Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Учет на предприятиях малого и среднего бизнеса. Учебное пособие
.pdf
Документ - материальный носитель информации, содержащий
соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в
соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Кроме того, согласно ФЗ «Об информации, информационных технологиях и
защите информации» под документом понимают зафиксированную на материальном
носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Первичные бухгалтерские документы – это бухгалтерские документы,
составленные в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно
после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.
Документы несут, с одной стороны, экономическую информацию путем
группировки и обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской
деятельности и, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в
установленном порядке совершенного факта предпринимательской деятельности
организации.
Первичные бухгалтерские документы необходимы для:
9 обоснования учетных записей;
9 передачи указаний от распорядителей до исполнителей. Так, лимитно-
заборная карта служит основанием для отпуска материалов со склада,
расходные кассовые ордера – для выплаты из кассы наличных денег;
9 контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской
деятельности организации;
9 фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих место в
предпринимательской деятельности.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.
Реквизиты делятся на постоянные и переменные.
Постоянные реквизиты определены ФЗ «О бухгалтерском учете» и к ним
относятся следующие реквизиты.
1. Наименование документа (формы), код формы.
2. Дата составления.
3. Название и юридический адрес сторон, участвующих в хозяйственной
операции.
4. Содержание хозяйственной операции. Необходимо соблюдать требования
строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых
по нему операций. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из
60
наименования документа. Например, расходный кассовый ордер предназначен для
оформления выбытия денежных средств из кассы. Конкретное содержание этой
операции описывает, кому и на что выданы средства, например, на выдачу
командировочных расходов. Платежное поручение предназначено для оформления
платежей через банк. Конкретные источники, величина и назначение платежа
определяются содержанием операции, указанным в данном документе.
5. Количественную и стоимостную оценку хозяйственной операции.
6. Наименование должностных лиц, ответственных за операцию.
7. Подписи лиц, составивших документ, и их расшифровки. Перечень лиц,
имеющих право подписи, утверждает руководитель по согласованию с главным
бухгалтером. С принятием Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об
электронной цифровой подписи» появилась возможность подписания документа не
используя «мокрые» подписи и печати. Электронная цифровая подпись в электронном
документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на
бумажном носителе.
Переменные реквизиты зависят от характера хозяйственной операции,
требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и
технологии обработки информации. Переменными, или дополнительными, являются
следующие реквизиты:
9 номер документа;
9 номер банковского счета организации;
9 основание для совершения хозяйственной операции.
Записи в первичных документах разрешается производить чернилами,
химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих
машинок и компьютеров. Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Первичный документ составляется как на бумажном носителе, так и в электронном
виде.
Записи оформляются на бумажном носителе четко, без помарок, с обязательным
заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.
Если в первичном документе допущена ошибка, то ее можно исправить.
Способы следующие.
1. Способом сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется
красными чернилами или стандартным цветом - синий, черный с заключением ее в
61
прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют
ошибочную запись, после чего делается правильная запись.
2. Способом корректировки, или корректурным, т.е. зачеркивается неправильно
написанная сумма одной чертой. Над зачеркнутой суммой делается правильная запись
с указанием даты исправления и подписью бухгалтера. При необходимости
составляется справка, раскрывающая исправление и причину ошибки.
3. Способом дополнительной проводки. При этом недостающая сумма
показывается той же бухгалтерской проводкой стандартным цветом.
В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок
быть не должно.
Для полного и точного отражения содержания хозяйственной операции
применяются документы, как содержащиеся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, так и разработанные самостоятельно
организациями.
С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете
и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения хозяйственной операции,
их группируют по однородным признакам. Классификация документа производится по
следующим признакам (рис.11):
9 назначению;
9 объему содержащихся в них сведений;
9 способу отражения в них хозяйственных операций;
9 месту их составления;
9 способу обработки.
По назначению бухгалтерские документы первичного учета делятся на
распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления,
комбинированные и строгой отчетности.
Исполнительные (оправдательные) документы оформляют уже совершенную
операцию: накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты
(ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера,
наряды на сдельную работу, - и служат основанием для
отражения хозяйственной
операции в синтетическом и аналитическом учете.
Документы бухгалтерского оформления составляются сотрудниками
бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и
упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных
62
(оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском
учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости
начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные
ведомости.
Комбинированные документы содержат одновременно признаки
распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления, т.е.
содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную
операцию – это приходные и расходные кассовые ордера, накладные.
Бланки строгой отчетности – это специальные документы, отпечатанные
типографским способом, в котором предусмотрены необходимые реквизиты и
выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и
год его выполнения, тираж, с присвоением определенной серии и индивидуального
номера. К таким документам относят квитанционные книжки, бланки удостоверений,
дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов.
По объему содержащихся в документах сведений они делятся на первичные и
сводные первичные.
Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о
конкретных хозяйственных фактах - накладные, кассовые ордера, акты на списание
основных средств, чеки.
63
стро гой отчетности
Квитационные книжки, та лоны,
абонементы, билеты, дипломы
распоря дительные
Б
у
х
г
а
л
т
е
р
с
к
и
е
д
о
к
у
м
е
н
т
ы
по объему содержания сведений
по способу отражения хозяйственных
по назнач ению
исполнительные (оправдательные)
бухгалтерского оформления
комбинированные
первичные
сводные пер вичные
разовые
операций
накопительные
внутренние
по мест у составления
внешние
составляемые вручную
Доверенность, платежное
поручение
Акт, платежная ведомость
Справки, расчеты, ведомости
Кассовые ордера, требования,
авансовые отчеты
Чеки, кассовые ордера
Кассовые отчеты, ведомости
Чеки, платежные поручениы,
акты
Лимитно-заборные карты,
ведом ос ти
Кассовые ордера, акты,
накладные
Счета поставщиков, выписки из
расчетн ого и других счетов
64
по способу обработки
составляемые на пи шущей машинке
составляемые на компьютере
Рис. 11. Классификация документов пер вичного учета
Первичные документы группируют по видам документов и по видам учетных
работ.
По видам документов первичные документы группируют вполне определенным
образом.
1. АКТЫ 7. КАРТЫ (КАРТОЧКИ)
Таблица 21
Перечень первичных документов по видам
- приема (передачи) основных
средств
- списания основных средств 8. ЗАЯВЛЕНИЯ
- приема-сдачи отремонтированных
объектов
- приема материалов (оборудования) 9. ПОРУЧЕНИЯ
- о выявленных дефектах - платежное поручение
- на замену - сводное платежное поручение
2. ТРЕБОВАНИЯ - платежное требование-поручение
- акт – требование на замену
материалов
- накладная - счет (поставщика)
- требование на отпуск материалов - счет платежное требование
- платежное требование - лицевой счет
- требование-поручение 11. ДОВЕРЕННОСТЬ
- лимитные карточки
- заборная карта
- на открытие счета
- об отказе от акцепта
10. СЧЕТА
- счет-фактура
3. НАКЛАДНЫЕ
- накладная (требование) на
внутреннее перемещение
- накладная на отпуск на сторону - материальный отчет
4. НАРЯДЫ 13. РЕЕСТРЫ (СПИСКИ, ОПИСИ)
- на выполненную работу - реестр чеков
- на сдельную работу - реестр невыданной зарплаты
5. ПРИКАЗЫ - реестр платежных требований
- приказ (распоряжение) о приеме, о
переводе, о прекращении договора, о
предоставлении отпуска
- приказ (накладная) на отгрузку - инвентаризационная опись
65
12. ОТЧЕТЫ
- авансовый отчет
- реестр приходных и расходных
ордеров
- инвентарный список
6. ОРДЕРА
- приходный кассовый ордер
- расходный кассовый ордер
- приходный ордер
Классификация первичных документов по видам учетных работ согласно
действующим инструкциям Госкомстата РФ и Центробанка РФ дана по следующим
разделам:
9 учет сельскохозяйственной продукции и сырья;
9 учет труда и его оплаты;
9 учет основных средств и нематериальных активов;
9 учет материалов;
9 учет безналичных расчетов;
9 учет работ в капитальном строительстве;
9 учет работы строительных машин и механизмов;
9 учет работ в автомобильном транспорте;
9 учет кассовых операций;
9 учет торговых операций;
9 отражение результатов инвентаризации.
Сводные первичные документы обобщают сведения, содержащиеся в первичных
документах, - это отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости
движения продукции, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью
материальных ценностей.
