2.3 Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив

2.3.1 Номенклатура и формирование дел организации

Систематизация исполненных документов и формирование дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.

Дело- совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правила.

Номенклатура дел- систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование дела начинается с начала года. Для всех наванных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой строки — название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре. После этого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».

Термин «дело», как правило, применяется в заголовках судеб­ных, следственных, личных (персональных), арбитражных и дру­гих дел, в которых документы связаны последовательным веде­нием делопроизводства по одному конкретному вопросу, напри­мер: «Личное дело Иванова Ивана Ивановича».

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, не связанные последовательным ведением де­лопроизводства, или документы, служащие приложением к ка­кому-либо другому документу, то в заголовке пишется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются назва­ния документов, из которых формируется дело, например: «До­кументы о строительстве нового учебного корпуса института (ут­вержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)».

Если в деле сгруппированы однотипные документы, то наи­менование их вида в заголовке дела может указываться в единственном или множественном числе, например: «Журнал учета выдачи академических справок» или «Протоколы заседаний ка­федры...». При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке, например: «Протоколы и стенограм­мы заседаний Ученого совета...».

Документы могут группироваться в дела по следующим при­знакам: номинальному, предметно-вопросному, авторскому, корреспондентскому, географическому, хронологическому.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит их принадлежность к одному и тому же виду, например: «Приказы, протоколы, справки, акты и т.п.»

При формировании документов в дело по предметно-вопрос­ному признаку за основу берут их содержание, например: «До­кументы по вопросам повышения качества продукции (реклама­ции, докладные записки, справки, акты)».

Авторский признак предполагает группировку в дело докумен­тов одного автора, например: «Протоколы производственных совещаний завода «Коммунар» за 2002 год».

Корреспондентский признак используется при группировке документов, связанных с перепиской. В заголовке указываетсякорреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса, например: «Переписка со средними про­фессиональными учебными заведениями по совместной подготов­ке специалистов».

При группировке в одно дело документов нескольких коррес­пондентов используется географический признак, например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

Хронологический признак применяется при группировке до­кументов за какой-либо определенный период, например: «Квар­тальные отчеты о научно-исследовательской работе преподава­телей института».

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы, не ука­занные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным но­мером.

Документы находятся в деле только в одном экземпляре.

Одним из важнейших требований, которые должны выполняться при формировании дел, является группировка в отдельные дела документов, предназначенных для постоянного и временного хранения.

Документы постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированы в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются на основе специальных пе­речней типовых и ведомственных документов. Сроки, утверж­денные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спе­цификой деятельности отдельных организаций. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнем, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения на основе материалов, представленных ведомствен­ным архивом и ЭК организации.

Документы в деле должны располагаться в определенном по­рядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, затем в хронологической последовательнос­ти идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по его окончании (например, личные дела).

Приложения к документам, независимо от даты их утвержде­ния или составления, присоединяются к соответствующим до­кументам.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине, не превышающей 4 см. При большом объеме документов, относя­щихся к одному делу, проводят его деление на тома, части. Ог­раничений на минимальный объем дел не существует.