8.3 Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата

За время трудовой деятельности работника в записях его трудовой книжки могут быть обнаружены пропущенные или неверно сделанные записи.

В трудовую книжку могут вноситься изменения в случаях:

• если меняется наименование организации, в которой трудится работник;

• при обнаружении неправильной, неточной записи;

• при восстановлении работника на работе по решению суда.

Исправления должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были сделаны и в соответствии с Инструкцией. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправления производятся на основании других докумен­тов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Документы-основания для изменения записей в трудовую книжку выдаются кадровой службой, если их подлинники находятся у нее на текущем хранении и не переданы в архив организации или государственный архив. Если они хра­нятся в архиве, их выдают работники архива.

Документы-основания выдаются только по письменным обра­щениям граждан и письмам организаций. Они могут быть выданы как самому гражданину, так и доверенному лицу гражданина, если последний находится на иждивении или под опекой.

Кадровая служба выдает справки в качестве документов - ос­нований внесения изменений и дополнений в трудовую книжку, а также записей в дубликат трудовой книжки. В некоторых случаях к ним прилагаются копии документов или выписки из них, под­тверждающие сведения, приведенные в справках. Тогда в справке оформляется реквизит "Приложение".

Справка- письменное сообщение, официально заверенное руководством организации, о том, какие конкретные сведения, в каких документах имеются по существу вопроса, поставленного гражданином.

Если документы находятся на хранении в архиве организации, обращение гражданина передается на исполнение его сотрудникам. Ответы по запросам архив представляет в форме архив­ной справки, архивной копии, архивной выписки.

Архивная справка - документ, содержащий архивную инфор­мацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных до­кументов, на основании которых она составлена.

Архивная копия- документ, воспроизводящий текст или изо­бражение архивного документа, с указанием его поисковых дан­ных.

Архивная выписка- документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определен­ному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архив организации не вправе отказать гражданину в доступе к документам, содержащим требования о нем. Более того, он пре­доставляет эту информацию бесплатно. Отказ гражданину в дос­тупе к документам о нем может быть обжалован в суде.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.

Иногородним гражданам справки высылаются по почте про­стым письмом, а подлинные личные документы - ценным письмом с уведомлением.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ве­дется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш в трудовую книжку без трудовой книжки считается недействительным.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указыва­ется серия и номер вкладыша. Если вшивается следующий вкла­дыш, делается такая же запись.

Дубликат трудовой книжки выдается в трех случаях:

• если по вине владельца трудовой книжки она утрачена или пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;

• при наличии в ней записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными, в т. ч. в свя­зи с незаконным привлечением к уголовной ответственности;

• в случае массовой утраты трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных обстоятельств.

В первом случае работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает ему дубликат трудовой книж­ки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Во втором случае работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книж­ки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Подлинник в обоих случаях оформляется в установленном по­рядке и возвращается его владельцу, конечно, если в первом случае он не утрачен, а пришел в негодность. На подлиннике трудовой книжки проставляют надпись: "Взамен выдан дубликат, его серия и номер".