Управление по целям и ключевым результатам как распространить методологию OKR на всю организацию

• Поддержка руководства

Внедрение в масштабах всей организации осуществляется при активном участии руководителей высшего звена. Управленцы подают пример правильного применения OKR и побуждают сотрудников делать то же самое. Что это означает на практике? Руководители должны рассказывать о ключевой роли OKR в теории и практике управления компанией всегда и везде — начиная с презентаций на общекорпоративных собраниях и заканчивая формулировкой вопросов для руководителей отделов.

• Стабильные бизнес-ритмы

OKR ценны, только когда способствуют принятию решений и выполнению работы. Это происходит благодаря устойчивому ритму совещаний и обсуждений. Ритм может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным и ежеквартальным: сотрудники получают информацию и стимул к дальнейшей работе. При зрелой системе OKR ключевые совещания планируются на весь год, а командные — на текущий квартал.

Учтите: чтобы внедрить OKR, вам не нужно привносить в организацию принципиально новые ритмы. Можно просто скорректировать те, что уже приняты, включив в них OKR-тематику: это могут быть еженедельные совещания по статусу, короткие «стоячие» встречи или электронные письма, начинающиеся

с обновленного статуса OKR.

•Прозрачность для всех уровней и команд

Сделайте OKR по возможности прозрачными и доступными для всей организации. Некоторые конфиденциальные OKR, например финансового отдела публичной компании, будут доступны только руководящему персоналу, но подавляющее большинство OKR должно быть видимо всем.

Это одна из причин, по которой мы внедряем OKR. Ведь если моя команда понимает, над чем работает ваша команда, почему и как соотносятся наши усилия, то вовлеченность и согласованность сотрудников растут, а это облегчает понимание и достижение бизнес-целей.

221

ГЛАВА

22

Начало: определение ключевых ролей

Для того чтобы OKR стимулировали рост всей компании, необходимо инвестировать в ряд ключевых игроков. Вначале я обрисую широкий круг заинтересованных лиц, а затем подробно остановлюсь на пяти конкретных ролях: руководитель-инициатор, OKR-чемпионы, лидеры команд, отдельный сотрудник и HR-руководитель.

На вершине лестницы стоит руководитель-инициатор, без которого успех программы OKR невозможен. Это лидер, который осознает, что OKR может стать ветром (позитивных) перемен в его организации, убеждает в этом других руководителей и регулярно общается с OKR-чемпионом, чтобы убедиться, что руководящая команда должным образом направляет и поддерживает сотрудников, способствуя тому, чтобы OKR стали частью ДНК организации.

223

Генеральный директор или руководитель отдела, независимо от того, являются ли они инициаторами, содействуют повышению понимания ценности OKR коллективом и задают тон: разрабатывают OKR в масштабах всей организации и обеспечивают определение четких и действенных приоритетов на высшем уровне.

Лидер в сфере стратегии и операций (часто операционный директор или директор по стратегическому развитию) отвечает за управление изменениями и оперативную эффективность в масштабах всей организации, включая стратегическое согласование.

HR-руководитель (часто директор по персоналу или кадрам) несет ответственность за понимание ценности OKR и вовлеченность сотрудников и четко представляет, как она соотносится с управлением производительностью и оплатой труда.

Следующая важная роль — OKR-чемпион, координатор и движущая сила программы OKR. На крупном предприятии может быть несколько таких ответственных лиц, организованных в межведомственную команду. У вас возник вопрос по поводу OKR? Обращайтесь к ним.

ИТ-руководитель (часто это директор по информационным технологиям) играет важнейшую роль в управлении развертыванием и доступностью решения OKR.

Менеджер команды служит не менее важным двигателем изменений внутри организации: он обеспечивает обучение команд и их умение обращаться с OKR, а также составление OKR, управление их выполнением и подсчет баллов.

И наконец, отдельный сотрудник — ваш конечный пользователь, человек, который принимает OKR и регулярно их использует, а обеспечить это должны вы. Если рядовые сотрудники организации не осознают ценности OKR, это серьезная проблема, которую необходимо решать общими усилиями инициатора, OKR-чемпиона и менеджера команды. Плюс в том, что существуют программные инструменты, позволяющие видеть общую картину использования и прогресса. Таким образом, вы сможете отслеживать весь процесс от начала до конца, и вам не придется действовать вслепую, внося изменения, необходимые для продвижения вперед.

