- •Содержание
- •Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документации управления персоналом
- •Глава 2 Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в мэс Урала
- •Введение
- •Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом
- •1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства
- •1.2Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом
- •1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом
- •1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом
- •Глава 2 Анализ системы документационного управления персоналом в мэс Урала
- •2.1 Общая характеристика мэс Урала
- •2.2 Характеристика управления персоналом в мэс Урала
- •Назначение подразделения
- •Организационная структура
- •Описание деятельности подразделения
- •2.3 Характеристика персонала организации
- •2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в мэс Урала Общие положения организации документооборота и делопроизводства
- •Выполняемые функции
- •I этап:
- •II этап:
- •III этап:
- •IV этап:
- •Работники мэс Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:
- •Завершение работы с контрольными документами (поручениями)
- •Организация документооборота
- •Заключение
- •Приложение
- •Введение
- •Глоссарий
- •I. Документооборот в филиале оао «фск еэс – мэс Урала
- •1. Общие положения организации документооборота и делопроизводства
- •Организация работы с исходящей корреспонденцией
- •2.33. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений мэс Урала в адрес директоров пмэс, подписываются Генеральным директором или заместителями Генерального директора.
- •3. Отправка документов
- •4. Организация работы с входящей корреспонденцией
- •5. Определение ответственности в части организации и осуществления делопроизводства и документооборота в мэс Урала
- •5.2. Работники мэс Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:
- •5.3. Работники оуд несут персональную ответственность за:
- •Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации
- •Перечень цифровых индексов, в зависимости от корреспондента и видов документов
- •Мэс Урала Перечень индексов организаций*
- •1. Основные положения
- •2. Выпуск орд (приказов, распоряжений) по основной деятельности
- •2.1. Подготовка проекта орд
- •2.1.5. Текст проекта орд и приложения к нему оформляются единым файлом со сквозной нумерацией страниц.
- •2.2. Проверка оформления проекта орд
- •2.2.2. Оуд осуществляет:
- •2.3. Согласование проекта орд
- •2.3.9. Резолюции руководителей Общества, выданные в рамках писем в асуд, в качестве визы на проектах орд не принимаются.
- •2.4. Подписание, регистрация и рассылка орд на ознакомление
- •2.5. Процедура внесения изменений (отмены) в орд мэс Урала
- •2.6. Выпуск орд совместно с дзо Общества и сторонними организациями
- •2.7. Распределение ответственности за выпуск орд (приказов, распоряжений) по основной деятельности
- •2.7.2. Работники оуд несут ответственность за:
- •2.7.3. Согласующие лица несут персональную ответственность за:
- •2.8. Организация выпуска приказов о командировании
- •2.8.1. Командировочное удостоверение в мэс Урала имеет силу приказа.
- •3. Выпуск документов, отражающих управленческие решения (протоколы и поручения руководства Общества)
- •3.1. Выпуск протоколов совещаний
- •3.3. Организация выпуска протоколов руководителей структурных подразделений
- •3.4. Организация выпуска протоколов заседаний рабочих групп, комиссий, комитетов, экспертных советов, технических совещаний
- •3.5. Определение ответственности за выпуск протоколов в мэс Урала
- •3.5.2.Руководитель структурного подразделения, инициировавший совещание, несет ответственность за:
- •3.5.3. Отдел орд несет ответственность за:
- •3.5.4. Должностные лица, согласующие проекты протоколов несут персональную ответственность за:
- •3.5.5. Ответственные работники, организующие и осуществляющие выпуск протоколов совещаний мэс Урала несут персональную ответственность за:
- •Образец приказа
- •Образец распоряжения
- •Образец совместного орд
- •Протокол
- •11 Января 2010 г.
- •III. Контроль документов (поручений) в мэс Урала Общие положения
- •1. Работа с контрольными документами.
- •2. Cроки исполнения документов (поручений).
- •3.Определение ответственности по документам (поручениям).
- •3.1. Ответственные исполнители (заместители Генерального директора мэс Урала, директора пмэс, руководители структурных подразделений) несут персональную ответственность и обязаны:
- •3.2. Начальник оуд и специалисты оуд обязаны:
- •3.3. Работники оуд несут персональную ответственность и обязаны:
- •3.4. Сотрудники оуд, делопроизводители Генерального директора, заместителей Генерального директора:
- •3.5. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:
- •4. Завершение работы с контрольными документами (поручениями)
- •4.2. Закрытие поручений, выданных в рамках входящей корреспонденции производится в соответствии со следующими требованиями:
- •4.3. Завершение работы с поручениями, выданными в рамках организационно-распорядительных документов, протоколов совещаний и поручений руководства Общества.
