I. Документооборот в филиале оао «фск еэс – мэс Урала

1. Общие положения организации документооборота и делопроизводства

1. Документооборот и делопроизводство в исполнительном аппарате и филиалах Общества осуществляется в едином информационном пространстве - АСУД.

2. Документы, согласованные и подписанные в электронном виде (без удостоверения собственноручной подписью и без оформления на бланке) в АСУД, являются подлинными.

1.3. Работники и руководители структурных подразделений осуществляют работу с документами в АСУД самостоятельно.

1.4. Не допускается внутренняя переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены путем личных переговоров.

1.5. Начальник каждого структурного подразделения назначает делопроизводителей в своём подразделении, которые обеспечивают проверку оформления и регистрацию документов, а также методологическую и консультационную поддержку работников соответствующего структурного подразделения в части делопроизводства и документооборота в МЭС Урала.

1.6. Документооборот Генерального директора, заместителей Генерального директора организует и обеспечивает ОУД.

1.7. Документооборот Директоров МЭС Урала организуют и обеспечивают делопроизводители соответствующих структурных подразделений, находящиеся в административном подчинении Директоров.

1.8. Документооборот руководителей структурных подразделений организуют и обеспечивают делопроизводители структурных подразделений.

1.9. Настоящая Инструкция по делопроизводству не регламентирует работу с документами, содержащими грифы «Государственная тайна» и «Секретно».

2. Организация работы с исходящей корреспонденцией

2.1. Центром компетенции в части организации и осуществления экспедирования корреспонденции является ОУД.

2.2. Процесс обработки исходящей корреспонденции включает: создание проекта документа в АСУД, согласование, рецензирование, подписание проекта документа, регистрацию и рассылку подписанного документа.

2.3. Организация выпуска исходящего документа осуществляется руководителями структурных подразделений:

- в инициативном порядке в рамках основной деятельности;

- на основании поручений, выданных руководством Общества, руководством МЭС Урала;

- в ответ на запросы и поручения со стороны руководителей филиалов Общества, государственных органов, юридических или физических лиц.

2.4.Выбор подписанта исходящего документа осуществляется инициатором исходящего документа в следующем порядке:

2.4.1. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации, глав правительств стран СНГ и высших должностных лиц иных зарубежных государств, глав субъектов Российской Федерации, первых руководителей федеральных министерств и иных федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, а также руководителей крупных финансово-промышленных групп и иных предпринимательских объединений подписываются только Председателем Правления ОАО «ФСК ЕЭС» или лицом, исполняющим его обязанности.

При оформлении исходящих писем, представляемых на подпись исполняющему обязанности Председателя Правления (при условии персонального возложения обязанностей), в подписи необходимо указывать занимаемую должность подписывающегося согласно штатному расписанию.

2.4.2. Первые заместители Председателя Правления, заместители Председателя Правления, Заместитель Председателя Правления - главный инженер, члены Правления имеют право подписывать письменную корреспонденцию в адрес руководителей комитетов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, заместителей (первых заместителей) руководителей федеральных министерств и иных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, заместителей руководителей субъектов Российской Федерации, заместителей (первых заместителей) руководителей крупных финансово-промышленных групп и иных предпринимательских объединений исключительно в рамках своих должностных обязанностей (полномочий), определенных приказом Председателя Правления ОАО «ФСК ЕЭС» о распределении функциональных обязанностей.

2.4.3. Генеральный директор филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала имеет право осуществлять переписку

• с главами и администрациями субъектов Российской Федерации, представительными органами,

• главами и должностными лицами иных органов муниципальных образований,

• с руководителями финансово-промышленных групп и иных предпринимательских объединений в регионе присутствия по вопросам, входящим в их компетенцию, а также в случае исполнения поручений руководства ОАО «ФСК ЕЭС», оформленных в виде резолюций или организационно-распорядительных документов.

За подписью Генерального директора также оформляются письма в адрес:

• Председателя Правления ОАО «ФСК ЕЭС»,

• Членов Правления ОАО «ФСК ЕЭС»

• Директоров ОАО «ФСК ЕЭС»,

• Генеральных директоров филиалов ОАО «ФСК ЕЭС»

• директоров ПМЭС;

2.4.4. За подписью заместителей Генерального директора, директора по инвестициям и поддержанию состояния активов оформляется исходящая корреспонденция в адрес

• Директоров, начальников департаментов ОАО «ФСК ЕЭС»;

• директоров ПМЭС;

• заместителей руководителей региональных министерств и ведомств, руководителей финансово-промышленных групп, холдингов и крупных компаний, (по вопросам своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей).