Для начала разберемся, какую функцию выполняет руководительинициатор.

Руководитель-инициатор

РУКОВОДИТЕЛЬ-ИНИЦИАТОР

Верит в ценность OKR

Этап созревания OKR: Начало

Вовлекает организацию

Оказывает сильное влияние вширь и вглубь организации

Роль руководителя-инициатора во внедрении OKR

Роль инициатора как лидера организации состоит в оказании всесторонней помощи, с тем чтобы OKR были интегрированы в ДНК организации.

Участие высшего руководства в процессе OKR обязательно. Основатели и генеральные директора должны сделать успешное внедрение OKR приоритетом и регулярно информировать об этом всю организацию. В крупных организациях в качестве «первичных ячеек» внедрения OKR могут выступать большие группы или подразделения.

РУКОВОДИТЕЛЬ-ИНИЦИАТОР Инициаторы входят в команду высшего руководства и осуществляют

всемерную поддержку внедрения программы OKR в масштабах организации.

РЕКОМЕНДАЦИЯ: МИНИМУМ ОДИН РУКОВОДИТЕЛЬ ИНИЦИАТОР

Четыре ключа к успеху OKR для руководителя-инициатора:

1.Разъяснять важность OKR.

Инициатор должен донести важность OKR до своей организации, помочь всем понять, почему OKR необходимы для успеха и как они соотносятся с текущей культурой компании. Это включает следующие действия:

•Запустить обсуждение на уровне руководства и во всей компании, не скрывая свой энтузиазм по поводу OKR.

•С предельной ясностью донести до каждого сотрудника, зачем внедряются OKR и какую приносят пользу.

•Закрепить центральную роль OKR в жизни организации, упоминая их каждый раз при коммуникации с коллективом, включая письменные сообщения и презентации.

2.Сотрудничать с руководящей командой при планировании OKR.

Первым делом сформулируйте три–пять главных целей компании на год. Руководителю-инициатору следует начинать с конечной цели, чтобы сосредоточенность всей компании на миссии и перспективе оказалась неразрывно связана с процессом OKR. Что понимает компания под успехом в этом году? На чем необходимо сосредоточить внимание каждому подразделению, отделу или команде, чтобы этот успех стал реальностью? Как каждая цель на уровне отдела связана с общей миссией и стратегией?

Достигнув ясности в этих вопросах, инициатор вместе с руководящей командой разрабатывает три–пять главных целей компании на год.

Теперь пора определить квартальные цели компании. Определив три–пять главных целей компании на год, инициатор и руководство приступают к разработке квартальных целей.

Эти цели должны быть согласованы с годовыми и указывать всем командам, какой работе необходимо уделять приоритетное внимание.

3.Активно участвовать в согласовании работы компании с помощью OKR.

Руководитель-инициатор отвечает за то, чтобы OKR органично вошли в бизнес-ритм компании. В его обязанности входит:

•Публично и регулярно предоставлять организации информацию об OKR, включая доклады об успехах в достижении целей на собраниях руководства и всей компании.

•Постановка вопроса об OKR в центр повестки всех совещаний руководящей команды и презентационных панелей.

•Обеспечение регулярного обучения сотрудников в сфере OKR.

•Частые запросы и оценка обратной связи о процессе OKR и немедленное решение обнаруженных проблем.

Эта деятельность не только существенно способствует здоровью программы OKR, но и оздоровляет всю организацию по мере того, как та проходит этапы созревания в сфере OKR.

4.Терпеливо поддерживать коллектив.

Если ваша команда — новичок в работе с OKR, в период внедрения ее ждут неизбежные взлеты и падения, связанные с переменами. Лучшее, что вы можете сделать, чтобы добиться успеха в OKR, — это поддержать команду и помочь ей преодолеть период трансформации. Перемены, вероятно, займут несколько циклов, но OKR обеспечат значительные долгосрочные преимущества.

Как руководитель-инициатор вы выступаете главным источником информации о проблемах и препятствиях, с которыми сталкивается руководящая команда и даже более широкий круг сотрудников (здесь ваш посредник — OKR-чемпион).

Это означает:

•Давать сотрудникам возможность концентрироваться на меньшем количестве дел, при этом избегая соблазна требовать от членов команды работы, не связанной с общекорпоративными OKR.

