9.6 Комплекс документов по оформлению служебных командировок
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении.
Командирование сотрудников осуществляет администрация. Инициативным документом и основанием приказа о командировании является служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения.
В заголовочной части документа размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении), место для даты и номера. В содержательной части указываются структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (профессия) командируемого сотрудника, место назначения (страна, город, организация), даты начала и окончания командировки, срок пребывания, организация-плательщик, обосновывается необходимость и цель командировки. После утверждения служебного задания руководителем организации оно передается в кадровую службу для оформления приказа и командировочного удостоверения.
По окончании командировки работник заполняет в служебном задании краткий отчет, подписывает его, руководитель подразделения составляет свое краткое заключение о выполнении задания и подписывает его. Служебное задание передается работником в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.
Направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку. Приказ о командировании может быть оформлен на одного или нескольких работников. Для этого разработаны формы Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" и Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".
Рисунок – Документооборот по оформлению служебных командировок
Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам.
Проект приказа о командировании составляет кадровая служба на основании служебного задания.
В тексте приказа указываются фамилия, имя, отчество работника (работников), табельный номер, наименование структурного подразделения, в котором он (они) работает, и должность (профессия), цель, сроки и место командировки (с указанием страны, города, организации). В унифицированной форме предусмотрено место для проставления источников оплаты командировки. Проект приказа визируется у заинтересованных лиц, после чего его подписывает руководитель организации. Приказ объявляют работникам под расписку.
Приказ оформляется не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основе приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.
Командировочное удостоверениезаполняется на основании служебного задания и приказа. В удостоверении указываются фамилия, имя, отчество, профессия (должность), структурное подразделение, место назначения и цель командировки, ее продолжительность в календарных днях с указанием дат отъезда и возвращения. Командировочное удостоверение действительно при предъявлении паспорта работника.
Удостоверение подписывает руководитель организации, после чего сотрудником, ответственным за командировки, в нем проставляется отметка о выбытии в командировку, которая заверяется печатью.
В командировочном удостоверении предусмотрены несколько одинаковых отметок, где проставляется дата прибытия в место командировки и дата выбытия из места командировки.
Первая отметка о выбытии работника заполняется в организации, которая его командирует, далее заполняется отметка о прибытии и выбытии работника из пункта назначения, если работник командирован в разные населенные пункты или разные организации, отметки о дне прибытия и выбытия делаются в каждом из них.
Каждая отметка заверяется печатью соответствующей организации. По возвращении работника из командировки по этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке.