3.3 Язык управленческих документов

Для успешного управления и выработки правильных и своевременных решений управляющая информация должна быть полной, доступной, оперативной и до­стоверной (рисунок 6).

Составляя разнообразные документы, вы должны позаботиться о соблюдении этих требований.

Вопросы, решаемые при помощи управленческих документов, ограничены фун­кциями учреждения, предприятия или организации. Их круг достаточно стаби­лен. Ограниченная тематика и однотипные повторяющиеся управленческие си­туации приводят к тому, что при составлении управленческих документов используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления.

Рисунок 6 – Свойства управленческой информации

Стиль- это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения , и хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность, но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Особенности официально-делового стиля:

специфики построения предложений;

ограниченное употребление глаголов в личной форме;

краткость и компактность изложения официального материала, употребление сокращений;

оформление дат и чисел в документах;

употребление специальной терминологии;

точность и определенность формулировок.

Рассмотрим подробнее эти требования.

Специфика построения предложений.

При составлении деловых документов принято использовать простые распрост­раненные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме “Обоснование” - “Действие” - “Объект”.

Примеры:

В связи с эпидемией гриппа (обоснование)приказываю отменить(действие)занятия в школе(объект) со02.03.2004 г. по 09.03.2004 г.

Вследствие финансовых трудностей (обоснование)вынуждены прекратить поддержку(действие)кан­дидата в депутаты(объект).

Двусоставные предложения (с подлежащим и сказуемым) могут строиться по одной из двух схем: “Обоснование” - “Субъект действия” - “Действие” или “Субъект действия” - “Обоснование” - “Действие”.

Примеры:

В соответствии с Вашим ходатайством (обоснование)администрация(субъект-подлежащее)сочла возможным выделить(действие-сказуемое)Вам материальную помощь в размере месячного оклада. Сэкономленные средства(субъект-подлежащее),в соответствии с решением совета директоров(обоснование),будут распределены(действие-сказуеное)между акционерами.

Для выражения действия в деловой речи и документах часто вместо глагола ис­пользуются конструкции из глагола и отглагольного существительного. Таким образом, в документе искусственно фиксируется действие и объект этого действия.

Примеры:

Приказываю произвести перерасчетзаработной платы.

(Глагол “перерассчитать”заменен словосочетанием“произвести перерасчета (глагол+отглагольное существительное).)

Прошу оказать содействиеслужбам безопасности.

Приглашаем принять участиев обсуждении устава.

В документах часто используются сложноподчиненные предложения. В таких предложениях, как правило, главное предложение располагается перед второсте­пенным, например:

Мы надеемся, что руководство Вашей фирмы с пониманием отнесется к возникшим у нас обстоятельствам. Заблаговременно предупреждаем, что в случае неуплаты электроэнергия будет отключена.

В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вме­сто привычного “потому что” используются союзы “так как”, “в силу того, что”, “вследствие того, что” и т. п.

Употребление глаголов в личной форме.

Как уже говорилось выше, деловому общению свойственен безличный характер. Поэтому в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и вто­рого лица. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются в распорядительных документах, подписываемых директором (“приказываю”, “разрешаю”),и в личных документах — заявлениях, расписках и т. п.

В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными. Напри­мер вместо “мы уведомляем”пишется“администрация предприятия уведомляет”, вместо“вы должны ответить”следует написать“комитет должен дать ответ”и т. п.

Краткость и компактность изложения официального материала, употребление сокращений.

В различных документах, в целях ограничения их размеров, применяются разно­образные сокращения. Их можно разделить на две большие группы: графические и аббревиатуры.

Графическими сокращенияминазываются применяемые в документах сокращен­ные (укороченные) обозначения слов и единиц измерения. В документах допускается использовать только общепринятые графические со­кращения. Такие сокращения перечислены в государственных стандартах, словарях и справочни­ках по делопроизводству. Некоторые из них представлены в таблице 1.