По способу отражения операций документы первичного учета подразделяются на
разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна хозяйственная
операция - это расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-
накладные, счета-фактуры. В накопительных документах отражаются ряд однородных
повторяющихся операций, которые регистрируют по мере их совершения – это лимитно-
заборные карты требования на отпуск материалов, платежная ведомость. Такие
документы позволяют сократить их количество.
По месту составления документы первичного учета подразделяются на внешние
и внутренние. Внутренние документы оформляются непосредственно в организации –
это платежная ведомость, инвентаризационная опись, приходные и расходные ордера
Внешние - это счет-фактура, товарно-транспортная накладная, банковская выписка по
расчетному счету, поступающие от других организаций и физических лиц.
66
.
2.5. Ошибки в счетных записях. Процедура их выявления и исправления
Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по нескольким
признакам.
1. По умыслу: умышленные, связанные со злоупотреблениями, и неумышленные,
возникающие по техническим причинам или с недостаточной квалификацией
бухгалтера.
2. По последствиям: локальные, не влекущие последующих ошибок, и транзитные,
искажающие в последующем данные бухгалтерского учета.
3. По существенности: существенные, влияющие на принятие управленческих
решений, и несущественные, не оказывающие влияние на управленческие
решения.
4. По месту возникновения: в тексте, в числах, в корреспонденции счетов.
Различают следующие варианты поиска ошибок:
1. При выполнении подсчета (суммировании) ряда чисел фиксируется
промежуточный итог, из которого вычитаются те же числа. В результате подсчетов
итог должен быть равен нулю, что подтверждает правильность расчетов.
2. При несовпадении итогов в оборотах по журналу хронологической регистрации
хозяйственных операций и оборотной ведомости определяется наличие равенства
по всем итогам. В случае отсутствия равенства находится разность, которая
позволит выявить ошибку.
3. Для выявления правильности разноски
«открыживание» чисел специальным знаком W или V по кредиту в журналах-
ордерах и дебету в оборотных ведомостях. В случае если с помощью
«открыживания» ошибка не выявлена, проводят повторно данную процедуру.
Исправление ошибок осуществляется тремя способами: корректировкой
(корректурным), дополнительной проводкой и «красное сторно».
Корректировка (корректурный способ) (от лат. correctio – поправка) заключается
в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста
используется пунктирование,
или суммы.
Способ дополнительной проводки заключается в написании второй одинаковой
бухгалтерской записи на сумму разницы.
Способ «красное сторно» (от итал. Storno - счета) заключается в повторении
бухгалтерской проводки красными чернилами или обведением сторнируемой суммы в
прямоугольник и написании правильной бухгалтерской записи.
67
2.6. Варианты организации учетной работы на малом и среднем предприятии
Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 6), ответственность за организацию
бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных
операций несет руководитель организации.
В соответствии с этим законом в зависимости от объема учетной работы можно:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое
главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета
централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-
специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Некоторые виды учетной работы (подпункты «б», «в» и «г») рекомендуется
применять только в организациях, относящихся к субъектам малого и среднего
предпринимательства, поскольку
Выбор способа в организации работы в бухгалтерии зависит от следующих
факторов (табл. 22).
объем учетной работы варьируется.
68
Таблица 22
Факторы, влияющие на объем учетной работы
Наименование фактора Способы организации работы бухгалтерии
Бухгалтерская
Бухгалтер Специализиро-
Руково-
Отраслевая
принадлежность
Количество видов
деятельности
Технологические
особенности производства
Количество учитываемых
служба как
структурное
подразделение
Отрасли
производствен-
ной сферы
несколько 2-3 1-2 1
Сложный
технологический
процесс
Свыше 50% До 50% До 30%
Отрасли
производст-
венной и
непроизводств
енной сферы
Простой технологический процесс
ванная
организация
или бухгалтер-
специалист
Отрасли
непроизводственной
сферы
дитель
объектов бухгалтерского и
налогового учета
Количество совершаемых
хозяйственных операций
Система учета,
налогообложения и
отчетности
Уровень использования
компьютерных программ
На малых предприятиях численностью от 16 до 100 человек или
микропредприятиях численностью до 15 человек включительно бухгалтерский учет
ведется одним должностным лицом, который несет ответственность за формирование
учетной политики, методологию и применяемые методики ведения учета, своевременное
Более 100 До 100 До 50
Общепринятая Общепринятая или упрощенная упрощен
ная
средний высокий средний высокий
составление и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности в
контролирующие организации в соответствии с законодательством, а также ведет
69
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]