Управление по целям и ключевым результатам как распространить методологию OKR на всю организацию
.pdfПроцесс работы с OKR
•Какие OKR можно изменить, чтобы в следующем квартале они были эффективнее?
•Какие технологические интеграции могут быть добавлены для оптимизации нашего процесса?
•Какие отчеты и информационные панели можно создать, чтобы легко отслеживать прогресс?
•Какое дополнительное обучение необходимо руководителям и сотрудникам?
Скаждым разом подводить итоги OKR будет легче, и сам рабочий ритм — «закрываем старые OKR, открываем новые» — становится привычной и весьма ценной частью вашего распорядка.
Выделите себе неделю на обдумывание и подведение итогов годовых целей — и день или два, чтобы закрыть квартальные цели.
Оценка OKR и итоговые совещания имеют решающее значение для успеха этой программы. Команды должны к ним готовиться, тщательно анализируя работу, которая выполнялась в течение месяца или квартала.
Групповое подведение итогов требует строгой отчетности и уровня ответственности, при котором команда серьезно относится к процессу и беспристрастно оценивает собственные усилия.
Очень важно не допускать, чтобы ваша команда воспринимала OKR как очередной метод мониторинга ее работы. Помните: важна не столько оценка, сколько постоянное обучение в процессе OKR. Меньше всего на свете вам нужно, чтобы сотрудники чувствовали, будто выполняют лишнюю работу, предназначенную исключительно для оценки их производительности. Постарайтесь, чтобы они ощущали свою причастность к миссии компании и вкладывались в то влияние, которое могут оказать; для этого необходимо, чтобы OKR не стали инструментом наказания.
ГЛАВА
18
Определяющий бизнес-ритм:
ежемесячный обзор OKR
Участники. В ежемесячных обзорах OKR могут принимать участие заинтересованные лица из высшего руководства и/или других команд и отделов — этим обеспечивается прозрачность. Но проводить эти встречи должен владелец оцениваемых OKR.
Что делать. Основное внимание на этих совещаниях должно быть уделено отстающим или находящимся в зоне риска OKR с упором на факторы, препятствующие их достижению, и действия, способные повлиять на движение к OKR. Запланируйте эти встречи заранее и предупредите сотрудников, чтобы они как следует подготовились.
202
Перед собранием необходимо проработать замечания по OKR и убедиться, что все участники готовы обсуждать те из них, по которым команда отстает или находится в зоне риска.
Я понимаю, что мало кому захочется вписывать в свой график еще одно совещание, но помните: OKR должны быть соединительной тканью во всем, что делает ваша организация, — а чтобы это осуществлялось на практике, к ним необходимо возвращаться на регулярной основе. Чтобы не множить совещания, попробуйте сделать OKR центральным пунктом повестки плановых ежемесячных совещаний.
Можно также изменить повестку других встреч, чтобы центром обсуждения оказались OKR:
1. Ежемесячные общекорпоративные собрания
Рассмотрите возможность раз в месяц проводить общие собрания, на которых положение дел обсуждалось бы подробнее, чем на еженедельных встречах. «Положение дел» в компании должно определяться тем, на каком этапе находится выполнение OKR. Это также прекрасная возможность для сотрудников принять участие в обсуждении со своими вопросами и предложениями. Обсуждение OKR можно также включить в уже существующее плановое собрание подобного типа.
2.Кросс-функциональные собрания по OKR
Такие встречи нужны не только для обмена информацией; организуя плановые встречи между владельцами всех частей OKR, руководящая команда демонстрирует приверженность целям компании. Например, если ваша цель — увеличить выручку в 10 раз, вы могли бы раз в две недели проводить совещания с представителями отделов продаж, обслуживания клиентов, маркетинга и производства, отвечающими за каскадированные в эти отделы соответствующие OKR. Обсуждение OKR можно также включить в плановое собрание подобного типа.
ГЛАВА
19
Определяющий бизнес-ритм: еженедельные совещания команд
Участники. Руководитель подразделения и его команда.
Что делать. Постановка OKR в центр регулярных командных совещаний заставляет помнить о целях. Это позволяет не отклоняться от главного, так что команда остается постоянно сосредоточенной на самой важной и необходимой работе. Такое совещание задает тон на неделю и напоминает всем, что OKR должны направлять выполняемую сотрудниками работу, а не наоборот. Все мы знаем, что совещания зачастую тормозят ход работы, поэтому, проводя такую встречу со своей командой, постарайтесь, чтобы обсуждение было осмысленным.
