2.33. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений мэс Урала в адрес директоров пмэс, подписываются Генеральным директором или заместителями Генерального директора.

3. Отправка документов

3.1. Документы для отправки по почте, а также экспресс - почте передаются в ОУД зарегистрированными, полностью оформленными, с указанием полного почтового адреса получателя в незапечатанном конверте, с указанием адресата, структурного подразделения - отправителя, способа и сроков отправки корреспонденции.

3.2. Специалист ОУД проверяет правильность оформления документов, готовит корреспонденцию к отправке в соответствии с указанием исполнителя. Неправильно оформленная в структурных подразделениях корреспонденция не принимается к отправке и возвращается в соответствующее подразделение на доработку.

3.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются ОУД и отправляются не позднее следующего рабочего дня.

3.4. Документы с фиксированной датой отправки (объемная отправка - более 10 штук) обрабатываются ОУД в течение 2-х рабочих дней.

3.5. При объёмной отправке (более 10 штук) корреспонденция принимается в ОУД оформленная согласно п 3.1., с реестром отправки данной корреспонденции.

3.6. Срочные документы исполнитель отправляет посредством факсимильной связи, по электронной почте или экспресс-почтой. Досылка оригинала документа производится через ОУД в соответствии с п. 3.1 настоящей Инструкции.

3.7. Для учета отправляемых документов по почте, экспресс -почте или курьером исполнитель документа должен делать соответствующие пометки в исходящей карточке документа, в которой указывает, каким образом был отправлен документ (почта - простое, заказное, ценное, DHL, ЕМС), а также дату отправки документа.

3.8. В целях оказания консультационной поддержки работники ОУД осуществляют проверку доставки отправляемой документации.

4. Организация работы с входящей корреспонденцией

4.1. Прием и первичная обработка поступающей в МЭС Урала корреспонденции осуществляется в ОУД.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений, проверяется комплектность. Ошибочно присланные документы возвращаются на почту.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним при регистрации документа в АСУД в поле «отметки канцелярии» делается соответствующая запись об отсутствии указанных в письме документов, приложений.

4.2. Входящие письма, поступившие в адрес организации и зарегистрированные в АСУД, не подлежат вторичной регистрации, в том числе в других структурных подразделениях.

4.3. Вся входящая корреспонденция регистрируется в АСУД и представляется адресатам в форме электронных копий документов.

Зарегистрированные подлинники входящих документов, оформленные в бумажной форме, хранятся в подразделениях и сдаются в архив принятым порядком, за исключением следующих документов:

- решений, определений, постановлений арбитражных, третейских судов и судов общей юрисдикции, копий решений, постановлений судебных приставов, исполнительных документов на взыскание с МЭС Урала денежных средств или имущества, определений судов о немедленном вступлении в законную силу судебных актов, а также исковых заявлений и жалоб третьих лиц, которые передаются как в форме электронных копий, так и в исходной бумажной форме не позднее окончания текущего рабочего дня Генеральному директору, в его отсутствие - заместителю Генерального директора по корпоративным сервисам, курирующему правовые вопросы.

В исключительных случаях (по запросам) могут представляться дополнительно в бумажной форме и другие входящие документы.

4.4. Не подлежат регистрации в АСУД документы, носящие личный, рекламный и информационно-справочный характер. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции.

4.5. Работники, ответственные за документооборот, на всех регистрируемых документах в АСУД проставляют идентичный номеру и дате регистрации в АСУД входящий номер документа: (индекс организации / делопроизводственный индекс структурного подразделения / порядковый номер) и дату его регистрации.

Пример: М4/12/21.

4.5.1. С целью обеспечения учета и сохранности документов входящие документы подлежат регистрации в день поступления.

При регистрации входящего документа в АСУД создается электронная копия документа, содержащая:

- регистрационную карточку документа;

- отсканированный образ или машиночитаемый текст.

