Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Судебная бухгалтерия. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлениям подготовки «Юриспруденция», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

08.09.2026

Размер:

2 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112 / 2412 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 > Следующая >>>

Реквизитами документа, с помощью которых обеспечивается его юридическая сила, называют его обязательные информационные элементы. Современные требования к оформлению документов определяются в государственных стандартах, в частности, правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственными стандартами установлены не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны, последовательность их размещения на до-

кументах (т.е. формуляр документов)

Реквизиты документов бухгалтерского учета также утверждены нормативно, в частности, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, приказом Минфина России от 2 июля 2010 г. ¹ 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта

хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Роль и значение каждого выделенного реквизита имеет свое назначение (табл. 5.1.). Отсутствие любого из них может быть принято во внимание при проведении судебно-бухгалтерской или судебнофинансовой экспертизы.

При автоматизированной обработке учетной информации возникают проблемы формирования учетных документов. По мнению автора, их перечень определяют следующие аспекты:

 понятие документа;

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. С. 58,

59.; Верховцев А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. 5-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М, 2003.

111

 выбор критерия придания юридической силы машинным

документам;

 регламентация координирования документов;

 регламентация технологии машинной обработки;

 выбор технологии обмена данными между автоматизирован-

ными системами, в функции которых входят сбор, обработка и хранение учетной информации;

 критерии отбора способов закрепления персональной (лич-

ной) ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;

 установление способов защиты от несанкционированного

доступа к базам данных, хранящимся в памяти ЭВМ;

 способы исправления ошибочных записей;

 возможность проверки достоверности данных службами

внутреннего контроля, аудитором.

Таблица 5.1

Значение первичного документа при проведении бухгалтерской

и финансовой экспертиз

Наименование

ï/ï

1 2 3 4

1. Наименование

2. Код формы Необходим при клас-

реквизита

первичного

учетного

документа

документа (форма)

Необходимость

заполнения данного

реквизита

Как правило, отражает вид совершаемого факта хозяйственной деятельности (например, накладная на отпуск продукции на сторону, акт о приеме-передаче основных средств и т.п.)

сификации документов в практической деятельности организации. Как правило, проставляется код по ОКУД (общероссийскому классификатору управленческой документации), иногда — код, разработанный самой организацией

Последствия отсутствия реквизита или незаполне-

ния соответствующей

строки или графы

(комментарий автора)

Если из текста документа понятно, какой именно факт им оформляется, то название необходимо исключительно для удобства пользования, и его отсутствие не влечет каких-либо серьезных последствий

Наличие кода формы необходимо в том случае, если он используется при автоматизированной обработке документов. В остальных случаях его отсутствие не влечет каких-либо негативных последствий

112

Продолжение табл. 5.1

1 2 3 4

Наименование организации, от имени которой составлен документ

Позволяет определить принадлежность документа к той или иной организации

При отсутствии этого реквизита определить, от имени какой организации составлен документ, можно по подписям лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности. Его наличие имеет принципиальное значение в том случае, если документ подписывают лица, которые одновременно работают в нескольких местах. Кроме того, отсутствие какихлибо указаний на наименование организации формально позволяет утверждать, что лица, подписавшие документ, действовали не от имени организации, а от своего собственного (отметим, что это возможно только в тех случаях, когда из других документов не следует обратное, и только до тех пор, пока результаты факта хозяйственной деятельности не использованы организацией. Наличие данного реквизита является подтверждением того, что действия совершены именно от имени организации, а не от имени физического лица)

Дата составления

Позволяет определить конкретную дату совершения тех или иных действий

Отсутствие даты составления документа в большинстве случаев не позволяет достоверно отнести факт хозяйственной деятельности к тому или иному отчетному периоду

113

Продолжение табл. 5.1

1 2 3 4

Это может явиться при-

чиной споров с налоговыми органами по поводу правильности определения облагаемой базы, а также возникновения разногласий с партнерами относительно своевременности исполнения обязательств по договору

5. Содержание хозяйственной операции

Это один из наиболее важных реквизитов. В нем должно быть отражено, кто, кому и что оформил (получены со склада материалы, выдана заработная плата рабочим и т.п.). Необходимо четкое указание вида передаваемых МПЗ, передающей и принимающей сторон

Отсутствие или неполное отражение каких-либо данных делает практически невозможным установить, что конкретно было передано. Это может привести к конфликтам с контролирующими органами, партнерами по бизнесу и своими работниками. Например, если в накладной написать «древесина» без указания конкретного названия породы дерева, размера, каких-либо других отличительных признаков, то при наличии на складе нескольких ее видов будет сложно доказать, какая именно древесина была отпущена по данной накладной

6. Измерители хозяйственной операции (в натуральном или денежном выражении)

В любом документе обязательно должны быть указаны количество, цена и стоимость передаваемых товаров, продукции, выполненных работ или оказанных услуг

Отсутствие измерителей приведет к разногласиям по поводу действительного количества или стоимости переданных по данному документу товаров, продукции, выполненных работ или оказанных услуг

114

Продолжение табл. 5.1

1 2 3 4

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

Право на совершение тех или иных действий входит в обязанности определенных должностных лиц. Указание должности при подписании документа является одним из элементов

Если документ подписан соответствующим должностным лицом, то отсутствие наименования его должности какихлибо существенных последствий не влечет

контроля за тем, чтобы разрешение на совершение фактов хозяйственной деятельности производилось должностным лицом, наделенным соответствующими полномочиями

Личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

Дают разрешение на совершение факта хозяйственной деятельности или удостоверяют факт его совершения. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица

Отсутствие разрешительных подписей не дает возможности совершать согласно документу какие-либо действия. При нарушении этого условия вся полнота ответственности ложится на лицо, совершившее какие-либо действия без надлежащего разрешения. Отсутствие подписей материальноответственных лиц делает документ недействительным, так как лицо, не подписавшее документ, может утверждать, что факт хозяйственной деятельности не совершался и денежные средства или материальные ценности по этому документу не передавались

Расшифровка подписей должностных лиц, подписавших документ

Позволяет определить, кто конкретно подписал документ. Реквизит является одним из элементов контроля за тем, чтобы разрешение на

Если документ подписан соответствующим должностным лицом, то отсутствие расшифровки его подписи каких-либо существенных последствий не влечет

115

Окончание табл. 5.1

1 2 3 4

совершение факта

хозяйственной деятельности производилось должностным лицом, наделенным соответствующими полномочиями

10.

Номер документа

Позволяет регистрировать совершаемые факты и исключает возможность их дублирования в двух и более документах или дублирования записей по одному и тому же документу, выписанному в нескольких экземплярах, в бухгалтерских регистрах

Отсутствие номеров на документах по движению денежных средств и материальных ценностей создает условия для хищений и иных злоупотреблений или проведения одного и того же факта несколько раз. Например, по накладной без номера, выписанной в нескольких экземплярах, можно несколько раз получить материалы со склада (особенно в том случае, если в ней нет еще даты). Либо наоборот, кладовщик отпустит материалы один раз, но, предъявив несколько копий одной накладной, будет утверждать, что отпуск производился неоднократно

11.

Адрес предприятия (организации)

Как правило, указывается на доверенностях, накладных и иных документах с целью облегчить контрагенту возможность обратной связи

Наличие адреса предприятия на документах является как бы дополнительной рекламой продукции. Наличие реквизита облегчает проведение налоговыми и другими контролирующими органами встречных проверок

12.

Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом

Основание необходимо для контроля за обоснованностью тех или иных действий материально ответственных лиц

Наличие этого реквизита облегчает проведение проверок финансовохозяйственной деятельности и организацию оперативного учета

116

В условиях автоматизированной обработки экономической ин-

формации все реквизиты могут быть представлены в виде кодов.

Основными частями учетного документа являются:  заголовок — реквизиты, дающие полные и четкие представ-

ления о его виде и характере;

 содержание в виде таблицы или текста;  оформление — дата его составления, подписи и утверждения;

наименования должностных лиц, подписавших его, личные подписи и их расшифровка; соответствующие печати.

Многочисленные бухгалтерские документы классифицируются по

различным основаниям (рис. 5.1). По назначению они бывают:

 распорядительными — содержат задания на выполнение оп-

ределенных хозяйственных операций (наряд на работу, чек банку и т.д.);

 исполнительными — отражают совершенные хозяйственные

операции (накладные, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, квитанции и т.д.); являются основанием для отражения записей на счетах бухгалтерского учета;

 комбинированными — включают в себя задание и данные об

исполнении;

 учетного оформления — содержат распределительные и группи-

ровочные ведомости, справки, мемориальные ордера; составляются в бухгалтерии на основании первичных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах;

 вспомогательного характера — сводные ведомости, доверенно-

сти, сопроводительные и упаковочные листы, раскладки, ярлыки, описи материальных средств, извещения, донесения и т.д.