204
Вот что стоит обсуждать на еженедельных совещаниях, посвященных OKR (которые могут проходить в рамках плановых собраний).
Общий прогресс
Обсудите проверки прогресса прошлой недели.
Если многие цели получили отметку «ничего нового», обсуждение поможет определить, в каких сферах процесс тем не менее идет, а в каких нет.
Отставание / угроза срыва
Выявите все такие цели и проведите открытое обсуждение с их владельцами, чтобы понять, почему работа стоит на месте или находится под угрозой срыва, каковы планы владельцев на предстоящую неделю и не нужно ли внести какие-либо изменения.
При обсуждении этого пункта желательно получить от всех членов команды идеи и обратную связь, которые помогли бы составить план возвращения в нужное русло.
Первоочередные задачи на ближайшую неделю
Определите действия, которые должен предпринять на ближайшей неделе владелец каждой недостигнутой цели, чтобы иметь возможность двигаться вперед в течение квартала.
Рабочие вопросы
Задокументируйте все другие задачи, которые необходимо выполнить к собранию на следующей неделе.
Такие совещания способствуют согласованности и прозрачности. Никогда не забывайте об этих основных ценностях, чтобы создать правильный контекст для работы команды.
Другие еженедельные совещания
1.Еженедельные рабочие встречи руководителей
Измените формат еженедельных совещаний с руководителями отделов, включив в них обсуждение текущих успехов
ГЛАВА 19 . ОПРЕ ДЕ Л Я ЮЩИ Й БИЗНЕС РИТМ ... |
205 |
разных команд. Объединяя усилия всех отделов, вы подчеркиваете первостепенную важность OKR как направляющих векторов работы, помогающей компании достичь целей. Участие всех руководителей команд исключает разнобой, а если возникают проблемы, их можно решить более эффективно. В конце каждого квартала используйте это собрание как возможность обсудить, что пошло не так, что складывается хорошо и какими будут планы на следующий квартал.
2. Еженедельные общекорпоративные собрания
Руководителям компаний также следует подумать о проведении в начале каждой недели регулярных общекорпоративных собраний, на которых руководство сможет обсудить важные новости или возникшие проблемы и дать всем сотрудникам возможность задавать вопросы. Это может быть короткое 30-минутное совещание, основной темой которого станет продвижение к целям компании за квартал или другой заданный период.
3.Совещания по ключевым инициативам
Для каждой ключевой инициативы, прописанной в OKR, нужно разработать механизм общего сбора ее участников. Это очень важный момент. Раз в неделю собирайте вместе всю команду исполнителей, чтобы обменяться новостями о прогрессе, обсудить потенциальные препятствия и проблемы и принять решения по заранее определенным вопросам. Я рекомендую запросить пункты для повестки дня за несколько дней до собрания, а также предоставить каждому участнику возможность выступить и огласить новые данные по своим темам.
ГЛАВА
20
Определяющий бизнес-ритм:
индивидуальные встречи
Участники. Руководитель и подчиненный.
Что делать. Сегодня, когда «усталость от виртуальных встреч» стала повседневной реальностью, втискивать еще одно совещание в и без того плотный график вам едва ли захочется. Вот почему так важно правильно структурировать совещания формата 1:1, чтобы они проходили с максимальной отдачей.
Ваши подчиненные ожидают, что вы как руководитель дадите им обратную связь, необходимую для эффективной работы. Со своей стороны, и вы заинтересованы в том, чтобы получать информацию от линейных сотрудников и принимать более обоснованные решения.
207
Личные встречи по OKR как раз и служат созданию таких непрерывных циклов обратной связи.
Перед совещанием
Определите частоту общения:
Еженедельные индивидуальные встречи, особенно когда речь идет о менеджере и его непосредственных подчиненных, — самый распространенный вариант. Если вам кажется, что это чересчур часто, перейдите на раз в две недели. На неделе, когда совещаний нет, используйте для быстрых проверок прогресса в автономном режиме Slack или электронную почту.
