- •Содержание
- •Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документации управления персоналом
- •Глава 2 Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в мэс Урала
- •Введение
- •Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом
- •1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства
- •1.2Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом
- •1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом
- •1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом
- •Глава 2 Анализ системы документационного управления персоналом в мэс Урала
- •2.1 Общая характеристика мэс Урала
- •2.2 Характеристика управления персоналом в мэс Урала
- •Назначение подразделения
- •Организационная структура
- •Описание деятельности подразделения
- •2.3 Характеристика персонала организации
- •2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в мэс Урала Общие положения организации документооборота и делопроизводства
- •Выполняемые функции
- •I этап:
- •II этап:
- •III этап:
- •IV этап:
- •Работники мэс Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:
- •Завершение работы с контрольными документами (поручениями)
- •Организация документооборота
- •Заключение
- •Приложение
- •Введение
- •Глоссарий
- •I. Документооборот в филиале оао «фск еэс – мэс Урала
- •1. Общие положения организации документооборота и делопроизводства
- •Организация работы с исходящей корреспонденцией
- •2.33. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений мэс Урала в адрес директоров пмэс, подписываются Генеральным директором или заместителями Генерального директора.
- •3. Отправка документов
- •4. Организация работы с входящей корреспонденцией
- •5. Определение ответственности в части организации и осуществления делопроизводства и документооборота в мэс Урала
- •5.2. Работники мэс Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:
- •5.3. Работники оуд несут персональную ответственность за:
- •Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации
- •Перечень цифровых индексов, в зависимости от корреспондента и видов документов
- •Мэс Урала Перечень индексов организаций*
- •1. Основные положения
- •2. Выпуск орд (приказов, распоряжений) по основной деятельности
- •2.1. Подготовка проекта орд
- •2.1.5. Текст проекта орд и приложения к нему оформляются единым файлом со сквозной нумерацией страниц.
- •2.2. Проверка оформления проекта орд
- •2.2.2. Оуд осуществляет:
- •2.3. Согласование проекта орд
- •2.3.9. Резолюции руководителей Общества, выданные в рамках писем в асуд, в качестве визы на проектах орд не принимаются.
- •2.4. Подписание, регистрация и рассылка орд на ознакомление
- •2.5. Процедура внесения изменений (отмены) в орд мэс Урала
- •2.6. Выпуск орд совместно с дзо Общества и сторонними организациями
- •2.7. Распределение ответственности за выпуск орд (приказов, распоряжений) по основной деятельности
- •2.7.2. Работники оуд несут ответственность за:
- •2.7.3. Согласующие лица несут персональную ответственность за:
- •2.8. Организация выпуска приказов о командировании
- •2.8.1. Командировочное удостоверение в мэс Урала имеет силу приказа.
- •3. Выпуск документов, отражающих управленческие решения (протоколы и поручения руководства Общества)
- •3.1. Выпуск протоколов совещаний
- •3.3. Организация выпуска протоколов руководителей структурных подразделений
- •3.4. Организация выпуска протоколов заседаний рабочих групп, комиссий, комитетов, экспертных советов, технических совещаний
- •3.5. Определение ответственности за выпуск протоколов в мэс Урала
- •3.5.2.Руководитель структурного подразделения, инициировавший совещание, несет ответственность за:
- •3.5.3. Отдел орд несет ответственность за:
- •3.5.4. Должностные лица, согласующие проекты протоколов несут персональную ответственность за:
- •3.5.5. Ответственные работники, организующие и осуществляющие выпуск протоколов совещаний мэс Урала несут персональную ответственность за:
- •Образец приказа
- •Образец распоряжения
- •Образец совместного орд
- •Протокол
- •11 Января 2010 г.
- •III. Контроль документов (поручений) в мэс Урала Общие положения
- •1. Работа с контрольными документами.
- •2. Cроки исполнения документов (поручений).
- •3.Определение ответственности по документам (поручениям).
- •3.1. Ответственные исполнители (заместители Генерального директора мэс Урала, директора пмэс, руководители структурных подразделений) несут персональную ответственность и обязаны:
- •3.2. Начальник оуд и специалисты оуд обязаны:
- •3.3. Работники оуд несут персональную ответственность и обязаны:
- •3.4. Сотрудники оуд, делопроизводители Генерального директора, заместителей Генерального директора:
- •3.5. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:
- •4. Завершение работы с контрольными документами (поручениями)
- •4.2. Закрытие поручений, выданных в рамках входящей корреспонденции производится в соответствии со следующими требованиями:
- •4.3. Завершение работы с поручениями, выданными в рамках организационно-распорядительных документов, протоколов совещаний и поручений руководства Общества.
- •5. Меры воздействия, предусмотренные системой контроля
- •5.2. Начальник оуд имеет право:
3. Выпуск документов, отражающих управленческие решения (протоколы и поручения руководства Общества)
3.1. Выпуск протоколов совещаний
ОУД осуществляет проверку оформления и регистрацию протоколов Генерального директора, заместителей Генерального директора только по основной деятельности.
Организация совещаний у Генерального директора, заместителей Генерального директора в части подготовки материалов к совещанию, приглашения участников возлагается на профильное структурное подразделение.
Председательствующий на совещании принимает решение о целесообразности оформления итогов совещания протоколом или его поручением.
3.1.1. Протоколы совещаний по основной деятельности, а также переговоров с представителями сторонних организаций оформляются в течение одного рабочего дня с даты проведения совещания.