В регистрационную карточку обязательно заносятся следующие идентифицирующие и учетные реквизиты документа:

- вид документа;

- регистрационный номер и дата документа;

- адресат;

- сведения об авторе (корреспонденте, подписавшем документ): Ф.И.О., должность;

- наименование организации;

- исходящий (регистрационный) номер (при наличии) и дата документа у корреспондента;

- заголовок документа или его краткое содержание;

- рубрики, исходя из тематики документа;

- отметки ОУД.

4.5.2. Если в регистрируемом документе имеется ссылка на другой документ по данному вопросу, то в поле «Отметки канцелярии» делается соответствующая запись о наличии указанных документов, которые прикрепляются на закладке «Связанные документы».

В дальнейшем в карточке могут быть заполнены или изменены следующие графы:

- отметка о постановке на контроль;

- срок исполнения;

- ответственный исполнитель;

- резолюция/подрезолюция;

- отчет по документу.

После заполнения регистрационной карточки документа работник структурного подразделения, ответственного за документооборот, направляет адресату в АСУД на ознакомление или исполнение документы, используя механизм создания резолюций в АСУД.

4.6. Все имеющиеся приложения к входящей корреспонденции от сторонних организаций на бумажных носителях передаются адресату вместе с зарегистрированным письмом.

4.7. Все приложения к входящей корреспонденции на бумажных носителях, поступившей по АСУД, передаются адресату с сопроводительной запиской с указанием входящего № документа, при этом в карточке документа в поле «Отметки канцелярии» делается отметка о том, куда и когда переданы приложения.

4.8. Поступившие в ОУД документы, являющиеся приложениями к письмам, поступившим в МЭС Урала по АСУД, передаются исполнителю, о чём делается пометка в карточке документа в поле «Отметки канцелярии» (указывается дата поступления и подразделение, куда переданы приложения).

4.9. На документы, поступившие в МЭС Урала повторно, ставится уже существующий регистрационный номер и дата регистрации, а также указывается дата повторного поступления и на бумажном носителе и в карточке документа, затем документ передаётся исполнителю.

4.10. Документы, поступившие в адрес МЭС Урала без указания подразделения и конкретного адресата регистрируются и рассылаются ОУД в АСУД в день поступления, либо при позднем поступлении (после 18.00) на следующий день (до 12.00).

Все документы без указания адресата обязательно рассматриваются руководителем Отдела управления делами, в его отсутствие ведущим специалистом ОУД.

4.11. Специалист ОУД не позднее окончания текущего рабочего дня направляет:

4.11.1. В юридический отдел следующие документы:

- судебные акты (решения, определения, постановления) арбитражных судов, судов общей юрисдикции, третейских судов и иные документы, поступившие из этих органов;

- претензии, исковые заявления, апелляционные и кассационные жалобы, ходатайства и заявления лиц, участвующих в деле;

- документы, связанные с исполнительным производством (судебные приказы, исполнительные листы, постановления судебных приставов, постановления органов, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях);

- документы, связанные с привлечением филиала или его должностных лиц и работников к административной ответственности (протоколы об административном правонарушении, определения и постановления органов, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях).

Копии судебных актов, предусматривающих взыскание с МЭС Урала денежных средств и (или) имущества, исполнительных документов направляются заместителю генерального директора по экономике и финансам.

Указанный вид документов регистрируется и отправляется в АСУД специалистом ОУД на имя заместителя генерального директора по корпоративным сервисам, а также передается на бумажном носителе.

4.11.2. В Службу учета и отчетности документы, полученные из налоговых органов:

- решения о привлечении к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения;

• требования об уплате налоговых санкций;

• требования о представлении документов (сведений).

Указанный вид документов передается работником ОУД в структурное подразделение на бумажном носителе.

Документы, поступившие в МЭС Урала без сопроводительного письма (кроме указанных в пункте 4.11.), регистрации в ОУД не подлежат. На данных документах проставляется дата поступления в МЭС Урала. Документы передаются в структурные подразделения по принадлежности в тот же день.