Ежемесячные или ежеквартальные совещания один на один лучше всего подходят для взаимодействия с другими ключевыми сотрудниками вашей организации, а также для компаний, где у одного менеджера слишком много непосредственных подчиненных.
Выберите день и время. Как правило, для индивидуальных встреч менеджеры выбирают начало недели (чтобы наметить недельный план действий) либо ее конец (чтобы проанализировать успехи и подготовиться к следующей неделе). Выбирать лучше утренние часы: подобно утренней зарядке, утреннее совещание снижает вероятность того, что ваш день пройдет впустую или что непредвиденные обстоятельства заставят вас отменить встречу.
Не так важно, какой день или время вы выберете; важна последовательность. Если вы будете постоянно опаздывать или переносить встречу, это может сильно раздосадовать сотрудника: он сочтет, что вы не дорожите его временем. Поэтому неукоснительно соблюдайте график.
Обновляйте OKR. Просите членов команды перед совещанием выполнять проверки прогресса, чтобы сведения об их успехах были максимально актуальными. Строя командные совещания вокруг темы OKR, вы не даете сотрудникам забывать о целях и отвлекаться, что помогает сосредоточиться на самом важном. Помните, что не каждое совещание 1:1 должно иметь отношение к OKR, есть и другие важные
208 |
ЧАСТЬ III . ВЕ ДЕНИ Е БИЗНЕС А С ПОМОЩЬ Ю OKR |
направления и темы, — но, чтобы поддерживать бизнес-ритм, необходимо регулярно проводить встречи, посвященные OKR. Я рекомендую делать это не реже чем раз в месяц.
Определите повестку дня. Чтобы совещание прошло с максимальной пользой, начать следует с четкой повестки дня. Постарайтесь, чтобы OKR стояли на повестке дня по меньшей мере раз в месяц и чтобы участники были готовы к обсуждению. Программная платформа OKR, как правило, имеет опцию уведомлений, с помощью которой можно в нужные вам день и время напомнить сотруднику о проверке прогресса.
Неформальное начало. Не поддавайтесь искушению с места
вкарьер приступить к обсуждению бизнес-целей. Лучше уделите немного времени жизни вне работы: от домашних животных и детей до новых увлекательных телесериалов. Даже пара минут разговоров о том, как вы провели выходные, или о любимом хобби со временем укрепляют доверие и рабочие связи, особенно
вмире удаленки. Кстати, зачастую есть смысл с самого начала спросить, что больше всего сейчас беспокоит сотрудника. Если он пытается уладить вопрос с разгневанным клиентом, решает семейную проблему или высчитывает комиссионный сбор, ему будет трудно сосредоточиться, пока этот вопрос не решен.
Обсуждайте как индивидуальные, так и командные OKR.
Что идет как по маслу? Начните с упоминания побед! Попросите сотрудника особо отметить OKR, которые за прошедшую неделю продвинулись дальше всех, и рассказать, какие уроки извлекла из них команда. Что препятствует работе? Как менеджер вы должны спрашивать: «Чем я могу помочь?», «Что вызывает трудности?», «Что я могу сделать, чтобы устранить препятствия на пути к успеху?». Если необходимо изменить масштаб цели, поговорите и об этом. Например, требует ли цель, оказавшаяся под угрозой срыва, дополнительных ресурсов — или следует изменить ее приоритетность либо пересмотреть ее на основе новой информации?
Рабочие вопросы. По каждой незавершенной цели выработайте ряд действий, которые необходимо предпринять на предстоящей неделе, чтобы можно было успешно работать в течение квартала.
ГЛАВА 20 . ОПРЕ ДЕ Л Я ЮЩИ Й БИЗНЕС РИТМ : ИНДИВИДУА ЛЬНЫ Е ВСТРЕЧИ |
209 |
Здесь важна конкретность. Вместо «Завершите загрузку тренинга» давайте конкретные указания, например: «Рэйчел завершает работу над контентом к концу дня понедельника, одобряет дизайн Катрины к четвергу и загружает окончательную версию
в систему управления обучением (LMS) в пятницу».
Подведение итогов. Под конец совещания обсудите вопросы, которые не были включены в повестку дня или не касаются OKR (такие как предстоящий отпуск или личностное развитие, например дополнительное обучение). Воспользуйтесь возможностью сделать несколько записей о том, как прошла встреча.