2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.

2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышается ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В документационном обеспечении управления можно выделить, как отмечалось ранее, три группы документов: входящие (поступающие в организацию), исходящие (отправляемые в другие организации), внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы).

Что же касается делопроизводственного обслуживания и сотрудников, занимающихся делопроизводством на предприятии, то струк­тура и разветвленность служб делопроизводственного обслуживания зависит от многих факторов:

• от размера предприятия или организации;

• от профиля деятельности;

• от количества внешних связей;

• от достижений современной техники и технологии.

В многочисленную армию, составляющую службы документационного обеспечения, входят:

• канцелярские работники,

• служащие архивов,

• секретари,

• редакторы,

• курьеры,

• менеджеры и т. д.

Обязанности людей, занимающих эти долж­ности, имеют узкую специализацию. Например, курьеры занимаются доставкой документов. Служащие архивов сортируют, подшивают, упаковывают документы для хранения, ведут каталоги, следят за сроками хранения, уничтожают документы, срок хранения которых истек. Редакторы следят за стилем и орфографией де­ловой переписки, за соблюдением требований ГОСТа при оформлении документов.

Описание обязанностей каждой единицы штатного расписания находит отражение в должностных инструкциях.

Система управления делопроизводством осуществляется в виде специальных подразделений, таких как управление делами, секретариат, канцелярия, архивы и т. п. Любое государственное предприятие или коммерческая фирма, университет или школа, администрация города или жилищно-коммунальное хозяйство имеют в своем штате людей, которые занимаются делопроизводством. Это может быть один человек — секретарь; штат секретарей, называемы и секретариатом; созданное дополнительно к секретариату специаль­ное организационно-распределительное управление, в функции которого входит перераспределение потоков документов между различными подразделениями. Сотрудники, непосредственно занимающиеся делопроизводством, должны про­фессионально владеть современной технологией организации работы не только с документами на бумажных носителях, но и в совершенстве владеть методами и средствами обработки на компьютерах электронных документов. В то же время, понимая, что в делопроизводство может быть в той или иной мере вовлечен любой сотрудник, каждому необходимо иметь хотя бы минимальные знания в этой обла­сти, например как оформить служебную записку или приказ, какие должны быть визы на подготавливаемом документе, кто должен отвечать за этот документ.

В самом общем виде, по характеру труда работников службы делопроизводства, а точнее участников процесса делопроизводства в рамках одной организации, можно выделить на следующие три группы:

Руководители– управляющие (директора) и их заместители, осуществляющие общее руководство организацией, а также ее структурными подразделениями;

Технические работники– секретари и помощники руководителей организации, обеспечивающие работу всей организации с документами на этапах их получения, создания, отправки, хранения, контроля за исполнением поручений и т.д.; курьеры, заведующие архивом, экспедиторы и т.д.

Исполнители– все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами.