9.5 Комплекс документов по оформлению аттестации работников

Под аттестацией понимается про­цедура определения соответствия работников зани­маемой должности. Как правило, аттестация предус­матривает оценку сотрудника непосредственным и вышестоящими руководителями. В ходе проведения аттестации принимается решение о продвижении работника по службе и оплате труда.

Аттестация проводится в соответствии с Основ­ными положениями о порядке проведения аттеста­ции служащих учреждений, организаций и предпри­ятий, находящихся на бюджетном финансировании, утвержденными постановлением Минтруда России № 27 и Мин­юста России № 8/196 от 23 октября 1992 г. на осно­ве которых разрабатываются отраслевые положения и приказы министерств и ведомств, определяющих специфику и сроки проведения аттестации на пред­приятиях и в организациях конкретных отраслей, устанавливаются конкретные количественные и качественные характеристики по каждому из пока­зателей, учитываемых при оценке деловых качеств аттестуемых работников.

Аттестации подлежат все категории служащих – руководители, специалисты и технические исполни­тели, состоящие в штате организации, кроме лиц, про­ходящих аттестацию в комиссиях, специально созда­ваемых вышестоящими органами по подчиненности.

• организацию разъяснительной работы о целях и порядке проведения аттестации.

Рисунок - Документооборот по оформлению аттестации работников

Подготовка к проведению аттестации организует­ся администрацией организации при активном учас­тии руководителей структурных подразделений, проф­союзной организации и включает осуществление сле­дующих мероприятий:

• обеспечение подготовки необходимых докумен­тов на аттестуемых;

• разработку графиков проведения аттестации;

• определение состава аттестационных комиссий;

Для проведения аттестации должна быть утверж­дена приказом руководителя аттестационная комис­сия. В состав комиссии, как правило, включают пред­седателя (обычно, заместителя руководителя органи­зации), секретаря и членов комиссии (руководителей подразделений, высококвалифицированных специа­листов). При проведении аттестации, которая может служить основанием для увольнения работников, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается член комиссии от соответствующего выборного профсоюзного органа. В крупных организациях создается несколько аттес­тационных комиссий, обладающих одинаковыми пра­вами.

По поручению руководителя организации, согла­сованному с выборным профсоюзным органом, про­ектприказа о создании аттестационной комиссиии проведении аттестации готовит секретарь будущей ко­миссии (как правило, это работник или юридической службы, или службы кадров).

Приказ о проведении аттестации составляется в текстовой форме, как правило, на бланке приказов. В заголовочной части документа размещаются наи­менование организации, ее код по ОКПО, наимено­вание вида документа (приказ), место для даты и но­мера, место издания документа. К приказу обязательно составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?": "О проведении аттестации и создании атте­стационной комиссии".

Текст приказа состоит из двух частей: констати­рующей (или вводной) и распорядительной. В пер­вой части излагается цель издания приказа, например установление соответствия работников организации занимаемым должностям, или ссылка на документ вы­шестоящей организации, послуживший основанием для издания приказа (включая его дату, номер и название).

Распорядительная часть отделяется от констати­рующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печата­ется прописными буквами на отдельной строке от левого поля. Распорядительная часть содержит пред­писываемые действия. Распорядительная часть обычно делится на пункты, каждое распорядительное действие нумеруется арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт начинается с указания действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме (создать комис- сию, разработать график проведения аттестации, под­готовить представления на аттестуемых и др.).

Приказ визируют руководители подразделений, председатель и члены аттестационной комиссии, за­местители руководителя организации, руководитель выборного профсоюзного органа, руководитель юри­дической службы (юрисконсульт). Приказ подписы­вает руководитель организации. Копии приказа рас­сылаются всем руководящим должностным лицам и структурным подразделениям.

В графике проведения аттестацииуказываются на­именование подразделения, в котором работает аттес­туемый, его фамилия, должность, даты проведения аттестации и представления в аттестационную комис­сию необходимых документов, а также должности и фамилии работников, ответственных за их подготовку. График утверждается руководителем организации по согласованию с выборным профсоюзным органом и доводится до сведения аттестуемых работников.

График визируется руководителями подразделе­ний, подписывается председателем аттестационной комиссии.

Аттестационная комиссия на своих заседаниях рас­сматривает представление, заслушивает аттестуемого и руководителя подразделения, в котором он работа­ет. Обсуждение работы аттестуемого должно прохо­дить в обстановке требовательности, объективности и доброжелательности, исключающей проявление субъективизма.

Аттестация и голосование проводятся при учас­тии в заседании не менее двух третей состава аттес­тационной комиссии. Результаты голосования опре­деляются большинством голосов. При равенстве го­лосов аттестуемый работник признается соответству­ющим определенной должности и разряду оплаты труда. Результаты аттестации необходимо сообщить работнику после голосования.

В случае аттестации работника, являющегося чле­ном аттестационной комиссии, аттестуемый в голо­совании не должен участвовать.

Не позднее чем за две недели до начала аттестации на каждого работника должно быть подготовлено заключение (представление, отзыв) о работе. Этот документ составляет непосредственный руководитель аттестуемого. Заключение содержит всестороннюю оценку соответствия работника квалификационным требованиям, предъявляемым по должности к его про­фессиональной компетентности, отношения к работе и качества выполнения должностных обязанностей, а также сведения о результатах работы за прошедший период. Документ не унифицирован, поэтому пишет­ся в произвольной форме, подписывается и датиру­ется руководителем структурного подразделения. Аттестуемый работник должен быть заранее, не ме­нее чем за две недели до аттестации, ознакомлен с документом, который после этого передается в аттес­тационную комиссию.

Заключение печатается в двух экземплярах, один экземпляр помещается в дело аттестационной комис­сии, второй экземпляр — в личное дело работника вместе с аттестационным листом.

Заседание аттестационной комиссии оформляет­ся протоколом.

Общие правила оформления протокола сводятся к следующему.

Протоколы оформляются на бланках или на обычных листах бумаги и содержат следующие рек­визиты: в заголовочной части документа размеща­ются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (протокол), место для даты и номера, место издания документа. К прото­колу обязательно составляется заголовок, отвечаю­щий на вопрос "Чего?": "Аттестационной комис­сии". Протоколы нумеруются с первой даты заседания арабскими цифрами. Дата протокола — дата проведения заседания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указывается состав комиссии и приглашенных. Ин­формация разделяется словами "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ", "ПРИГЛА­ШЕННЫЕ", которые печатаются прописными бук­вами от нулевого положения табулятора (без абза­ца). Через дефис (тире) против каждого слова пе­чатаются инициалы и фамилии (в именительном падеже) председателя, секретаря, членов комиссии и приглашенных на аттестацию работников и ру­ководителей структурных подразделений.

Далее в протоколе печатается повестка дня. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатаются прописными буква­ми от нулевого положения табулятора (без абзаца), после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня формулируют в именительном падеже, нумеруют араб­скими цифрами, по каждому вопросу указываются должность, инициалы и фамилия аттестуемого работ­ника.

Основная часть протокола будет содержать изло­жение отзыва (заключения, представления), ответы ат­тестуемого работника и руководителя подразделения, в котором он работает, на вопросы и результат аттес­тации. Запись обсуждения каждого пункта повестки дня излагается по схеме: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИ­ЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ". Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня. В разделе "ПО­СТАНОВИЛИ" отражают решения, принятые на за­седании. В протоколе аттестационной комиссии дол­жна быть оценка деятельности работника и реко­мендации комиссии (о повышении или понижении в должности, включении в резерв на выдвижение, о повышении или снижении квалификационного раз­ряда и др.).

Решения аттестационной комиссии принимаются в отсутствие аттестуемого открытым голосованием, ре­зультаты которого отражаются в протоколе. Отражение в протоколе аттестационной комиссии недостаточной квалификации работника, может стать основанием расторжения трудового договора по ини­циативе работодателя.

Протокол подписывают председатель, секретарь и члены аттестационной комиссии.

Как правило, для придания юридической силы протоколу достаточно соблюдения перечисленных правил оформления. Однако в ряде случаев, специ­ально установленных законодательными или нор­мативными актами, протокол заверяется печатью. К таким протоколам относится, например, протокол комиссии по трудовым спорам, в соответствии с Тру­довым кодексом его подписывает председатель ко­миссии, подпись удостоверяется печатью комиссии.

Аттестационный листявляется документом, содержащим результаты аттестации (оценку и рекомендации). Форма аттестационного листа не унифицирована и может разрабатываться организациями самостоятельно. Аттестационный лист составляется в одном экземпляре, его подпи­сывают председатель, секретарь и члены аттестаци­онной комиссии, принявшие участие в голосовании. С аттестационным листом знакомится аттестуемый работник.

Аттестационный лист и отзыв (представление) на работника, прошедшего аттестацию, кадровая служба хранит в личном деле.

В месячный срок со дня аттестации руководитель организации издает приказ об утверждении итогов аттестации.

Результаты аттестации после их утверждения приказом руководителя вносятся в трудовую книжку работника с указанием разряда оплаты труда по ETC. Понятие служебной командиров­ки включено в Трудовой кодекс РФ. Служебной ко­мандировкой считается поездка работника по рас­поряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места по­стоянной работы. Оформление командировок осу­ществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного при­казов о командировании, командировочного удос­товерения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении.