Управление по целям и ключевым результатам как распространить методологию OKR на всю организацию

ГЛАВА

14

OKR для отдельных подразделений

Каждый отдел в вашей компании играет определенную роль.

При согласованной работе и сотрудничестве между собой все отделы вносят большой вклад в достижение главных целей компании. Но зачастую они работают изолированно друг от друга, что приводит к хаосу и препятствует успеху организации.

Без согласованности и ясности команды не в состоянии продуктивно работать на достижение основных целей компании и в конечном итоге создают собственные критерии успеха, которые могут сильно отличаться друг от друга. Мы уже выяснили роль, которую играют в решении этой проблемы OKR. Они обеспечивают согласованность во всей организации, и, если применять свободный подход, о котором мы говорим на протяжении всей этой книги, разнобой в работе отделов

122

становится не столько проблемой, которую надо решить, сколько стихией, которую надо укротить.

Из этой главы вы узнаете о некоторых нюансах деятельности каждого подразделения и преимуществах, которые OKR привносят в выполнение их конкретных функций; кроме того, я подробно расскажу о ряде трудностей, с которыми могут столкнуться отделы и их руководители, участвуя в практике OKR.

Если вы руководитель отдела, надеюсь, что чтение этого раздела придаст вам уверенность при решении конкретных проблем, подстерегающих вас и вашу команду на следующем этапе пути к OKR.

Отдел управления стратегией и операционной деятельностью

Отдел стратегии и операций зачастую по умолчанию отвечает за практику OKR в компании. Эта команда и ее руководитель управляют ритмом бизнеса, процессами и системами, а также задают стратегическое направление развития компании. OKR помогают руководителям отделов стратегии и операций вовлечь в этот процесс другие подразделения компании и следить за тем, чтобы информация и задания не искажались, циркулируя между отделами и инструментами.

Что дают OKR отделам управления стратегией и операционной деятельностью

Цель программы OKR у отделов стратегии и операций будет той же, что у всей компании, тем более что эти отделы несут особую ответственность за реализацию всей методологии. Но существуют особые практические преимущества, которые руководители стратегией и операциями могут извлечь из этой системы для своих отделов.

1.Согласование действий между подразделениями для своевременного принятия решений. Перед отделом бизнес-опе- раций часто стоит задача сплотить разрозненные команды для

составления и выполнения плана, который соответствовал бы основным потребностям организации. OKR предоставляют структуру для согласования работы между разными подразделениями и обеспечивают прозрачность и ориентиры для всех участников, добавляя привязанные к срокам цели, контрольные точки (рубежи) и показатели к планам, которые без этого были бы несовместимыми.

2.Стандартизация процесса. Чаще всего операционные директора и другие руководители из этой сферы бизнеса жалуются на то, что процессы компании не стандартизированы. Команда разработчиков применяет аджайл-спринты и DevOps или Jira. Отдел продаж использует квартальные квоты и Microsoft Dynamics или Salesforce. Маркетологи мыслят полугодиями и работают с целой кучей программных решений. Свести все это воедино далеко не просто. Смысл OKR не в том, чтобы создать единую систему для каждого участка работы и каждого бита информации. Их назначение — организовать работу вокруг самой важной цели для всей компании и высветить ключевую информацию, необходимую для продвижения бизнеса вперед.

Проблемы и как их решать

Поскольку отдел стратегии и операций отвечает за согласование работы прочих подразделений, он сталкивается с особыми трудностями, которых нет у других команд. В этом разделе я расскажу о самых распространенных проблемах такого рода и о том, как их решать.

Проблема. Настроить команды на кросс-функциональное сотрудничество и достижение результатов, важных для бизнеса, — непростая задача. Не всегда возможно объединить разные процессы, подходы и методы сотрудничества в одно целое, но прийти к общему пониманию можно всегда.

Решение. Операционный отдел служит объединяющим звеном для всех подразделений, поэтому его сотрудникам зачастую приходится

метаться от одного отдела к другому, чтобы обеспечить выполнение работы. OKR помогают им четко уяснить себе собственные задачи и передать эту ясность другим отделам, чтобы сориентировать их на более широкие цели и побудить к кросс-функциональ- ному сотрудничеству.

Проблема. Создавать с нуля и распространять материалы OKR

иутрясать весь процесс OKR с разными отделами трудно: это отнимает много времени и сил, приводит к появлению узких мест

ик дополнительной нагрузке на команду.

Решение. Программное обеспечение OKR помогает справиться со всеми аспектами этой проблемы, от создания и распространения OKR до обновлений и напоминаний. Если дополнительная работа мешает прозрачности и сотрудничеству, я настоятельно рекомендую не поскупиться на программное обеспечение.

