Профессиональная этика и этикет. Учебное пособие для бакалавров

Понятно, что после таких ответов мало кто изъявит желание участвовать в данном мероприятии, потому что налицо непрофессиональная подготовка предложения. Важно не включать в состав делегации по проведению переговоров непрофессионалов, которые не в состоянии ответить грамотно, компетентно и по существу вопроса.

Деловые переговоры могут происходить как с соотечественниками, так и с зарубежными партнерами. Поэтому знание особенностей проведения переговоров с иностранными делегациями крайне важно, и недостаточное внимание, которое может уделяться этому вопросу, повлечет за собой взаимонепонимание и, как следствие, низкую эффективность проведения переговоров.

Рассмотрим особенности проведения переговоров с иностранными партнерами.

Если проводится встреча с восточными партнерами или партнерами из ближневосточных стран, то переговоры должны проводиться без спиртного и табака, при этом у них не принято интересоваться, например, здоровьем жены. Представители Японии обычно ответственные и строгие партнеры, на переговорах обращают внимание не только на то, что говорит собеседник, но и на то, с каким выражением лица он говорит, а протоколируют встречи обычно два человека.

Поведение деловых партнеров иногда ставит в затруднительное положение. Тактики реагирования на некорректное поведение могут быть следующими65.

65 Скаженик Е. Н. Указ. соч.

111

Знание этикета встреч и переговоров для руководителей и сотрудников любой организации сейчас является одним из самых актуальных вопросов.

От того, насколько грамотными и компетентными предстанут сотрудники и руководство организации во время переговоров, будет напрямую зависеть, состоятся ли в дальнейшем встречи, которые будут служить фундаментом для построения дальнейшего взаимовыгодного и долгосрочного сотрудничество между деловыми партнерами.

112

4.4. Визитные карточки, их роль в деловом мире

Визитная карточка — обычно это лист достаточно плотной бумаги, содержащий сведения о человеке, его должности,

атакже контактную информацию.

Внастоящее время можно выделить несколько видов визитных карточек.

1.Представительская личная карточка. На ней указывается имя и фамилия. Адрес, телефон, адрес электронной почты, занимаемую должность можно указать по желанию.

2.Деловая личная карточка. Здесь должны быть обозна-

чены имя, название фирмы или организации и должность, полный почтовый адрес, служебный телефон (если есть — то и внутренний), мобильный телефон, факс и адрес электронной почты.

3. Фирменная визитная карточка. На ней в обязательном порядке указываются не только адрес, электронный адрес

ииные контактные данные организации, но и эмблема (логотип) фирмы.

Современные визитные карточки выполняют следующие функции: представляют деловых партнеров; дают подтверждение заинтересованности в последующих деловых контактах; дают информацию о фирме и направлениях ее деятельности; помогают осуществлению деловых контактов между партнерами (например, при сопровождении подарка, цветов).

Немаловажное значение играет роль внешнего оформления визитки. В этом вопросе необходимо соблюдать некоторые правила.

Визитные карточки печатают на плотной бумаге небольшого формата: 5х9 см, а для высших должностных лиц иногда

и6х10 см.

Текст на визитной карточке должен быть напечатан с одной стороны, для того чтобы была возможность сделать какие-либо необходимые записи на обратной стороне.

113

В последнее время существует тенденция располагать текст не по горизонтали, а вертикально. Это не совсем удобно, так как визитку приходится переворачивать. Для некоторых людей это может явиться раздражающим фактором, тем более если в визитнице все карточки расположены по горизонтали.

Что касается шрифта, то он должен быть хорошо читаемым, достаточно простым, размер написания имени и фамилии — чуть больше по сравнению с остальным текстом. При составлении текста визитки следует учитывать, что ваше отчество иностранные партнеры могут принять за ваше второе имя и обращаться к вам соответствующим образом. Кроме того, следует учитывать национальные особенности употребления фамилий (например, в ряде стран женщина носит как фамилию мужа, так и его имя).

По желанию владельца визитной карточки на ней может быть изображена его фотография. С одной стороны, это очень удобно, если деловых контактов много, и если вы подзабыли, как выглядит собеседник, то, посмотрев на визитную карточку, вспомните человека. С другой стороны, может произойти затруднительная ситуация, если на визитной карточке изображена шатенка в очках, а на деловую встречу придет блондинка с ярко-голубыми линзами. Поэтому делать ли визитки со своей фотографией — это личное дело каждого человека. В любом случае, необходимо всегда строго следить, чтобы предоставляемая информация была правдивой, будь то номер телефона или внешний облик владельца визитки.

Для деловой сферы предпочтительными цветами для оформления визитной карточки остаются черно-белый, синий и другие подобные тона. Кричащие, яркие расцветки не будут способствовать созданию положительного имиджа, вашего или имиджа вашей компании. Однако следует заметить, если речь идет, например, о дизайнерском или рекламном агентстве, такая яркая расцветка, наоборот, покажет вашу креативность.

