Раздел I. Основы документирования

1. Структура документа. Состав реквизитов документа. Способы расположения реквизитов. Правила оформления реквизитов. Составление шаблона документа. Требования к оформлению текста документа. Нормативные акты, регулирующие использование и оформление реквизитов в тексте документа.

2. Организационная документация, ее назначение. Виды организационных документов: устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и др. Процедура изготовления организационных документов.

3. Распорядительная (директивная) документация, ее назначение. Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Правила оформления распорядительных документов. Процедура изготовления распорядительных документов.

4. Информационно-справочные документы, их функция. Состав информационно-справочной документации. Акт как документ. Виды актов. Процедура изготовления акта. Протокол как документ. Виды протоколов. Правила оформления протокола. Справка как документ, ее назначение. Порядок составления справок. Правила оформления таблиц и диаграмм в справках (с использованием компьютерных технологий). Докладные и объяснительные записки, заявления по производственным вопросам, правила их изготовления.

Деловая переписка. Деловое письмо как наиболее распространенный вид делового документа. Бланк делового письма, его особенности. Структура основного текста делового письма. Классификации деловых писем. Основные виды деловых писем: письмо-просьба, письмо-отказ, рекламация, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-приглашение, письмо-поздравление и др. Этикет делового письма. Компьютерные шаблоны деловых писем. Мастер делового письма. Компьютерные технологии по изготовлению серийных писем. Современное электронное деловое письмо.

Телеграмма и телефонограмма, случаи их составления и основные требования к оформлению.

Раздел II. Организация работы с документами

1. Понятие документооборота. Принципы документооборота. Основные этапы работы с документами (для входящих, исходящих и внутренних документов). Автоматизированные системы документооборота. Оперограмма документа. Нормативно-методические документы, регулирующие процессы организации работы с документами.

2. Прием корреспонденции. Предварительное рассмотрение документов, сортировка.

3. Регистрация документов. Функции и формы регистрации. Этапы регистрации. Оформление данных, необходимых для регистрации. Особенности компьютерной регистрации.

4. Организация контроля исполнения документов. Функции контроля, его виды. Этапы контроля. Сроки исполнения документов. Оформление данных, касающихся контроля исполнения документов. Ведение контроля с использованием компьютерных технологий. Процедура снятия документа с контроля. Отчеты по результатам контролирующей деятельности.

5. Справочно-информационная работа с документами. Виды информационно-справочных картотек, их назначение. Использование компьютерных технологий в информационно-справочной работе.

6. Система хранения документов. Виды хранения. Особенности текущего хранения документов. Формирование дел. Номенклатура дел как классификационный справочник, ее назначение. Виды номенклатур дел. Правила формирования различных категорий документов в дела.

7. Подготовка документов к последующему хранению. Экспертиза ценности документов. Порядок проведения экспертизы ценности документов. Работа экспертной комиссии. Определение сроков хранения дел. Перечень документов с указанием сроков их хранения. Оформление дел. Обложка дела, ее оформление. Оформление описей дел. Сдача документов в архив. Специфика работы электронных архивов.

примерные контрольные вопросы и задания для самостоятельной работы

1. Нормативно-методические акты, регламентирующие порядок составления документов.

2. Понятие «документ». Свойства, функции документа. Типы документов.

3. Унификация и стандартизация документов. Формуляр документа. Бланк документа, виды бланков.

4. Реквизит «наименование организации – автор документа», требования к нему.

5. Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав, оформление.

6. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

7. Даты в документе, требования к ее оформлению. Дата как составная часть других реквизитов.

8. Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.

9. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Когда и где он проставляется?

10. Порядок согласования документов.

11. Порядок утверждения документов, виды утверждения.

12. Порядок подписания документов.

13. Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.

14. Служебные отметки на документе, их значение и оформление.

15. Резолюция, ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

16. Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.

17. Реквизиты, придающие документу юридическую силу.

18. Требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

19. Требования к составлению и оформлению организационных документов.

20. Требования к составлению и оформлению распорядительных документов.

21. Требования к составлению и оформлению приказов.

22. Требования к составлению и оформлению объяснительных и докладных записок.

23. Требования к составлению и оформлению акта.

24. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем.

25. Требования к составлению и оформлению телеграмм, телефонограмм.

26. Требования к составлению и оформлению протокола.

27. Принципы экспертизы ценности документов. Задачи и порядок проведения экспертизы ценности документов.

28. Характеристика основных нормативно-методических документов, характеризующих процессы организации работы с документами.

29. Понятие документооборота. Определение, характеристики основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.

30. Правила приема и обработки поступающей корреспонденции, их влияние на организацию движения документов. Направление документов на исполнение.

31. Задачи регистрации документов, ее организация. Формы регистрации документов. Состав информации, подлежащей регистрированию.

32. Технология контроля за исполнением документов.

33. Организация справочно-информационной работы учреждений.

34. Проблема обеспечения сохранности документов в организации.

35. Номенклатура дел, ее значение и применение. Виды номенклатуры дел.

36. Формирование дел как технологическая операция. Правила формирования в дела документов отдельных категорий.

37. Экспертные комиссии учреждений, их задачи и порядок работы.

38. Подготовка дел к дальнейшему хранению и использованию. Описание дел постоянного и временного хранения.

39. Виды описей, создаваемых при передаче дел в архив.