По месту составления

По порядку составления

По объему товарноматериальных ценностей

Основания классификации

Назначение Степень обобщения Способ исполнения

Первичные учетные документы (ст. 9 Закона о бухучете)

Регистры бухгалтерского учета (ст. 10 Закона о бухучете)

Документы бухгалтерской отчетности (гл. 3 Закона о бухучете)

По качественным признакам

По экономическому содержанию отражаемых хозяйственных операций

По числу учитываемых позиций

Ðèñ. 5.1. Классификация бухгалтерских документов

117

По месту возникновения бухгалтерские документы делятся на внутренние (составленные в одном учреждении) и внешние (поступившие из других организаций). По объему содержания они классифицируются на первичные (непосредственно отражающие совер- шенную операцию) и вторичные сводные, объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных документах (авансовый отчет, отчет кассира, завскладом и т.д.).

По способу использования бухгалтерские документы могут быть разовыми (одним рабочим приемом оформляется один или несколько хозяйственных процессов, например накладная, счет-фактура, раздаточная ведомость) и накопительными, в которых совершенные хозяйственные операции оформляются в несколько приемов, постепенно (лимитная карта на отпуск материальных средств и т.д.).

Ïî качеству бухгалтерские документы делятся на полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные). Полноценные документы должны полностью отвечать предъявляемым к ним требованиям (реквизитам). Документы, в которых отсутствует хотя бы одно из предъявляемых требований, признаются неполноценными. Правоохранительным органам и судам следует обращать на них особое внимание.

В целях более тщательного изучения и анализа неполноценные документы подразделяются на следующие группы:

 неправильно оформленные — без необходимых реквизитов (без

подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег в банке, подписанный неправомочным лицом);

 отражающие незаконные операции — составленные на хозяй-

ственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.);

 отражающие операции, которые в действительности или не

были совершены (бестоварные или безденежные), или были совершены не в том объеме.

Документы последней группы называются подложными. Они делятся на два вида: 1) фальсифицированные (материальный подлог);

2) содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог). Подложные документы в силу ст. 81 УПК РФ являются вещественными доказательствами, так как сохраняют на себе следы преступления или служили орудием преступления либо на них были направлены преступные действия.

Виды (категории) бухгалтерских документов, порядок их составления и вопросы, относящиеся к документообороту, регулируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным

118

приказом Минфина СССР ¹ 105 за 1983 г. и действующим в части, не противоречащей законодательству, и некоторыми другими нормативными актами.

Бухгалтерские документы в зависимости от их происхождения и содержания заключенной в них информации делятся на три категории (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»):

1) первичные учетные документы(ст.9);

2) регистры бухгалтерского учета (ст. 10);

3) документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13-18).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат ïåð- вичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: название документа; дату его составления; наименование организации, от имени которой он составлен; содержание хозяйственной операции, ее натуральные и денежные измерители.

Следует заметить, что с применением (неприменением) организацией унифицированных форм первичных учетных документов связана возможность признания доходов и расходов для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Порядок оформления документов предусмотрен нормативными актами соответствующих органов исполнительной власти. Им в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются осуществляемые в организациях факты хозяйственной деятельности. Это означает, что документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть приняты к бухгалтерскому учету.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Они должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Ответственность за оформление этих документов, достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность оформле-

119

ния, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Они, как и первичные, могут со- ставляться на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: дату записи в учетный регистр, другие отметки (оттиски печати). В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.

Нормативно специально регламентируется возможность изъятия в необходимых случаях бухгалтерских документов и финансовой отчетности (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», Федеральный закон «Об аудиторской деятельности», УПК РФ, ГПК РФ, АПК РФ, Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, утвержденная письмом Минфина России ¹ 16/176 за 1991 г.; и др.). Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством (рис. 5.2).

Ðèñ. 5.2. Порядок изъятия бухгалтерских

документов

120

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112 / 2412 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]