•Установить регулярное время для сверки с OKR-чемпионом позиции по обратной связи от широкого круга сотрудников — и принимать меры на основе их отзывов.

•Создавать и укреплять культуру установки на рост, а не сохранения статус-кво, а также разъяснять, что достижение 70%

показателей OKR — это очень хорошо, если цели были достаточно амбициозными.

Руководитель-инициатор также должен уметь задавать сложные вопросы, стимулируя дискуссии, необходимые, чтобы бизнес продвигался вперед.

Инициатор должен использовать OKR по назначению: для того чтобы все, от высшего руководства до руководителей команд и отдельных сотрудников, были заняты значимой работой. Для этого необходимо ставить непростые вопросы и инициировать обсуждение проблем, которые раньше, возможно, казались «неудобными». Эти вопросы могут быть следующими:

•«С какими OKR это согласуется?» — когда речь идет о внедрении новых проектов или инициатив или даже обсуждаются вопросы обеспечения ресурсами и найма персонала.

•«С каких задач мы снимем приоритетность, чтобы соответствовать этим новым OKR?» — чтобы дать понять другим руководителям, что компания стремится к постоянной концентрации, для чего и предназначена система OKR.

•«Почему мы не справляемся с этими OKR лучше?» — чтобы в безопасной атмосфере прийти к ясности и повысить ответственность руководства и организации в целом.

OKR-чемпион

OKR-ЧЕМПИОН

Энтузиаст целеполагания и изменений в организации

Этап созревания OKR: Пилот

Внедряет и составляет OKR

Отвечает за OKR в командах

Роль OKR-чемпиона

OKR-чемпион облегчает процесс следования OKR и способствует их внедрению либо во всей организации, либо в рамках своего отдела как части более широкой, кросс-функциональной группы OKR-чемпионов. В его обязанности входит много важных задач. В крупных организациях может существовать специфическая субкультура OKR-чемпионов — людей, чья подкованность в этой сфере превышает среднестатистическую. Ее наличие способствует органичному расширению знаний о методике и росту энтузиазма. В небольших организациях это может быть один человек, который руководит всем процессом. В любом случае это самая важная роль в процессе OKR. Без лидера, который двигает людей вперед и поддерживает правильный ритм и темп, любой преобразующий процесс обречен на провал.

OKR-ЧЕМПИОН

OKR-чемпионы играют ключевую роль в развертывании, внедрении

и стабильном использовании OKR в организации. Они служат связующими звеньями между разными командами и помогают поддерживать программы OKR в рабочем состоянии

РЕКОМЕНДАЦИЯ: ОДИН OKR ЧЕМПИОН НА 15 50 СОТРУДНИКОВ

Четыре ключа к успеху OKR-чемпиона:

1. Быть центром коммуникации обо всем, что связано с OKR.

OKR-чемпионы обеспечивают прозрачность и прогресс на всех уровнях, разъясняя, насколько ценно для всех понимать

направление и работу друг друга, независимо от уровня или роли.

OKR-чемпионы создают условия для открытого общения

ипостоянной обратной связи между командами, менеджерами

ируководством. Они также готовы помочь устранить препятствия и другие непредвиденные проблемы, с которыми может столкнуться команда.

2.Устанавливать организационные ожидания в отношении OKR.

Еще одна важная обязанность OKR-чемпиона — установить ожидания в отношении всей программы OKR, включая планирование, проверки прогресса, проверочные циклы, темпы и сроки. OKR-чемпионы руководят следующим процессом:

Планирование: начало квартала

Формулирование OKR отделов на основе OKR компании

 Составление и согласование командных и индивидуальных OKR

Исполнение: на протяжении квартала

Оценка успехов в OKR и обсуждение оценки с высшим руководством

Особое внимание к отстающим и находящимся под угрозой срыва

OKR; корректировка курса там, где это возможно

Подведение итогов: конец квартала

Оценка выполнения вместе с высшим руководством; обсуждение успехов

и извлеченных уроков

 Определение OKR на следующий квартал

Все это должно быть ясно как руководителям, так и рядовым сотрудникам и стать частью общего рабочего процесса и представления о происходящем. Недостаточно просто разослать электронное письмо в начале квартала. Это постоянно