7.2 Личное дело сотрудника

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда гражданин поступает на работу впервые или заключает трудовой договор о работе на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Схема оформления нового сотрудника представлена на рисунке. В отдельных случаях с учетом специфики работы, настоящим Кодексом, или иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

При заключении договора (контракта) на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом уполномоченное заключить договор (контракт) лицо обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами, Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства РФ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Трудовая книжка установленного образца является основным

Гражданин, поступающий на государственную службу, обязан представить, кроме того, справку из органов государственной налоговой службы о пред­ставлении сведений об имущественном положении и медицинское заключение о состоянии здоровья .

Директор

Пакет документов, необходимых при оформлении нового работника (трудовой договор, приказ о приеме сотрудника на работу и т.д.)

ЮРИСТ: проверка и визирование оформляемых документов (трудовой договор, договор о материальной ответственности и т.п.)

СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА:

• оформление трудового договора

• подготовка приказа о приеме на работу

• ознакомление сотрудника с внутренними документами (должностные инструкции, привила внутреннего распорядка и др.)

• заполнение трудовой книжки, личной карточки работника и прочих документов

• постановка на воинский учет

БУХГАЛТЕРИЯ: заключение типового договора о полной материальной ответственности с материально ответственным лицом

СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ:

• собеседование на предмет профессиональной пригодности;

• визирование трудового договора

Рисунок схема оформления нового работника

При поступлении сотрудника на работу, на него заводиться личное дело.

Личное дело– совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

Личное дело, в отличие от других делопроизводственных дел, ведется не в течение года, а в продолжение всего срока работы работника в одной организации. Оно, как было указано выше, оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Состав документов личного дела работника не регламентирован общероссийскими нормативными актами. Общепринятым считается следующий состав и порядок расположения документов в личном деле:

• внутренняя опись документов дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

• личный листок по учету кадров (анкета);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

• характеристика или рекомендательные письма;

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор (контракт);

• копия приказа о приеме на работу (выписка из приказа).

В личное дело при его формировании могут включаться и другие виды документов:

• список научных трудов, патентов и изобретений;

• выписка из протокола заседания совета образовательного или научного учреждения (для научных сотрудников, преподавателей ВУЗов);

• удостоверение о направлении на работу (для молодых специалистов);

• выписка из протокола совета трудового коллектива (для руководителей, которые избирались трудовым коллективом).

В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы:

• подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельство о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей и т.п.);

• характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и т.п.).

Рассмотрим отдельные документы входящие в состав личного дела, которые не являются унифицированными формами.

Внутренняя опись документов, имеющихся в лич­ном деле, является первым документом дела и содер­жит сведения о наименовании, количестве и нумера­ции листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются от­дельно.

Первоначально во внутреннюю опись вносят те документы, которые отложились при приеме на ра­боту, затем, по мере изменений или дополнений пер­сональных данных работника, сведений о должности и др., работник кадровой службы подшивает в лич­ное дело соответствующие документы, отмечая каж­дый их них в описи.

Внутренняя опись подписыва­ется ее составителем с указанием должности, расшиф­ровки подписи и даты составления описи.

Личное заявление работника о приеме на работу пишется обычно от руки в произвольной форме. Распространена практика использования для заявлений трафаретной формы. В заявлении ука­зывается адресат (должность, инициалы, фамилия ру­ководителя организации), автор (инициалы, фамилия работника, его паспортные данные, адрес прожива­ния, номер телефона), наименование документа (за­явление), дата, текст (в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять его на работу), подпись. На заявле­нии обычно оформляется виза руководителя струк­турного подразделения и руководителя кадровой службы, после чего оно передается руководителю орга­низации для оформления резолюции.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно – биографического характера о работнике. Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка дают­ся в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Сведе­ния о фамилии, имени, отчестве, дате и месте рожде­ния должны соответствовать сведениям паспорта (удостоверения личности). Сведения об образовании за­полняются на основании диплома (удостоверения, сви­детельства) с указанием названия учебного заведения, продолжительности обучения, полученной специаль­ности. Ответы на вопросы о наличии ученых степеней, званий даются на основании документов Высшей ат­тестационной комиссии, об изобретениях — на осно­вании патентов. Сведения о работе с начала трудовой деятельности должны соответствовать записям в тру­довой книжке с указанием полных лет и месяцев ра­боты, названия организации, ее местонахождения, занимаемой должности. Пункт об отношении к воин­ской обязанности заполняется на основании военно­го билета.

Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляет дату заполнения и сдает на про­верку инспектору кадровой службы вместе с фото­графией 4x6 см. Инспектор обязан проверить соот­ветствие заполненного личного листка представлен­ным документам, после чего в него вклеивается фо­тография.

Личный листок по учету кадров хранится в лич­ном деле работника.

Такую же функцию, как и личный листок по учету кадров, выполняет анкета — документ, содержащий расширенные анкетно-биографические данные работ­ника с перечислением не только родственников, проживающих вместе с работником, но и всех близ­ких родственников (жена (муж), отец, мать, взрослые братья и сестры, взрослые дети) с указанием степени родства, фамилии, имени и отчества, года и места их рождения, места работы и должности, местожитель­ства, а также девичьей фамилии жены, сведений о бывших женах (мужьях), если ранее гражданин состоял в браке. В анкете указываются и паспортные данные. Кроме того, анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела кадров с рас­пиской в том, что "фотокарточка и данные о трудо­вой деятельности, учебе соответствуют документам, удостоверяющим личность", которая заверяется пе­чатью организации.

Ряд специалистов считает целесообразным само­стоятельную разработку кадровой службой современ­ных анкет. При этом следует помнить, что работода­тель не имеет права получать и обрабатывать персо­нальные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, а так­же о членстве работника в общественных объедине­ниях или его профсоюзной деятельности. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых от­ношений, работодатель вправе получать и обрабатывать дан­ные о частной жизни работника только с его пись­менного согласия .

Резюме — не унифицированный и не имеющий правовой поддержки документ, получивший распро­странение в нашей стране в 1990-е гг. Первоначально резюме использовали только представительства или филиалы действующих в России иностранных фирм. Позднее резюме стало документом, широко приме­няемым в практике работы российских рекрутинго-вых фирм и кадровых агентств для сбора первона­чальной информации претендентов на трудоустрой­ство. Кадровые службы и службы управления персо­налом отечественных коммерческих структур также широко используют этот документ при проведении первоначального отбора кандидатов на вакантные должности.

Резюме по сути дела представляет собой разно­видность анкеты и содержит краткие сведения биографического характера, сообщаемые работником о себе. Чаще всего работник самостоятельно состав­ляет и рассылает резюме при поиске работы. Струк­тура резюме уже сложилась. Как правило, оно содер­жит следующие разделы:

• название вида документа;

• дату заполнения;

• персональные данные (фамилия, имя, отчество, должность и почтовый адрес претендента, теле­фон, семейное положение);

• цель трудоустройства (с указанием должности или вида работы, на которую претендует соста­витель резюме);

• образование;

• опыт работы;

• дополнительные сведения;

• рекомендации (с указанием должностей, орга­низаций, фамилий и телефонов).

Характерной особенностью резюме является за­полнение сведений об образовании и опыте работы. Они записываются в обратной хронологической пос­ледовательности — начиная не с первого места учебы (работы), а с последнего. При этом следует полнос­тью указывать названия учебных заведений и орга­низаций, в которых ранее работал (или в настоящее время работает) автор резюме. Поскольку кадровые службы всегда интересует причина, по которой меня­ется место работы, в разделе следует это отразить, уместно дать не только указание должности, но и должностных обязанностей. Для многих это особен­но важно, так как при одинаковых названиях долж­ности (секретарь, инспектор и др.) обязанности су­щественно отличаются по содержанию: например сек­ретари выполняют не только технические функции, но и функции, связанные с организационной, адми­нистративной, аналитической деятельностью.