Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Социальные и психологические аспекты профессиональной деятельности. Курс лекций.pdf
16. В чем суть управления трудовой адаптацией?
17. Как процесс отбора может помочь в трудовой адаптации работника?
18. Какой информацией должен обладать новичок?
19. Какими методами можно осуществить передачу информации?
20. В чем сущность программы трудовой адаптации работника?
21. Есть ли необходимость в контролировании процесса трудовой адапта-
ции?
22. Как проявляются в управлении два различных подхода к адаптации
работника в организации?
ТЕМА 3. УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ И СТРЕССОМ
Цель: понять сущность эффективного и неэффективного управления
временем, понять, что неумение управлять временем является одним из основных стрессогенных факторов. Получить современные сведения о природе
стресса и профессиональном выгорании. Научиться вырабатывать личностные
качества, способствующие нейтрализации влияния стрессогенных ситуаций,
устранять стрессоры на рабочем месте.
План
1. Развитие навыков эффективного управления временем.
2. Развитие навыков управления стрессом.
3. Влияние стресса на эффективность производственной деятельности.
4. Устранение стрессоров на рабочем месте. Методы снижения стрессо-
генности рабочей среды.
1. Развитие навыков эффективного управления временем
Жесткое давление времени постоянно испытывает на себе большинство
современных людей.
Современный руководитель должен обладать навыками управления вре-
менем, потому что:
− задачи, которые он решает в процессе производственной деятельности,
сложны, многообразны и многочисленны, а рабочее время ограничено;
241
− цикл работы руководителя не имеет четкого завершения, ему приходит-
ся отслеживать ситуацию, принимать решения практически постоянно, в этих
условиях очень трудно сохранять необходимую креативность и качество принимаемых решений;
− внешняя среда предприятия непредсказуема и стремительно изменяется;
− техника и технологии сложны;
− весьма важные решения приходится принимать в неотложном, срочном
порядке, при этом они должны оставаться достаточно качественными.
Современные работники, как правило, обладают высоким уровнем подготовки и профессионализма, имеют собственные представления о том, как
должно быть использовано рабочее время, это предполагает, что руководитель
должен владеть навыками анализа и оптимизации использования рабочего времени своих работников, соответствующие их уровню компетенции.
Время становится одним из элементов конкуренции: от того, насколько
грамотно используется рабочее время, зависит конкурентоспособность предприятия, его способность сохранять необходимое качество работы.
Характер необходимых навыков управления временем различен на разных уровнях управления.
На низовом уровне управления эти навыки проявляются в умении анализировать эффективность использования рабочего времени, умении грамотно
распределять работу в соответствии с приоритетностью задач, помогать работникам в оптимизации использования рабочего времени при повышении качества работы и применении планирования.
На уровне руководителей среднего звена – в творческой реализации стратегии компании; в организации времени, направленном на постоянные улучшения работы, повышение ее качества; в умении делегировать полномочия, повышении уровня компетентности в этой области сотрудников; умении достичь
поставленных целей.
На уровне топ-менеджмента – в умении креативно формулировать стратегию и приоритетные цели компании, создавать на предприятии стандарты качества и культуру использования рабочего времени, вдохновляющие работников на наиболее эффективное использование времени, повышение собственной
компетентности; создании новых возможностей для повышения эффективности
работников при улучшении качества и умении креативно управлять изменениями.
242
Навык эффективного управления временем состоит в знании целей дея-
Люди, эффективно управляющие
Люди, неэффективно управляющие
Планируют свое время с учетом и текущих
Не используют долгосрочное планирование
В первую очередь выполняют самые при-
Не умеют определять срочность
Разумно используют время
Тратят время впустую
Знают, когда у них наступают периоды
Распределяют работу без учета особенностей
Используют различные средства запоми-
Не умеют слушать, в результате их коммуни-
Понимают, что управление временем ос-
Позволяют обстоятельствам контролировать
тельности, умении совершать регулярные, запланированные действия, направленные на достижение цели и умения отказываться от действий, которые идут
вразрез с целями. Люди, умеющие управлять временем, как правило, не задерживаются на работе, работают так, чтобы не случалось «завалов» и «авралов»,
не берут работу на дом, выделяют время на полноценный отдых. Эффективное
управление временем предполагает, прежде всего, умение отличать главное от
второстепенного. Различия эффективного и неэффективного стиля работы показаны в табл. 4.3.
Таблица 4.3
Различия между эффективным и неэффективным управлением временем
своим временем
дел, и долговременной перспективы
оритетные задачи
наилучшей работоспособности
нания информации
новано на управлении самим собой, на самоорганизации
и приоритетность своих задач
их суточных и недельных биоритмов
кации неэффективны
их действия
своим временем
Важно уяснить, что управление временем, это не наука о том, как сделать
больше, а искусство делать то, что нужно, и плюс к этому то, что хочется. Эффективным использование времени становится тогда, когда оно посвящено достижению какой-либо важной цели.
Для того чтобы правильно отделить главное от второстепенного, необходимо научиться ставить и понимать цели деятельности, которой вы заняты. Это
проще всего сделать, если подумать над вопросами, перечисленными в табл.