• первых лиц организаций (по вопросам своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей), кроме руководителей финансово-промышленных групп, холдингов и крупных компаний.

2.4.5. Приглашения в адрес руководителей федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, руководителей (заместителей руководителей) субъектов Российской Федерации, начальников служб, подразделений органов власти, руководителей (заместителей) крупных финансово-промышленных групп на мероприятия (совещания), проводимые по инициативе Общества имеют право подписывать исключительно Председатель Правления или первые заместители Председателя Правления.

2.5. Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу, независимо от его назначения, и печатается перед текстом документа с левой стороны (шрифт Times New Roman № 12). Исключение составляют уведомления, извещения. Заголовок должен быть максимально кратким, точным, отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с отглагольного существительного в предложном падеже «О решении …».

В письмах, адресованных в вышестоящие организации и связанных с исполнением поручений Правительства Российской Федерации, а также в ответ по письмам (запросам) федеральных министерств и иных органов исполнительной, законодательной власти и судебной Российской Федерации под заголовком либо в тексте документа в обязательном порядке указывается дата и номер поручения.

На письмах, которые направляются в ответ на запросы организаций, слева (ниже даты и номера документа) делается ссылка либо отметка в тексте документа на дату и номер письма, которое послужило основанием для ответа.

2.6. Текст отделяется от заголовка 3-мя межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 интервала и выравнивается по ширине текстового поля.

2.7. При оформлении текста документа рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman № 14 (для писем большого объема допускается использование шрифта № 13, для таблиц - № 12) через 1-1,5 интервала.

При формировании документа на двух и более листах последующие листы должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.».

Каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое - 3 см, правое - 1,25 см, верхнее - не менее 2,5 см, нижнее - не менее 2 см. Красная строка - 1,25 см от границы полей. Текст выравнивается по ширине, перенос слов не допускается.

2.8. При направлении документа руководителю организации или его заместителю наименование этой организации должно входить в состав наименования должности адресата. Если адресатом является организация, адресат указывается в именительном падеже.

При направлении документа нескольким адресатам первым в списке указывается лицо, от которого необходимо решение или будет инициирован ответ.

В случае необходимости произвести общую рассылку документа, без указания конкретных адресатов, исполнитель формирует список следующим образом:

Директорам филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» СПМЭС, ЮУПМЭС, ППМЭС

Руководителям структурных подразделений филиала ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала (в соответствии с прилагаемым списком/в соответствии со списком рассылки)

2.9. Текст письма излагается от первого лица единственного числа или от третьего лица единственного числа. Если документ оформляется за подписью двух или более лиц, то возможно изложение от первого лица множественного числа. Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату (указывается имя и отчество). Обращение размещается по центру листа. Например, «Уважаемый (ая)...».

2.10. Текст документа и приложения к нему оформляются единым файлом со сквозной нумерацией страниц.

Допускается размещение приложений в связанных документах в случае, если они представляют собой презентацию, либо объемные файлы в формате Excel, PDF и др.

2.11. Ссылка на приложение отделяется от текста 2-мя межстрочными интервалами и печатается от левой границы полей без абзаца.

Отметка о наличии приложения, отображенного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: (наименование) на …… л. в ……. экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение: 1. (наименование) на ........ л. в ....... экз.

2. (наименование) на ........ л. в ....... экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: (наименование) на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

2.12. Подпись - обязательный реквизит документа, который помещается после текста документа и перечисления приложений, если они есть, и отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами.

Если документ подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Если документ должны подписать руководители двух и более организаций, то их подписи располагаются на одном уровне (должности подписывающих одного уровня) причем слева размещается подпись руководителя организации, по инициативе которой создается документ. Такие письма готовятся на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.

2.13. В обязательном порядке в нижнем левом углу последнего листа указывается следующая информация: Ф.И.О. исполнителя документа, контактный телефон. Допускается использование шрифта № 10.

2.14. До момента размещения (на подготовительном этапе) проекта документа в АСУД инициатор в рабочем порядке обязан снять возможные разногласия (согласовать) по проекту документа со всеми заинтересованными структурными подразделениями (лицами) в целях минимизации разногласий и отклонений на доработку документа в процессе его согласования в АСУД.

