2.2.3 Обработка исходящих документов

Общая схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 6.

Проект документа составляется исполнителем, после получения им задания на подготовку того или иного документа от руководителя. Далее он согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись, исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов и резолюций заинтересованных лиц. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

Номер документа;

Дата документа;

Адресат (корреспондент);

Краткое содержание или заголовок;

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

Рисунок 6 – Схема работы с исходящей документацией

При рассылке документа более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

2.2.4 Обработка внутренних документов

Общая схема работы с внутренними документами представлена на рисунке 7.

Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы:

Составление проекта документа;

Согласование;

Проверка правильности оформления;

Подписание документа руководителем;

Регистрация.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание раннее изданных документов и нормативных актов по вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю . Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю.

Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответвленным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответвленному исполнителю все необходимые материалы (сведении, справки и т.п.) в установленные сроки. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессам. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Рисунок 7 – Схема работы с внутренней документацией

Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя о работе.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.п.). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней.