1.1 Основные понятия и определения

Профессия современного руководителя является многоплановой. В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90 % своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того, некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г. Минцберг, представляют руководителя как систему обработки информации. Управление имеет информационную природу, и особенно в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить себе какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.

Программа подготовки специалистов включает в себя сложную систему обще профессиональных и специальных дисциплин. Необходимой составной частью современного менеджмента является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Это связано с тем, что любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей. Более того, все фазы управленческой деятельностисвязаны с составлением соответствующих документов. Например,планирование– с разработкой различных планов, в том числе бизнес-планов, технико-экономического обоснования и т.д.,учет– с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации,контроль– со сбором сведений в письменном виде и т.д.

Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, может ухудшиться и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четной организации поиска, хранения и использования документов.

Предлагаемый учебный курс направлен на освоение основных принципов документооборота на предприятии, в том числе призван помочь овладеть необходимым инструментарием компьютерных технологий для эффективной организации работы с документами.

В любой сфере деятельности существую базовые, ключевые понятия, которые являются основой ее осуществления. Такими понятиями изучаемого курса являются документ, документооборот, делопроизводство, документирование, документоведение.

Документ— зафиксированная на материаль­ном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фото­графия, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Документооборотомстандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Делопроизводство— отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документации осуществляются при помощи компьютеров. Повсеместно осуществляется переход на компьютерные технологии работы с документами.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности.

Документационное обеспечение управления- охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

Главная цель делопроизводства— информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Основные задачи делопроизводствавытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Документирование— это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Документоведение– научная дисциплина, предметом которой служит развитие способов документирования и носителей информации.