40. Справочно-информационные системы «Консультант-Плюс» и «Гарант», их использование в работе с документами.

41. Оформите предложенный документ в соответствии с правилами.

42. Дайте характеристику всех реквизитов предложенного документа.

43. Назовите служебные отметки, помещенные на предложенном документе. Какую функцию они выполняют?

44. Определите вид документа по предложенному фрагменту. По каким признакам вы установили вид документа?

45. Отредактируйте текст предложенного документа.

46. Составьте документ, соответствующий предложенной ситуации.

47. Составьте оперограмму предложенного документа.

48. Произведите все необходимые операции с документом, совершаемые в процессе документооборота (с использованием компьютерных технологий). Назовите лиц, которые должны производить эти операции.

49. Соотнесите нормативно-методические документы с основными этапами работы над документом.

50. Изготовьте серийные письма, соответствующие предложенной ситуации.

51. Изготовьте документ, текст которого должен содержать данные, оформленные в виде таблицы.

52. Изготовьте документ, текст которого должен содержать данные, оформленные в виде диаграммы.

примерная тематика рефератов, курсовых и дипломных работ¹⁶

Рефераты

1. Современная деловая электронная переписка.

2. Англоязычная и русскоязычная традиция в составлении деловых писем (сопоставительный анализ).

3. Эволюция официально-делового стиля русского языка как отражение социально-политических процессов.

4. Система дипломатической документации.

5. Система юридической документации.

6. Специфика современной деловой речи.

курсовые и дипломные работы

1. Рекламное письмо как пограничный речевой жанр официально-делового стиля.

2. Стереотипность современной деловой речи.

3. Документооборот учреждения как процесс коммуникации.

4. Типология коммуникативных неудач в служебной деловой переписке.

5. Речевой портрет современного руководителя.

6. Речевой портрет секретаря-референта.

7. Коммуникативный анализ модели общения «руководитель – подчиненный».

8. Коммуникативная компетенция участников делового общения.

9. Протокол как жанр деловой письменной речи.

10. Способы обыгрывания деловых текстов в художественной литературе.

11. Особенности синтаксиса произведений естественно-деловой письменной речи.

12. Орфография и пунктуация естественно-деловой письменной речи.

13. Семиотика деловой письменной речи.

14. Речевой жанр поздравления в бытовом и деловом дискурсах.

15. Взаимодействие искусственного и естественного начал в текстах естественно-деловой письменной речи.

16. Особенности проявления категории чуждости в деловом общении.

17. Категория определенности / неопределенности в деловом общении.

18. Категория вежливости в деловом письменном общении.

19. Особенности проявления коммуникативной категории «персональность» в деловом письменном общении.

20. Особенности проявления категоричности в деловом письменном общении.

21. Историческая языковая личность в деловой письменной коммуникации.

22. Характер аргументации в современном деловом общении.

23. О характере официальности различных видов деловых писем.

24. Устав организации как документ.

25. Документ на страницах прессы.

26. Особенности структурирования делового текста.

27. Целостность и связанность делового текста.

28. Система обращений в русской деловой письменной речи (диахронный аспект).

29. Конституция как документ.

30. Действие этико-речевых норм в условиях деловой письменной коммуникации.

31. Деловой дискурс пожилого человека (на примере обращений в ЖЭУ).

32. Заявление как речевой жанр.

33. Краткость как одно из основных качеств документа.

34. Концепт слова «документ» в русском языке.

литература

законодательные, нормативно-методические акты

1. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2–ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 № 2–ФКЗ , от 30.06.2003 № 1–ФКЗ).

2. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 № 126–ФЗ и от 11.12.2002 № 165–ФЗ).

3. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 24.12.2002 № 176–ФЗ).

4. Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1–Ф3 «Об электронной цифровой подписи».

5. Федеральный закон Российской Федерации от1 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

6. Федеральный закон Российской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53–ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 08.06.2001).

8. Постановление Правительства Российской Федерации от07декабря1996 г. № 1463 «Об использовании в названиях организаций наименований “Россия”, “Российская Федерация”» (в ред. от 26.07.2004).

9. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

10. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

12. Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

13. Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

14. ГОСТ 17.914-72 «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования».

15. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

16. ГОСТ Р51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 25.12.2002 № 505-ст).

17. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

18. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 / Росархив; ВНИИДАД. – М., 2003.

19. ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.

20. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

21. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД. – М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002.

22. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000 (утвержденный Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.).

23. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М., 2006 (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27.01.2006 № 7418).

24. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

25. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации, утверждено Приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

основная литература

1. Альбрехт Б. В. Архивы коммерческих организаций. – М.: МЦФЭР, 2005.

2. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004.

3. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006.

4. Быкова Т. А., Емышева Е. М., Мосягина О. В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Уч.-методич. пособие. – М.: МИФИ, 1996.

5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.

6. Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2000.

7. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002.

8. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления. (Делопроизводство): Учеб. пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002.

9. Санкина Л. В. Делопроизводство: Практич. пособие. – М.: МЦЭФР, 2002.

10. Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: МЦФЗР, 2005.

11. Составление и оформление служебных документов: Практич. пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 1999.

12. Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. – М.: МЦФЭР, 2004.

журналы

1. Делопроизводство

2. Делопроизводство и документооборот на предприятии

3. Секретарское дело

4. Секретарь-референт

5. Справочник секретаря офис-менеджера

Дополнительная литература¹⁷