3.1.2. В проекте протокола печатается название документа «ПРОТОКОЛ» прописными буквами с выравниванием по центру. Указывается должность руководителя, у которого проведено совещание, рассматриваемый вопрос, дата и место проведения.
К протоколам совещаний по нескольким вопросам печатается ПОВЕСТКА ДНЯ (выравнивание по центру). Текст отделяется от заголовка 2-3-мя межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Оформление проектов протоколов аналогично оформлению ОРД Общества по основной деятельности.
Пример оформления протокола совещания представлен в приложении 4 к разделу II настоящей Инструкции по делопроизводству.
3.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и постановляющей. При перечислении присутствующих лиц после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» в табличной форме (см. образец в разделе II к настоящей Инструкции по делопроизводству) указывается фамилия, имя, отчество, должность, наименование подразделения.
Текст протокола по каждому рассматриваемому вопросу строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.
3.1.4. Постановляющая часть делится на пункты и подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами. Каждый пункт (подпункт) должен содержать только одно поручение по одному вопросу, с указанием исполнителя и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, ПМЭС, ДЗО Общества.
В тех случаях, когда необходимо записать одному ответственному исполнителю несколько поручений, то ответственный исполнитель указывается в основном пункте один раз, а поручения выделяются в отдельные подпункты.
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте протокола.
3.1.5. На последнем листе протокола в обязательном порядке указывается список рассылки, фамилия исполнителя и номер его телефона.
3.1.6. Размещение проекта протокола в АСУД не должно превышать двух рабочих дней с фактической даты проведения совещания.
3.1.7. Согласование в АСУД проектов протоколов совещаний осуществляется со всеми заинтересованными и задействованными лицами, которым в рамках протокола выданы поручения как ответственным исполнителям.
3.1.8. Состав согласующих лиц протоколов первых заместителей Председателя Правления, заместителей Председателя Правления и директоров Общества определяет подписывающее лицо.
3.1.9. Задание согласование по протоколу приходит в АСУД одновременно всем руководителям, указанным в рамках одного этапа.
3.1.10. Срок согласования проекта протокола - восемь рабочих часов5 с момента получения задания «Согласование» в АСУД. В случае несоблюдения сроков согласования проект документа (задание) переходит автоматически на следующий этап согласования и данному этапу согласования (согласованию руководителя) присваивается статус - «согласовано по умолчанию».
3.1.11. Статус «Согласовано по умолчанию» в качестве визы на проектах протоколов за подписью Председателя Правления, первых заместителей Председателя Правления и заместителей Председателя Правления Общества, Генерального директора МЭС Урала не принимается. В случае согласования «по умолчанию» инициатор документа обязан получить визу на бумажном носителе, разместить сканированную визу руководителя в закладке «Связанные документы» протокола и сделать соответствующую отметку о наличии визы в закладке «Комментарии».
Решение о подписании проектов протоколов заместителями Генерального директора, директорами МЭС Урала в случае наличия у согласующих лиц статуса «Согласовано по умолчанию» осуществляется подписывающим лицом.
3.1.12. Протоколы совещаний МЭС Урала печатаются на общем бланке установленной формы, передаются на подпись председательствовавшему на совещании руководителю, регистрируются, рассылаются работниками ОУД в рамках указанного списка рассылки в АСУД.
3.1.13. Рассылка зарегистрированных протоколов в сторонние организации и участникам совещания вне АСУД осуществляется инициатором документа.
3.1.14. Дополнения к тексту протокола, возникшие после проведения совещания, но не обсуждавшиеся на нем, могут быть оформлены поручением председательствующего.
3.1.15. При получении протокола на исполнение и появлении разногласий по поручениям, зафиксированным в протоколе, руководитель, инициировавший совещание/руководитель структурного подразделения имеет право составить протокол разногласий или сформировать особое мнение, и/или обратиться к Директору по направлению, заместителю Генерального директора, курирующему Блок, а также имеет право составить протокол разногласий к документу с объяснениями и представить его на решение Генерального директора.
3.2. Протоколы совещаний, выпускаемые совместно с другими организациями, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка.
3.2.1. До момента размещения проекта документа в АСУД инициатор организует предварительную проработку сутевых вопросов с представителями сторонних организаций и ДЗО Общества во избежание возникновения разногласий в процессе подписания документа.
3.2.2. Согласование проектов протоколов совещаний осуществляется со всеми заинтересованными и/или задействованными лицами, которым в рамках протокола выданы поручения, как ответственным исполнителям. Для участников совещания от ОАО «ФСК ЕЭС» согласование производится посредством АСУД, с представителями сторонних организаций, не подключенных к АСУД - в рабочем порядке. Работники, осуществляющие протоколирование совещания (встречи), обязаны размещать сканированные визы участников совещания от сторонних организаций на закладке «Связанные документы» проекта протокола в АСУД и делать соответствующие отметки о наличии виз на закладке «Комментарии» в карточке документа.
3.2.3. Дата регистрации совместного документа - единая, соответствует дате более поздней подписи. Подписи с указанием должности и организации подписавшего располагаются ниже текста на одном уровне. Регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания организаций в документе.
3.2.4. Формирование прямых поручений в протоколах совещаний в адрес представителей сторонних организаций запрещено. При необходимости выдачи поручения сторонней организации ответственным исполнителем должен быть назначен курирующий деятельность руководитель подразделения (курирующий исполнение договора), обеспечивающий исполнение поручения совместно со сторонней организацией.