2.15. Размещение проекта документа в АСУД осуществляется посредством импорта/создания документа в системе (через Файл-Импорт/Создать - Исходящий).

При размещении исходящего документа в АСУД исполнителю необходимо:

• создать (либо импортировать) электронную копию (файл) документа в АСУД;

• заполнить необходимые обязательные поля (закладки) карточки документа:

  • краткое содержание (заголовок текста документа должен соответствовать краткому содержанию в карточке);

  • рецензенты (в зависимости от подписывающего лица);

  • адресат (внешние организации) или внутренний адресат (руководители структурных подразделений, директора Общества, заместители Председателя Правления, первые заместители Председателя Правления, руководители филиалов и организаций, осуществляющие переписку напрямую или децентрализовано в рамках АСУД);

  • этапы согласования;

  • подписывающее лицо;

• поместить все приложения и дополнительные материалы к письму в «Связанные документы» с помощью кнопки «Добавить внешний документ» или «Добавить из хранилища»;

• в случае ответа на входящий документ, либо во исполнение поручения по входящему документу в обязательном порядке поместить документ - исходное поручение (основание) в закладку «Связанные документы», используя кнопку «Добавить из хранилища».

2.16. Согласование исходящего документа в АСУД осуществляется согласно списку, который формирует инициатор документа c учетом следующих основных требований.

2.16.1. Исходящий документ за подписью Генерального директора должен быть в обязательном порядке согласован с Директором по направлению, заместителем Генерального директора, курирующим соответствующие функциональное направление деятельности. Если в проекте документа сформированы поручения, то в согласовании должны принимать участие все задействованные в поручении лица, в чью компетенцию входят вопросы, отражаемые в документе.

2.16.2. Исходящий документ за подписью заместителя Генерального директора должен быть в обязательном порядке согласован с Директором по направлению, руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входят отражаемые в документе вопросы, руководитель структурного подразделения – инициатор документа.

2.16.3. К исходящему инициативному документу (письму) за подписью Председателя Правления  в обязательном порядке должна прикладываться пояснительная записка, оформленная инициатором (исполнителем) документа на бумажном носителе и подписанная должностным лицом не ниже руководителя структурного подразделения исполнительного аппарата. В пояснительной записке должны быть кратко изложены основания (необходимость) и предпосылки для подготовки указанного документа.

2.16.4. Исходящие документы за подписью первых заместителей Председателя Правления рекомендуется согласовать с руководителями структурных подразделений, а также с соответствующими директорами Общества по направлению и Заместителями Председателя Правления, в чью компетенцию входят вопросы, отражаемые в документе.

2.16.5. Исходящие документы за подписью Заместителя Председателя Правления - главного инженера Общества рекомендуется согласовать с руководителями структурных подразделений, а также с соответствующим заместителем(-лями) главного инженера в чью компетенцию входят вопросы, отражаемые в документе.

2.16.6. Исходящие документы за подписью заместителей Председателя Правления рекомендуется согласовать с руководителями структурных подразделений, а также с соответствующими директорами Общества по направлению, в чью компетенцию входят вопросы, отражаемые в документе.

2.16.7. При представлении на подпись руководителю структурного подразделения документа согласование по нему с заместителями /руководителями направлений не требуется. Проект документа согласовывается в АСУД непосредственно руководителем структурного подразделения.

2.16.8. Окончательный состав согласующих лиц по проектам исходящих документов за подписью первых заместителей Председателя Правления, заместителей Председателя Правления, директоров Общества и руководителей структурных подразделений определяет (устанавливает) подписывающее лицо.

2.17. Во всех исходящих документах во исполнение контрольных поручений руководства Общества в обязательном порядке на 1-й отдельный этап согласования должен ставиться контролер, осуществляющий контроль исполнения соответствующего документа (поручения).

2.18. Согласование исходящего документа руководителем в АСУД приравнивается к подписи (визированию).

2.19. Задание «На согласование» приходит в АСУД одновременно всем руководителям, указанным в рамках одного этапа.

2.20. Срок согласования проекта исходящего документа - восемь рабочих часов¹ с момента получения задания «На согласование» в АСУД.

2.21. В случае несоблюдения сроков согласования проект документа (задание) переходит автоматически на следующий этап согласования и данному этапу

согласования (согласованию руководителя) присваивается статус - «Согласовано по умолчанию».

