Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии

Опыт – то, благодаря чему вы вместо старых ошибок делаете новые

ЗаконыМерфи

6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета

Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подкреплены оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Однако применение компьютеров не исключает соблюдения уста­новленных правил составления и оформления документов.

Большинство бухгалтерских документов составляется на бланках строгой отчетности. Так как первичные документы вы­полняются, как правило, на трафаретных бланках, при их состав­лении лишь вписывается изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. В первичных документах она пред­ставляется как в виде текста, так и в цифровой форме. Записи производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи средств механизации: Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.

Бухгалтерские документы проходят такие же этапы обработ­ки, что и все другие документы организации.

Вся документация бухгалтерии, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

В процессе обработки и движения бухгалтерских документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка документов;

их предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

исполнение документов;

отправка.

Бухгалтерские документы могут быть получены по почте, при­няты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, дос­тавлены курьером. Использование электронной почты повышает надежность доставки и сокращает время на передачу информации.

В случае получения по почте просроченного бухгалтерского документа составляется акт о дне его получения. Акт подписы­вается двумя сотрудниками организации и работником почты.

На всех поступивших бухгалтерских документах должна быть проставлена отметка о получении.

При централизованном получении бухгалтерских документов они сразу передаются в бухгалтерию, где и происходит их реги­страция. При поступлении документа на нем проставляется от­метка, содержащая сокращенное название организации, куда по­ступил документ, дату получения и входящий порядковый номер.

Если документ вводится в память машины, то на полученном документе делается об этом специальная отметка, которая необ­ходима для автоматического поиска и контроля информации, а также исключения повторного введения в память машины дан­ных о документе. Эта отметка включает имя файла, код опера­тора, вводившего данные о документе, дату ввода, количество страниц и другие поисковые данные. В соответствии с Положе­нием о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, прошедшие обработку на ЭВМ, должны иметь отметку в виде оттиска штампа контролера, ответственно­го за этот процесс.

Кроме внешних документов в бухгалтерию также поступают документы из подразделений организации. Своевременное пред­ставление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.

Внутренние бухгалтерские документы — это документы, кото­рые создаются в бухгалтерии (приходно-расходные ордера, ве­домости, сводные бухгалтерские документы и др.)

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, проходят проверку на правильность офор­мления и законность документируемых операций. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам со­вершения операций (в хронологическом порядке) и накаплива­ются в учетных регистрах.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематиза­ции и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского уче­та и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах) и на каточках. Операции записываются в регистры по мере их проведения и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами организации через канцелярию (экспедицию) или секретаря-референта. Бухгалте­рия может и сама передавать свои документы при наличии элек­тронной почты или факса.

При отправлении необходимо проверить правильность офор­мления документа: наличие подписи, даты, заголовка, всех стра­ниц в документе и указанных приложений, правильность адре­сования. Соблюдение норм оформления документов обеспечи­вает их юридическую силу.

Первичные учетные документы должны содержать следую­щую обязательную информацию:

наименование документа;

дату его составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформления;

подписи указанных лиц.

В организациях и учреждениях все бухгалтерские документы, служащие основанием для приема и выдачи товарно-материаль­ных ценностей и денежных средств, а также для выполнения расчетных, кредитных и иных аналогичных обязательств, подпи­сываются руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем. Указанные докумен­ты без подписи главного бухгалтера считаются недействительны­ми и к исполнению не принимаются. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.