8 Трудовая книжка

Только когда читаешь разъяснение ранее полученной инструкции, догадываешься, что не понял ни самой инструкции, ни разъяснения к ней

Законы Мерфи

8.1 Ведение трудовой книжки работника

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку работнику, отвечающему за кадры, а на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовые книжки, она заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В течение всей деятельности работника в организации его перемещения и поощрения будут отражаться в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых изменений строго регламентирована.

Трудовые книжки на работников-граждан Российской Феде­рации ведутся в соответствии с требованиями:

• Трудового Кодекса РФ;

• постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О тру­довых книжках", утвердившего Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

• постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых кни­жек»;

• приказа Минфина России от 22.12.2003 № 117н "О трудовых книжках", утвердившего Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Необходимо помнить, что, если работа в организации для ра­ботника является основной, и он проработал свыше пяти дней, на него обязательно должна быть заведена трудовая книжка или вне­сена запись. Исключение составляют работодатели - физические лица. Они не имеют права оформлять и вносить записи в трудовые книжки своих работников. Документом, подтверждающим факт работы у работодателя - физического лица, является трудовой договор.

Форма трудовой книжки нового образца введена в действие с 1 января 2004 г. Все трудовые книжки, выданные раньше этого срока, действи­тельны. Обменивать и переписывать их не надо. Они будут действовать на всем протяжении рабочего стажа работника. Трудовые книжки нового образца надо заводить лицам, не имевшим ее ранее:

• принимаемым работникам, которые ранее не работали и тру­дового стажа не имеют;

• военнослужащим и причисленным к ним лицам, уволившимся со службы;

• лицам, не имеющим трудовую книжку, но у которых в соответ­ствии с их возрастом предполагается ее наличие, если с таким лицом заключается трудовой договор.

Трудовая книжка должна вестись на каждого работника, про­работавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной. Если он принимается на работу впервые, оформление трудовой книжки осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Записи в старых трудовых книжках надо делать в соответствии с Правилами и Инструкцией.

Вся ответственность за наличие и правильное ведение трудовых книжек возлагается Правилами на работодателя, т. е. на руководи­теля организации, который своим приказом (распоряжением) может назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ор­ганизацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Следует иметь в виду, что одной должностной инструкции, которой ведение кадрового дело­производства возлагается на конкретное должностное лицо (работ­ника кадровой службы, секретаря, бухгалтера и др.), недостаточно, т. к. должностная инструкция составляется не на конкретное долж­ностное лицо, имеющее фамилию, имя, отчество, а на должность. В обязательном порядке нужен приказ о назначении работника от­ветственным за ведение, хранение, выдачу трудовых книжек и вкла­дышей в них с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

На территории РФ записи в трудовые книжки делают на госу­дарственном языке РФ, т. е. русском. При этом возможно ведение записей на двух языках: русском и государственном языке респуб­лики.

Инструкция ввела ряд новых правил внесения записей в трудо­вую книжку. Цвет чернил может быть черного, синего или фиолетового цвета. При этом пользоваться разрешено не только перьевой и шариковой ручкой, но и гелевой. Между тем автор не рекомендует вносить записи в трудовую книжку такой ручкой, поскольку гелевые чернила быстро выцветают и легко "смазываются". Лучше всего использовать шариковую ручку.

Сокращения слов в трудовых книжках запрещены.

Все даты в разделах трудовой книжки надо писать арабскими цифрами (число и месяц-двузначными, год-четырехзначными).

При увольнении название федерального закона или норматив­ного акта, послужившего основанием увольнения, необходимо писать полностью. Данные о назначении пенсии работнику теперь в трудовую книжку включать не надо.

Трудовая книжка и вкладыш в нее выдается работнику за деньги. Сумма определяется торговой точкой. Заполняя бланк трудовой книжки работнику, не имеющему трудовой стаж, или вкладыш в нее, кадровик может по разным причинам испортить его. В таком случае стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем, т. к. порча произошла не по вине работника

Трудовая книжка состоит из обложки, титульного (первого) листа, разделов. Разделов всего два: "Сведения о работе" и "Све­дения о награждении". На обложке и титульном листе помещен Государственный герб Российской Федерации. Все разделы имеют 10 разворотов. На каждой четвертой странице содержится серия и номер трудовой книжки.

Если разделы в трудовой книжке заполнены, в нее вшивает­ся вкладыш, который состоит из титульного листа и двух выше­названных разделов. На титульном листе вкладыша помещено изображение Государственного герба Российской Федерации и надпись "Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки недействителен)". Раздел "Сведения о работе" имеет 9 разворотов, раздел "Сведения о награждении" - 8.

В трудовую книжку вносятся сведения:

• о работнике;

• выполняемой им работе;

• переводе на другую постоянную работу;

• увольнении работника, а также основания прекращения тру­дового договора;

• награждении за успехи в работе;

• восстановлении в установленном порядке непрерывного тру­дового стажа;

• времени военной службы в соответствии с Федеральным зако­ном "О воинской обязанности и военной службе", о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и пси­хотропных веществ и таможенных органах;

• времени обучения на курсах и в школах по повышению ква­лификации, по переквалификации и подготовке кадров. Запись в трудовую книжку о времени повышения квалификации надо делать лишь в том случае, когда выдаваемый документ фикси­рует присвоение нового разряда, и т. д.;

• работе по совместительству. Эта запись делается по желанию работника по основному месту его работы, т. е. в той органи­зации, где хранится его трудовая книжка;

• о сроке отбывания наказания в виде исправительных работ.

Исключение составляют сведения о взысканиях. Они в трудо­вую книжку не вносятся, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела по­рядковый номер.

Бывают ситуации, когда работнику по каким-либо причинам может понадобиться трудовая книжка. В этом случае он должен написать заявление, а кадровик, отвечающий за трудовые книжки, обязан в течение трех дней выдать ему заверенную копию трудо­вой книжки или выписку из нее.

Все записи в трудовую книжку работника дублируются в его личной карточке.