4.4. Выпишите ответы на вопросы до практического занятия.
243
Таблица 4.4
Приоритетные цели
Приоритетные цели
Какова роль вашего
Как будет развиваться
Каковы главные достиже-
Чему необходимо
Какое самое главное знание,
мы не знаем, сколько времени мы должны уделить тому или
Определение целей деятельности
Личностные цели
Чего вы хотели бы достигнуть
через 5-10 лет
Каков самый главный итог, который Вы хотели бы оставить
потомкам
Если бы вы учили жить подрастающее поколение, что то
главное, которое Вы хотели бы
донести до них прежде всего
участка или подразделения в выполнении миссии
предприятия
участок и чего планируется достигнуть через 510 лет
научить молодых сотрудников для того, чтобы работа участка или подразделения была успешной
подразделения
предприятия
Какова миссия вашего
предприятия
ния, которые планирует достигнуть ваше предприятие
через 5-10 лет
которое должны усвоить
перспективные молодые сотрудники вашего предприятия
Ответы на эти вопросы представляют собой ядро наиболее важных целей.
То, что способствует продвижению к этим целям, – важно, то, что не соответствует, – имеет преходящую ценность. Обратите внимание, ценности со временем меняются, нужно время от времени проводить их переоценку.
Расставив приоритеты, мы получаем «карту», на которой отмечено «магистральное направление движения». Двигаясь по ней, человек становится, в
прямом смысле слова, целеустремленным и приобретает основания и аргументы сказать «нет!», если то, что предлагают, совершенно не соответствует магистральному направлению движения организации.
Оценка времени
После проведенной оценки приоритетности видов деятельности мы могли
бы перейти к планированию деятельности, однако нам не хватает еще одной
составляющей –
иному виду деятельности, направленному на достижение поставленных целей
или играющему второстепенную или вспомогательную роль. Без этой информации невозможно составить реалистичные планы и повышать результативность деятельности.
244
Определяют необходимое для выполнения той или иной работы время с
Вид
деятельн.
7
…
6
6
6
6
6
6
8
1
2
1
2
4
помощью хронометража. Ниже приведен пример таблицы (она называется хронокарта Керженцева), с помощью которой удобно проводить хронометраж.
Время учитывается с точностью до 10 мин. Виды деятельности вписываются самостоятельно, те, которые были в течение дня, соответствующие временные промежутки закрашиваются. В конце дня подводятся итоги по количеству времени, израсходованного на ту или иную деятельность, и производится
оценка эффективности использования времени. Необходимо накопить данные
по десяти повторениям для каждого вида деятельности. После этого, вычислив
среднее время, потраченное на тот или иной вид деятельности, получаем количество времени, которое нужно выделить на то или иное дело.
Вначале бывает трудно постоянно помнить о необходимости заполнять
хронокарту. Это нормальное явление, пропускаем эти клеточки и заполняем
следующие. Со временем, неучтенного времени становится все меньше.
Итогом этого занятия должно стать точное, с цифрами в руках, знание о
лимитах времени на то или иное производственное задание.
Карточка учета времени Иванова И.Н.
07.07.08
00
10
20
30
40
50
00
10
20
30
7
7
7
7
7
8
8
8
40
8
8
сон
гигиена
еда
50
00
8
9
00
Итого
10
20
30
40
50
0
дорога
работа
245
Карточка учета времени Иванова И.Н.
2
2
1
1
20
4
07.07.08
совещ.
отдых
чай
перекур
Эфф.
Итого
Не эфф.
Определение приоритетов и отсеивание лишнего
В течение рабочего дня любой руководитель выполняет дела, которые
можно разделить на четыре большие группы по степени важности и срочности.
Эйзенхауэр, один из президентов Америки, выразил это деление дел в виде
простой схемы, изображенной на рис. 4.1.
246
Рис. 4.1. Матрица Эйзенхауэра
Обратим внимание на то, что срочной бывает работа, связанная с какимито ЧП, жалобами потребителей, требованиями вышестоящих руководителей,
т.е. срочность дела определяется другими людьми.
Часть этих дел настолько важны, что, не выполнив их, вы рискуете создать себе крупные неприятности. Это дела важные и срочные, на самом деле
таких большинство.
Еще один вид срочной работы – ответы на телефонные звонки, разбор
электронной почты, чтение корреспонденции – также важен, но может быть поручен другим людям, это срочная неважная работа. Если есть возможность,
необходимо делегировать эти обязанности другим людям, если нет, то нужно
отвести для нее определенное время.
Есть деятельность несрочная и неважная – разговоры с коллегами, пу-
стые споры, питье чая или кофе, разговоры в курилке – деятельность, которая
позволяет потратить очень большое количество времени. Возможно, иногда
нужно принимать участие в подобных «мероприятиях», однако нужно понимать, что, пытаясь снять таким образом напряжение, связанное с нежеланием
делать какую-либо неприятную работу, человек повышает уровень стресса.