114

Помещать какие-либо изображения на визитную карточку следует с осторожностью, не перегружая словесную информацию. Например, предпочтительнее указать месторасположение вашей организации, чем размещать на визитной карточке стоматологической клиники улыбающегося человека, а адрес указать трудночитаемым маленьким шрифтом. Кроме того, можно разместить на карточке подпись и фотографию, это зависит от вашего желания.

Если человек желает быть представленным заочно, он может направить свою визитку одновременно с визитной карточкой человека, известного лицу, которому необходимо представиться (при этом на чужой карточке имеет смысл сделать надпись P. P., от фр. pour presenter — «чтобы представить»).

Отдельно следует отметить, что к полученным визитным карточкам необходимо относиться с должным уважением. Нельзя теребить их в руках, пытаться сложить в разные фигуры, использовать как подвернувшийся кусочек бумаги для записи. Это будет расцениваться как признак неуважения к собеседнику и будет способствовать созданию несерьезного впечатления о вас, как о деловом партнере. Если визитных карточек много, для их хранения стоит завести визитницу. Это поможет упорядочить и разложить визитные карточки, чтобы в любой момент можно было найти данные того человека, кто интересует в настоящий момент.

Кроме того, деловому партнеру будет приятно увидеть, что визитная карточка, которой он обменялся с вами некоторое время назад, не завалялась среди бумаг, а находится

впорядке и на виду.

Улюдей, делающих первые шаги в деловом мире, часто возникает вопрос: когда происходит обмен визитными карточками во время деловой встречи, кто должен передать карточку первым?

Здесь действует строгое правило — деловой этикет не делает различий между мужчинами и женщинами, поэтому при обмене визитками приоритет отдается взаимному обмену

115

между высокопоставленными лицами, вне зависимости от половой принадлежности партнеров. Далее обмен визитными карточками происходит среди сотрудников одного ранга.

При вручении визитную карточку поворачивают для чтения так, чтобы вашему партнеру было удобно прочитать имя и фамилию, написанные на карточке: это свидетельствует об учтивости и внимании к получателю.

При общении с деловыми партнерами из Японии или Сингапура визитную карточку необходимо подавать двумя руками с поклоном. Глубина поклона зависит от степени важности гостя. Чем важнее деловой партнер, тем глубже поклон вы должны будете сделать.

Однако традиции современного мира не так строги к тому, чтобы представители европейских стран делали поклоны. Но если вы во время вручения визитной карточки в этом случае сделаете небольшой поклон, это будет расценено как знак уважения и знания традиций страны, с деловым партнером которой планируется развивать сотрудничество.

Стоит помнить, что визитные карточки не вручают во время праздничных мероприятий, сопровождающихся обедом или ужином. Во-первых, ее можно просто потерять, а во-вторых, это не совсем уместно в атмосфере непринужденного отдыха.

Однако есть исключение, когда визитные карточки вручать не только можно, но и нужно. Это тот случай, когда деловая встреча проходит в кафе или ресторане.

Получив визитку, необходимо внимательно прочитать и обязательно произнести фамилию и имя ее владельца. Это необходимо для правильного произношения имени делового партнера.

Существуют фамилии и имена, употребление которых вызывает некоторое затруднение, поэтому необходимо сразу выяснить возможные тонкости и нюансы. Лучше сразу узнать, что сотрудника зовут «Еликанида Павловна», чем называть ее в дальнейшем «Елипанида Павловна».

116

Так как по роду деятельности приходится общаться

ивзаимодействовать с большим количеством людей, визитных карточек должно быть достаточное количество.

Если вы предполагаете, что визитные карточки могут скоро закончиться, то необходимо как можно скорее изготовить новые, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, когда карточки может не оказаться под рукой как раз во время проведения важной встречи или переговоров.

Если визиток у вас достаточно, то следующей неловкой ситуацией может стать такая ситуация, когда вам вручают визитку, на которой написано Gochenour или Schlesinger. Достаточно сложно с первого раза легко и без напряжения прочитать эти фамилии.

Точно так же и иностранный партнер будет испытывать напряжение и неловкость от того, что не сможет быстро и, самое главное, правильно прочитать фамилии Shevchenco или Pshenyshnyuk. Поэтому здесь можно посоветовать поступить таким образом — назвать свою фамилию медленно и достаточно четко («Ива-нО-ва ИрИна»). Если иностранные партнеры увидят искреннее желание помочь им правильно произнести фамилию и имя, они будут очень признательны за это.

Точно так же следует поступать и нам, когда знакомимся с иностранными партнерами — попросите произнести их имя

ифамилию в чуть более медленном темпе, чем они обычно говорят, и повторите их следом. Лучше потратить время на то, чтобы выучить, как правильно произносится имя собеседника, чем называть его неверно.

Визитные карточки прочно вошли в нашу жизнь и играют особую, связующую роль в профессиональном взаимодействии многих людей.

