соискателям.

 При установлении состава и содержания проектно-сметной документации на строительство руководствуются действующими положениями с учетом дополнительных требований, отвечающих рыночным условиям. При этом стадийность (сочетание стадий, выбор утверждаемой стадии) проектирования жестко не регламентируется и может приниматься в виде ТЭО строительства, проекта, рабочей документации. Инвестор и подрядчик для формирования свободной (договорной) цены на продукцию проекта имеют право брать за основу стоимость, определенную на любой стадии разработки документации.

 Таким образом, проектные фирмы в интересах заказчика осуществляют: - эскизное проектирование; - рабочее проектирование; - разработку смет; - авторский надзор (на стадии управления проектом).

 Кроме того, проектная фирма может оказывать и дополнительные услуги: - проектный анализ; - разработку ТЭО; - участие в управлении проектом; - оформление финансирования.

 Проектная фирма может также помогать заказчику подготовить и организовать проведение тендера на размещение заказа на строительство на основе разработанного проекта. При этом включение проектной организации, т.е. осуществление проектно-изыскательских работ, возможно на этапе, как делового проектирования, так и управления проектом, т.е. приступить к реализации разработанной деловой идеи или до принятия решения, или после.