Существуют дела, которые являются несрочными сейчас, поскольку связаны с отдаленной перспективой, но они соответствуют ЦЕЛЯМ, поэтому, безусловно, важны. Это важные несрочные дела. Именно они делают человека победителем. На них нужно выделить определенное время и ежедневно делать
хотя бы небольшой шаг, продвигающий в направлении ЦЕЛИ. Выделение вре-
247
мени на такого рода работу позволит избавиться от стресса, потому что возникнет осознание того, что каждый день делается что-нибудь очень важное.
Дела переходят из категории важные несрочные и становятся срочными
важными часто из-за того, что их не выполнили вовремя. Введение планового
выполнения таких задач сведет к минимуму вероятность авралов.
Частный случай применения этого правила на практике – принцип Паре-
то. Парето – известный экономист – обратил внимание на следующее:
– 20 % всех клиентов дают 80 % всей прибыли;
– 20 % деталей дают 80 % неполадок;
– 20 % всех дел дают 80 % результата.
Опытные руководители используют в своей деятельности этот принцип,
уделяя основное внимание именно этим 20 %, остальные делают по принципу
«что осталось».
Планирование времени. Создание реалистичных, работающих планов.
«Пожиратели времени» и «пожарные случаи»
Планирование времени вносит в деятельность человека некоторую определенность, предсказуемость. При всей своей кажущейся простоте этот метод
помогает добиваться целей только в том случае, если осуществляется правильно, с соблюдением нескольких очень важных моментов:
1. Поставлена не только основная, стратегическая цель, но и определены
задачи, этапы достижения основной цели.
2. Определены конкретные действия, от которых зависит решение по-
ставленных задач (этапов) и которые постепенно, шаг за шагом ведут к намеченной цели. Чем грандиознее цель, тем более подробно, тщательно нужно
продумывать этапы.
3. Создана система социальной поддержки.
4. Определены критерии, признаки, по которым мы сможем узнать, что
цель достигнута.
5. Продумана система вознаграждения за «победу».
6. План записан на бумаге.
Начинать планирование нужно с глобальных целей и больших временных
промежутков, например, пять лет (или, если так далеко не заглядывать, то на
год). Затем строятся планы, которые определяют менее значительные временные промежутки – полгода, месяц, неделя, день. Каждый из уровней плана
248
должен учитывать все шесть моментов, описанных выше. Планы на более короткие промежутки времени должны быть этапами достижения цели, поставленной в плане на более длительный промежуток времени. Планы строятся так,
чтобы каждый из них путем маленьких шагов продвигал к глобальной цели.
Б. Франклин визуально представил это положение в виде пирамиды, изображенной на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Пирамида планирования (система Б. Франклина)
Люди воспринимают день, прошедший по составленному плану, как
удачный, а если план сорвался, то как неудачный. Если план не выполняется, то
это приводит к дополнительному расходованию рабочего, а иногда и нерабочего времени. Выполнению плана мешают различные неучтенные обстоятельства
и «пожарные случаи» или авралы. Если план составляется без учета подобных
событий, то он часто оказывается неработающим.
Создание реалистичных, работающих планов
При планировании необходимо принимать во внимание несколько весьма
существенных моментов.
Планируйте с учетом времени, необходимого для завершения каждого
дела, полученного в ходе хронометража.
Запланированные дела должны занимать не более 60-70 % вашего рабочего времени, остальное время – резерв для незапланированных событий.
Выполняйте дела в плановом порядке до того, как они стали «пожарными случаями» или потребовали аврала.
249
Основное время уделяйте 20 % дел, продвигающих к цели, остальные
дела объединяйте или делегируйте.
Боритесь с «пожирателями времени».
Учитывайте свое состояние.
Пожиратели времени и «пожарные случаи»
Пожиратели времени – это те явления или люди, которые забирают
слишком много времени, это время проходит неэффективно, запланированная
работа останавливается, настроение портится, наступают «пожарные случаи»
или авралы, которых можно было бы избежать, если бы время не было потрачено впустую.
Способы борьбы с пожирателями времени (коллеги):
− выделить определенное время для работы над ответственным заданием,
позаботиться, чтобы в это время никто не отвлекал;
− выделить специальное время для телефонных переговоров или про-
смотра электронной почты, в другое время этого не делать;
− назначить специальное время для работы с коллегами, пусть они при-
выкнут, что другое время занято важным делом;
− стараться проводить все переговоры в рабочем порядке, «на бегу»;
− приучить коллег к тому, чтобы они приходили не с проблемой, а с вари-
антом ее решения;
− позаботиться о разграничении прав и полномочий, записать их, это поз-
волит избежать ненужных споров.
Для ограничения общения с коллегами можно договориться о системе
условных знаков, например: зеленый флажок – готов к общению; желтый – будет
лучше, если ты зайдешь в другой раз; красный – не подходи, занят очень важной
работой.
Ограничивать время посещения можно также, посещая необходимых людей самому, встречая посетителей стоя (сидя человек расположен разговаривать
дольше), с помощью больших настольных часов, они разворачиваются циферблатом к посетителям со словами: «У меня есть столько-то минут!», как правило, переговоры заканчиваются раньше.
250