Таблица 4 – Графические сокращения

Сокращение	Полное написание и чтение	Сокращение	Полное написание и чтение
А	ампер	пос.	поселок
атм	атмосфера	пр.	прочее
г	грамм	р., руб.	рубль
г. (при названии)	город	рис.	рисунок
г., гг. (при цифрах)	год, годы	р-н (при названии)	район
га	гектар	с	секунда
гр-н	гражданин	с. (при названии)	село
д.	дом	см	сантиметр
ж.д.	железнодорожный	см.	смотри
и т.д.	и так далее	т	тонна
и т.п.	и тому подобное	т.е.	то есть
к., коп	копейка	т.е.	то есть
кг	килограмм	тыс.	тысяча
м	метр	тыс.	тысяча
мм	миллиметр	ц	центнер

Аббревиатурыили, как их еще называют,лексические сокращения,существуют как самостоятельные слова, поэтому в устной речи произносятся в сокращенном виде. Все разнообразие аббревиатур можно разделить на несколько групп (табл. 3.4).

Употребление специальной терминологии. Точность и определенность формулировок.

Терминология в сфере административного управления складывалась в течение десятилетий. Терминомназывается слово или устойчивое словосочетание с чет­ко определенным значением, употребляемое в различных областях деятельности человека. Существует как общепринятая в управлении терминология, так и от­раслевая — отражающая содержание той специальной области, которой посвящен документ.

Таблица 5 - Виды аббревиатур

Название	Описание	Пример
Инициальные	Состоят из начальных букв или звуков	МЧС, ГОСТ, ВУЗ, АЭС, СМИ
Слоговые	Состоят из слогов, слов и их частей	Ленгаз, Мосторг, главбух, хозрасчет, комбат, командарм
Усеченные	Представляют собой части слов	зам., зав., пом.
Смешанного типа	при составлении используются и инициалы, и слоги, и части слов	ВНИИатоммаш, СПбэнергосбыт

Использование в документе терминов может привести к трудностям, вызванным незнанием их значений или неправильной трактовкой, поэтому употребление терминов регламентируется стандартами. На практике при составлении докумен­та используются специальные терминологические словари, раскрывающие содер­жание терминов. Их могут использовать как авторы документа, так и адресаты в случае возникновения сомнений.

Отбор терминов предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к различным ошибкам, не допустимыми в официальных документах.

Деловые письма и документы, от чьего бы лица они ни были составлены, представляют организацию в целом. Внешний вид документа, безупречный стиль и язык, отсутствие ошибок, — все это производит впечатле­ние и на конкурентов и на партнеров. Писать неграмотно недопустимо. Выста­вить свою неграмотность напоказ, допустив ее при оформлении документа, — недопустимо вдвойне, так как этим вы ставите под сомнение серьезность и бла­гополучие фирмы, которую представляете.

Разработчики современных текстовых процессоров позаботились об управляю­щем контингенте, который использует компьютеры для создания документов. Они снабдили текстовые редакторы функциями проверки документов на нали­чие орфографических и синтаксических ошибок. Составителю документа следу­ет, просмотрев документ, заострить свое внимание на подчеркнутых местах и либо заменить неправильно написанное слово, выбрав один из предложенных вариантов, либо, последовав совету “электронного учителя”, изменить структу­ру предложения. Но, конечно, ни одна компьютерная программа не может отследить все ошибки.

Оформление дат и чисел в документах.

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений ре­комендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992-1993 годах; в пер­вом полугодии 1991 г.,но: вIквартале 1993 г.¹

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Но­вый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числи­тельное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифра­ми, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые чис­лительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без на­ращения: рабочие IIIразряда,IIочередь строительства, специа­листIкатегории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной ты­сячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного чис­ла: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомоби­лей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месяч­ный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений ве­личин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного назва­ния, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак ми­нус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и про­цента без цифр.

Вопросы к главе

1. Что такое реквизит. Перечислите обязательные реквизиты документов.

2. Что такое бланк документа. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов. Какие размеры полей должны иметь бланки документов.

3. В каких случаях применяются бланки форматов А3 и А6. Каковы преимущества бланка с угловым расположением реквизитов.

4. Что такое реквизит? Перечислите правила размещения реквизитов в документах и требования, предъявляемые к бланкам документов.

5. Перечислите обязательные реквизиты документа и дайте им краткую характеристику.

6. Что такое юридическая сила документа. Реквизиты, подтверждающие юридическую силу документа. Виды копий документов.

7. Перечислите документы, на которых ставиться гербовая печать.

8. Что такое стиль? Расскажите о специфике построения предложений, употребления глаголов в личной форме.

9. Расскажите о порядке использования аббревиатур и сокращений, а также оформлении дат и чисел в документах.