Проблема. Нередко операционным отделам приходится составлять отчеты о результатах OKR и создавать информационные панели для других команд, которые ждут от них данных и рекомендаций по новым ключевым процессам или инициативам. Эти данные быстро устаревают и часто требуют обновления.

Решение. Автоматизируйте процесс. У одного инвестора, с которым я работал, было любимое выражение: «Если вам нужно сделать что-то более одного раза, создайте систему, которая будет делать это за вас». Программное обеспечение OKR подключится к вашим данным, станет напоминать командам о необходимости проверок прогресса и автоматизирует весь процесс, насколько это возможно.

Как приспособить OKR к ритмам и инструментам операционного отдела

О том, как специалисты по стратегии и операциям успешно становятся клеем, связывающим компанию воедино, я попросил рассказать человека, который много лет руководит отделом операций.

Бизнес-операции (BizOps): команда-стержень

Атул Сахаи, руководитель отдела стратегии и операций

Команды управления бизнес-операциями — основа любого налаженного предприятия. Задача этих команд — объединять все прочие подразделения и спрашивать: точно ли ваша работа адекватна целям компании? Я расскажу о проблемах, с которыми сталкиваются команды бизнес-операций, и о том, как OKR помогают им в успешном целеполагании.

Проблемы отделов бизнес-операций

На мой взгляд, две самые сложные задачи, с которыми сталкиваются команды BizOps, — это создание правильного контекста и достаточное структурирование компании.

По мере роста компании, особенно если она растет быстро, возникает проблема: как сохранить эту соединительную ткань? Как добиться согласованности целей всех команд? Вот тут-то и пригодятся OKR. Дело не в управлении и контроле. С помощью OKR вы задаете контекст — и в идеале сотрудники сразу же уясняют его и выстраивают работу соответственно.

Формирование правильного контекста — ключ к успеху. Зачастую разные коллективы и сотрудники компании говорят одно и то же, но вкладывают в свои слова разный смысл. Создание правильного контекста и общее понимание этого контекста можно рассматривать двояко: как величайшую проблему и величайшую возможность для бизнеса.

Структурирование OKR

Что касается структурирования, особенно в быстрорастущей компании, то да, мы пытаемся привнести в этот хаос некую структуру. Другой вопрос, сколько ее нужно бизнесу. Если компания достаточно устойчива и работает в четко заданном ритме,

наличие структуры имеет смысл. Но в нашем случае количество сотрудников увеличивается на 25–30% ежеквартально. Этих сотрудников нужно как-то организовать — но при этом должно существовать некоторое равновесие между строгостью структуры и красотой хаоса. Слишком жесткая структура тормозит рост и творческий потенциал.

Масштабирование без закрепления

Если вы не закрепите концепцию или ритм своих принципов ведения бизнеса и попытаетесь масштабироваться слишком быстро, это не сработает. Например, подход к OKR как к жестким предписаниям, спускаемым сверху, обычно терпит неудачу.

В моей работе бывали случаи, когда от меня требовалось составить OKR и немедленно распространить структуру на каждого отдельного сотрудника. К счастью, мы этого не делали. Начинать нужно с основы — дать ей окрепнуть, а потом уже наращивать на нее дополнительные элементы.

Отсутствие развития системы по мере развития компании

Если мы думаем, что операции при 20 сотрудниках и доходе в $1 млн идентичны операциям при доходе $100 млн, то прямым ходом идем к катастрофе.

Команды BizOps должны постоянно развиваться и эволюционировать. Помню, за два или три года работы в одной и той же компании мы успели сменить три разные методики целеполагания для ведения бизнес-операций. Вы просто перерастаете некоторые из них и в какой-то момент понимаете, что они перестали работать. Если вы пытаетесь ввести строго бюрократичную процедуру, особенно на ранних стадиях, у вас больше времени станет уходить на бумажки, чем на управление рабочим процессом. В этом нет ничего хорошего — однако по мере развития вам будет требоваться все более четкое структурирование.

Эффективные стили управления для руководителей BizOps

Одно из самых важных качеств, которым должен обладать руководитель BizOps, — это способность к сотрудничеству. Я не имею в виду полный всеобщий консенсус при принятии решений (хотя иногда он необходим). Я говорю именно о сотрудничестве: ведь ваш отдел — это соединительная ткань, объединяющая множество направлений работы компании. OKR могут стать чрезвычайно полезным ресурсом для сотрудничества, так как побуждают к обсуждению. Старайтесь устраивать дискуссии как можно чаще.

Руководители, придерживающиеся подхода «будет по-моему или никак», не добьются успеха. Маловероятно, что сотрудники будут стремиться «делать по-вашему» и работать так, как хотите от них вы.

При тестировании и итерациях важно проявлять гибкость и стремление к росту. Будьте готовы к неудачам, учитесь, раз за разом оттачивайте мастерство. Очевидно, что руководители бизнес-операциями должны обладать аналитическим складом ума, структурным мышлением и методичностью, но еще значимее такие трудно поддающиеся оценке качества, как гибкость и умение сотрудничать.

Почему командам BizOps нужны OKR

У таких команд уникальная точка обзора, с которой они могут оценивать обстановку и всю организацию в целом, чтобы понять, на что направляются кадры и инвестиции и какова отдача от них.

OKR особенно ценны для команд BizOps тем, что это структурированный процесс (вне зависимости от того, распространяется он сверху вниз или снизу вверх). Здесь OKR действительно на своем месте. Их назначение — структурировать хаос.

Задача BizOps — обеспечить внутри организации широкое сотрудничество, согласованность и прозрачность, и в этом плане за последние 10–20 лет был достигнут большой прогресс.

Прежде у вас царил бы полный разнобой. Производственный отдел создавал бы продукт, отдел маркетинга придумывал бы, как вывести его на рынок… Особенно сильно успели размыться границы между маркетингом продукта и продажами в SaaS. Так что согласованность и прозрачность вам необходимы, и, думаю, именно OKR помогают обеспечить их во всех отделах.

OKR также помогают поддерживать ритм работы организации. Как мы проводим проверки прогресса, продвигаемся ли к целям, учимся ли на ошибках?

Как начать внедрение OKR

Приступая к работе с OKR впервые, не пытайтесь навязать их всем, пока не поймете, зачем это нужно.

Мой опыт внедрения OKR в командах показывает, что сотрудники поначалу воспринимают их как очередной инструмент для аттестации персонала, а это не то, к чему мы стремимся. Мы не хотим строить из себя «большого брата», у нас иная цель.

Все хотят как можно быстрее перейти к показателю от 0 к 60, но не забывайте о человеческом факторе: постарайтесь, чтобы все понимали, для чего нужны OKR. Обязательно объясните, какую проблему пытается решить команда и какая проблема будет решена с помощью OKR.

Самое лучшее в OKR то, что они учат всех сотрудников структурированному подходу к работе организации: каждый видит, кто чем занят, и понимает, почему это хорошо.

Если вы никогда не работали с OKR или хотите проверить их действие, не замахивайтесь сразу на слишком масштабные цели. Начните с небольшой экспериментальной группы, отдела или руководящей команды, убедитесь, что метод работает, и только тогда переходите к большему.

Наконец, постарайтесь наладить определенный ритм процесса. Это не тот порядок, который можно установить раз и навсегда.

Работа должна идти в постоянном ритме, и не сводите его для сотрудников к упражнению по проверкам прогресса. Каждый должен ясно понимать, как это помогает работе организации.

Смысл OKR не в том, чтобы достичь поставленной цели. Их смысл — заставить нас не зацикливаться на механической работе, а выяснять, как улучшить бизнес, куда вкладываться больше, а куда — меньше.

Это может занять некоторое время, главное — помните: задача не в том, чтобы успешнее выполнять OKR, а в том, чтобы лучше вести бизнес.

Как обеспечить безотказную работу OKR команды BizOps

Иногда клиенты говорят, что у них нет ключевых результатов: у них есть просто проекты, соответствующие поставленным целям. Это совершенно нормально — но обязательно определите, на каких участках будут работать конкретные сотрудники, и обеспечьте всей работе гибкость.

Программа OKR может провалиться, если сотрудники увидят в ней всего лишь дополнительную нагрузку. Вот тут-то и пригодятся правильные инструменты. Качественное программное обеспечение OKR надежно интегрировано, поэтому людям не придется перегонять цифры из одной системы в другую. Ведь если сотрудники сочтут OKR муторным и бессмысленным занятием, все усилия пойдут прахом.

Наконец, OKR не решают всех проблем организации: если вы настроены именно на это, у вас ничего не выйдет.

Сточностью уясните себе, какие проблемы вы хотите решить,

итолько тогда вводите OKR. Само по себе внедрение системы ничего не изменит. Культура организации, инструменты, которые вы внедряете, и связанные с ними процессы — все это должно действовать согласованно.

Иногда программное обеспечение определяет культуру, ино-

гда наоборот. Просто убедитесь, что все эти элементы гармонично

сочетаются.