Глава 7 Документирование трудовых отношений

Жизненно важные бумаги всегда демонстрируют свою жизненную

важность путем спонтанного перемещения с места, куда вы их положили на место, где вы их не сможете найти.

Законы Мерфи

7.1 Общие положения

"Документация по личному соста­ву" или "кадровая документация" являются обобщаю­щими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый кад­ровой службой. Документы по личному составу неоди­наковы в кадровых службах разнородных организаций, например, документация в кадровой службе научного или учебного заведения будет отличаться от документации в кадровой службе строительной или торговой организа­ции. В каждом конкретном случае состав документов оп­ределяется исходя из задач и функций той или иной кадровой службы. Тем не менее, существует ряд доку­ментов, которые используются повсеместно.

Традиционной задачей, решаемой кадровой служ­бой, представляется документирование трудовых пра­воотношений. В процессе возникновения и установ­ления трудовых правоотношений возникает значитель­ный объем разнообразных документов. Работник за­полняет анкету (личный листок по учету кадров), ру­ководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу сопровождается заключением трудо­вого договора, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2), внесением за­писей о приеме в трудовую книжку и др.

Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурами движения кадров. Документи­рование движения кадров является неотъемлемой обя­занностью любой организации (предприятия, учреж­дения) независимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

• перевод на другую работу;

• увольнение;

• предоставление отпусков;

• командирование и др.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, начальник структурного подразделения составляет представление (докладную записку), которые будут являться основанием для из­дания распорядительного документа. Оформление оче­редных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков и издания соответствую­щего приказа. При совершении работником проступ­ков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудо­вой дисциплины, он пишет объяснительную записку, отдел кадров составлением акта фиксирует наруше­ния, которые могут быть основанием для издания при­каза руководителя о наложении взыскания.

Необходимость издания приказов предусмотрена Трудовым кодексом РФ, приказы устанавливают отно­шения работника и работодателя, выполняют правовую и учетную функции. На основе приказов кадровая служба ведет все учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

Таким образом, простое перечисление видов до­кументов, создаваемых кадровой службой, свидетель­ствует об их многообразии. Столь же разнообразны правила оформления кадровой документации, часть из которых регламентирована, а часть основана на традиции. Регламентация как состава, так и правил оформления документов по личному составу, как уже отмечалось, осуществлялась в разные годы разными ведомствами. Она подвержена периодическим изме­нениям.

Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утвержден и введен в действие "Альбом унифицированных форм первичной учетной докумен­тации по учету труда и его оплаты". Формы докумен­тов, включенные в Альбом, согласованы с Министер­ством финансов, Министерством экономического развития и торговли, Министерством труда и соци­ального развития.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Исходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и нормативно-методических документов, регламентиру­ющих документирование работы с кадрами, все доку­менты можно разделить на несколько групп:

• организационные документы: положение о кад­ровой службе, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работ­никам кадровой службы, штатное расписание, структура и штатная численность, график от­пусков;

• распорядительные документы: приказы (распо­ряжения) руководителя организации по лично­му составу, издаваемые в случаях приема на ра­боту, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпус­ка, поощрения, взыскания, изменения фамилии;

• учетные документы: личная карточка Т-2, лич­ная карточка научного, педагогического работ­ника Т-4, журналы принимаемых и увольняе­мых работников, трудовые книжки работников;

• информационно-справочные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоко­лы заседаний квалификационных и аттестаци­онных комиссий, акты, справки, переписка кадро­вой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдени­ем установленных правил. Это не только повышает культуру документирования, но и способствует уско­рению его создания и обработки за счет формирова­ния у работников кадровых служб четких представ­лений о внешнем виде документа. Однако главное в соблюдении требований к установленным правилам оформления — это закрепление юридической силы документа.