2.22. Статус «Согласовано по умолчанию» в качестве визы на проектах исходящих документов за подписью Председателя Правления, первых заместителей Председателя Правления и заместителей Председателя Правления, Генерального директора МЭС Урала не принимается. В случае согласования «по умолчанию» инициатор документа обязан разместить сканированную визу руководителя в «Связанных документах» и сделать соответствующую отметку о наличии визы в «Комментариях». Либо отправить документ на повторное согласование.

Решение о подписании писем Генеральным директором, заместителями Генерального директора, директорами ПМЭС, директорами МЭС в случае наличия у согласующих исходящий документ лиц статуса «Согласовано по умолчанию», осуществляется соответствующим директором - подписывающим лицом.

2.23. При необходимости согласующее лицо может направить проект документа на дополнительное согласование в пределах своего функционального Блока управления либо структурного подразделения.

Дополнительное согласование осуществляется в пределах основного срока - восемь рабочих часов² с момента получения задания «Согласование» в АСУД.

2.24. После завершения согласования документ поступает на проверку оформления: за подписью Генерального директора и его заместителей к закреплённым делопроизводителям, работникам ОУД.За подписью руководителя структурного подразделения к делопроизводителю этого структурного подразделения.

Проверяющий оформление проверяет документ, направленный в АСУД, на предмет отсутствия орфографических (пунктуационных) ошибок, соответствия правилам деловой переписки, соответствия заголовка письма содержанию текста документа, соответствия оформления документа установленным выше правилам, а также осуществляет проверку комплектности материалов к документу, проверяет наличие согласования всех согласующих лиц, адресатов, внутренних адресатов. После окончания рецензирования работник передаёт его на подпись.

Документы, оформленные с нарушением правил подготовки и оформления исходящих писем и подписанные руководителями, не регистрируются в АСУД и возвращаются исполнителю на доработку.

2.25. После выполнения в АСУД операций «согласование», «проверка оформления» и «подпись» делопроизводитель регистрирует в АСУД исходящий документ. В случае если документ направляется внешним адресатам (сторонней организации (лицу) документ регистрируется только при наличии подписанного оригинала документа.

2.26. Исходящие письма за подписью Генерального директора, заместителей Генерального директора, директора по поддержанию состояния активов печатаются на бланке МЭС Урала установленного образца.

Исходящие письма за подписью руководителей структурных подразделений печатаются без бланка,

Исходящие письма за подписью руководителей ЦУС печатаются на бланках ЦУС установленного образца.

Использование бланков другой формы запрещено.

Документ, отправляемый только посредством факсимильной связи, может быть исполнен на копии бланка.

Письма за подписью руководителей двух и более организаций оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка.

Письма зарубежным партнерам оформляются на бланках для писем на английском языке и печатаются на английском языке. К такому письму обязательно прикладывается перевод, согласованный руководителем подразделения - исполнителя письма.

Исходящие документы, направляемые в сторонние организации (лицам) - внешним адресатам оформляются на бланке организации.

2.27. Исходящая корреспонденция после регистрации отправляется в сторонние организации инициатором письма, либо делопроизводителем структурного подразделения в день регистрации, а при позднем поступлении на следующий рабочий день до 12-00.

2.28. Датой документа является дата его регистрации.

2.29. Регистрационный исходящий номер документа состоит из индекса организации/делопроизводственного индекса структурного подразделения /порядкового номера.

Пример: М4/1/1.

Дата регистрации - обязательный реквизит документа.

При отправлении исходящему письму автоматически присваивается номер. Присвоенный в АСУД номер является единым для исходящего и входящего документа.

Например: исходящий документ из МЭС Урала в Ю-УПМЭС с присвоенным в АСУД номером М4/П1/1 в Ю-УПМЭС будет учитываться как входящий с номером М4/П1/1.

Запрещена вторичная регистрация документа на бумажном носителе с присвоением документу номера, отличного от номера, присвоенного в АСУД.

2.30. Внутренняя переписка между исполнительным аппаратом ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, ПМЭС, ДЗО Общества ведется в АСУД.

2.31. Повторная рассылка в бумажном виде документов, ранее зарегистрированных и разосланных в АСУД, запрещена.

2.32. Зарегистрированное исходящее письмо отправляется исполнителем внешнему адресату на бумажном носителе. В исключительных случаях при невозможности представления подписанного оригинала документа в режиме реального времени (например, если подписание документа произошло на удаленной территории) исполнитель должен представить делопроизводителю сканированную или факсимильную копию подписанного документа