Роль визитной карточки колоссальна, так как она объединяет людей и дает о нас информацию вне зависимости от того, находимся мы в этот момент рядом или нет. Например, кто-то может случайно увидеть вашу визитную карточку

117

и обратиться с просьбой к деловому партнеру при случае, познакомить вас.

Визитная карточка дает нам уникальную возможность установления и расширения профессиональной деятельности за счет новых контактов.

4.5. Роль сувениров в деловой практике

Подарки и сувениры, как в частной, так и в деловой жизни приятно получать каждому человеку. Найти повод для вручения не составляет никакого труда: это могут быть поздравления с праздниками (государственными и личными), важными событиями в жизни сотрудника или определенной датой для организации.

Есть определенное отличие подарка от сувенира. Подарки обычно дарят, а сувенир несет в себе несколько иную цель, чем подарок. Его целью является напоминание о каком-то событии, мероприятии или любом знаковом моменте в жизни человека или организации. Вспомните, что достаточно часто мы привозим из поездок различные сувениры — те мелочи, которые напоминают о хорошо проведенном времени.

Однако существует отличие во вручении сувениров

вобычной и деловой жизни. Вручение сувениров в деловой практике подразумевает знание вами правил сувенирного этикета. Он включает в себя определенные правила и ограничения во вручении тех или иных сувениров.

Во-первых, выбор сувенира для делового партнера должен быть тщательно продуман, чтобы не поставить клиента

внеудобное положение. Например, вручение какого-либо оригинального, но шутливого сувенира от имени солидной фирмы вряд ли вызовет положительные эмоции у клиента, так как имя такой организации ассоциируется у него со стабильностью и серьезностью. Поэтому получить в качестве подарка подобного сувенира будет выглядеть, по крайней мере, неуместным.

118

Подчеркнем, что выбор сувенира, особенно для делового партнера, должен быть взвешенным и не нести двойного смысла.

В процессе делового общения наши взаимоотношения с клиентом могут из разряда официальных перерасти в разряд личных. В таком случае можно преподнести партнеру сувенир, но уже менее официальный и более личный.

К сувенирам такого рода можно отнести те предметы, которые заведомо порадуют его обладателя. Может быть, он давно мечтал о веере из Испании или бутылочке розового масла из Болгарии. Во вручении таких сувениров ограничений намного меньше, чем в официальных взаимоотношениях.

Если же нам необходимо вручить официальный сувенир, то необходимо помнить, что он должен нести оттенок универсальности, то есть быть адресован равно как мужчине, так и женщине. В последнее время такими универсальными сувенирами в официальной деловой практике пользуются всевозможные приглашения на интересные выставки или концерты, хорошее коллекционное вино и др.

Конечно, выставки и концерты, на которые вы приглашаете деловых партнеров, должны быть высокого качества, лучше, если это будут выступления звезд классической музыки или вернисажи известных художников.

Не составит большого труда преподнести сувенир вашим деловым партнерам в канун новогодних или рождественских праздников. Однако здесь необходимо учитывать предпочтения иностранных партнеров, чтобы подаренный сувенир вызвал действительно положительные и позитивные воспоминания о вас или вашей организации.

Австрийцы с большой благодарностью примут от вас приглашение на праздничный рождественский вечер в знаменитую Венскую оперу.

Ароматические свечи, сувенирные куклы и необычные ложечки для заварки чая будут отличным сувениром для английских деловых партнеров.

119

Бельгийским партнерам будет приятно получить от вас в качестве рождественского или новогоднего сувенира что-то практичное, возможно, органайзер, хорошую ручку или флешкарту, то есть все то, что будет обязательно использоваться ежедневно.

В качестве сувенира партнерам из Венгрии подойдут хорошо иллюстрированные альбомы по искусству, истории, художественные альбомы, то есть все то, что может быть связано с книжной продукцией.

Деловые партнеры из Дании будут приятно удивлены вашим сувениром — преподнесенными им различными ароматическими свечами.

В качестве сувенира для китайского партнера подойдут любые парные предметы, например, красиво оформленные парные подсвечники.

Равно как и партнерам из Венгрии, в качестве рождественского сувенира можно преподнести книжную продукцию и партнерам из Германии. Альбомы по искусству, альбомы с фотографиями уникальных мест России вызовут приятные воспоминания о вас.

Получить миниатюрную фарфоровую статуэтку или диск с классической музыкой будет приятно вашему партнеру из Нидерландов.

При решении вопроса сувенира для итальянских деловых партнеров, свой выбор можно остановить на ручке, портмоне или офисных принадлежностях.

Французским коллегам прекрасно подойдет сувенир с национальным колоритом. Речь идет не только о матрешках, можно заранее поинтересоваться, какие предпочтения есть у ваших деловых коллег, возможно, кто-то коллекционирует фигурки из Гжели.

Зажигалка, ручка или календарь с вашим логотипом могут быть расценены как сувенир деловыми партнерами из Испании и Англии. Конечно, прежде чем дарить зажигалку, необходимо быть точно уверенным в том, что человек курит.

120