- •5. Меры воздействия, предусмотренные системой контроля
- •5.2. Начальник оуд имеет право:
3.5.2.Руководитель структурного подразделения, инициировавший совещание, несет ответственность за:
организацию совещания в части подготовки материалов к совещанию, приглашение участников;
организацию и осуществление выпуска протокола совещания/поручения (либо подготовку проекта протокола для последующего представления работнику, назначенному ответственным за ведение и выпуск протокола), а также контроль исполнения поручений по итогам совещания;
при необходимости, формирование протокола разногласий по результатам выпуска протокола и представление его на рассмотрение руководителю, председательствующему на совещании.
3.5.3. Отдел орд несет ответственность за:
проверку оформления проекта протокола на предмет выявления орфографических и пунктуационных ошибок;
печать протокола/поручения на бланке;
передачу протокола/поручения на подпись руководителю;
регистрацию и рассылку подписанного протокола согласно списку рассылки в АСУД.
ОУД запрещается принимать на регистрацию документы, сроки исполнения которых предшествуют или совпадают с датой регистрации.
надлежащую организацию хранения подписанных оригиналов протоколов до момента их передачи на хранение в Архив.
3.5.4. Должностные лица, согласующие проекты протоколов несут персональную ответственность за:
своевременное рассмотрение в АСУД или в рабочем порядке проектов протоколов совещаний/поручений;
своевременное формирование замечаний (комментариев) к проекту документа и отклонение на доработку/исправление в АСУД;
затягивание процесса согласования проектов протоколов/поручений вследствие направления на дополнительное согласование лицам, согласование которых дублирует согласование предшествующих лиц;
своевременную передачу другому работнику, исполняющему его обязанности, в системе АСУД все находящиеся и вновь поступающие задания согласования, используя механизм замещения;
представление информации инициатору документа в части необходимого выделения дополнительного времени на согласование (формирование замечаний) в течение 8 рабочих часов с момента получения задания «Согласование» в АСУД.
3.5.5. Ответственные работники, организующие и осуществляющие выпуск протоколов совещаний мэс Урала несут персональную ответственность за:
оформление и ведение протоколов совещаний в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству;
проверку материалов к совещанию (комплектность, соответствие представляемых материалов теме совещания);
своевременный выпуск, качество (полноту) поручений, сформированных в протоколе совещания;
согласование (в т.ч. за определение списка согласующих лиц) протокола в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству;
размещение проекта протокола/поручения в АСУД (через Файл-Импорт) с заполнением обязательных закладок и полей, предусмотренных в системе для осуществления полного жизненного цикла обработки документа (заполняются поля, отмеченные в системе знаком «*», а также заполняются необходимые атрибуты (закладки);
формирование списка рассылки подразделениям (лицам), для которых вопросы, рассматриваемые на совещании, или вопросы поручения представляют интерес или которые задействованы в исполнении решений (заданий, поручений), принятых по результатам совещания (встречи, доклада) или при формировании поручений;
рассылку зарегистрированного протокола/поручения в сторонние организации с целью обеспечения исполнения поручений в сроки, определенные в протоколе/поручении;
снятие разногласий по проекту документа (путем инициирования переговоров, проведения согласительного совещания и др.), а также с участием представителей сторонних организаций при подготовке совместных протоколов совещаний;
размещение в АСУД комментариев на закладке «Комментарии» и дополнительных материалов (протокола с листом согласования (разногласий) по проекту протокола совещания/поручения по результатам проведения согласительного совещания; сканированную визу и отметку о наличии визы) на закладку «Связанные документы»;
представление в ОУД по запросу всех необходимых дополнительных сведений и материалов по проекту протокола совещания;
своевременную организацию и осуществление доработки проекта протокола совещания;
согласование со сторонними организациями и ДЗО Общества проекта протокола совещания/поручения и представление подписанного оригинала документа и реквизитов документа (регистрационный номер) со стороны сторонних организаций и ДЗО Общества работникам ОУД;
принятие решения о необходимости и осуществление дополнительной рассылки в АСУД или посредством других средств (электронная почта, доставка курьером) выпущенных протоколов совещаний/поручений адресатам, ранее не включенным в список рассылки, по результатам получения запроса от структурных подразделений, филиалов и ДЗО Общества, а также от сторонних организаций.
Приложение 1
к разделу II Инструкции
по делопроизводству
МЭС Урала