9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников

В соответствии с Трудовым кодек­сом РФ (ст. 119) работодатель имеет право приме­нять несколько видов поощрений одного или несколь­ких работников. Трудовой кодекс РФ предусматри­вает поощрения за добросовестное выполнение тру­довых обязанностей. Наиболее распространенными являются следующие виды поощрений:

• объявление благодарности;

• выплата премии;

• награждение ценным подарком;

• награждение почетной грамотой;

• представление к званию лучшего по профессии.

Коллективным договором или правилами внутрен­него трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены также и дру­гие виды поощрений.

За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Основаниями для издания подобных приказов слу­жат представления руководителя структурного под­разделения, докладные записки, акты, решения проф­союзных органов, совета трудового коллектива.

Представление о поощрении оформляется в струк­турном подразделении и подписывается его руково­дителем. Документ адресуется руководителю органи­зации, в тексте указываются: фамилия, имя, отчество, наименование должности, наименование структурного подразделения, оценка производственной деятельно­сти, профессиональный уровень работника и мотив поощрения (приложение 22).

Кадровая служба визирует представление в бух­галтерии, у других заинтересованных должностных лиц и передает представление руководителю организации для получения его резолюции. Инспектор отдела кадров на основании представле­ния и резолюции руководителя готовит приказ о поощ­рении.

ПОДПИСЬ, РЕЗОЛЮЦИЯ, ВИЗА

ДОКУМЕНТ

Рисунок - Документооборот по оформлению поощрений работников

Проект приказа визируют обычно отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчи­нении которого находится работник, бухгалтерия, дру­гие должностные лица. Текст приказа о поощрении работникаоформля­ется в унифицированной форме Т-11, о поощрении работников — в форме Т-11а.

Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам. Содержательная часть включает: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, название его должности (профес­сии), структурного подразделения. Далее излагается мотив поощрения, например в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, за выполнение особо значимых заданий, в связи с юбилеем и т. д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Приказ подписывает руководитель организации. Он объявляется работнику под расписку. Такие приказы доводятся до сведения коллектива.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и учетную форму Т-2 (или Т-2ГС).

9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий

Дисциплинарные взыскания в со­ответствии с Трудовым кодексом РФ являются пра­вом работодателя — юридического лица. Его едино­личным исполнительным органом является руково­дитель организации, поэтому право налагать дисцип­линарные взыскания имеет только руководитель, или его заместитель по кадрам, которому делегированы эти права.

Дисциплинарное взыскание применяется не по­зднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За со­вершение дисциплинарного проступка, то есть неис­полнение или ненадлежащее исполнение работни­ком по его вине возложенных на него трудовых обя­занностей (а также невыполнение установленных норм труда, неисполнение приказов или распоряже­ний должностных лиц, нарушение правил охраны труда, режима работы и др.), работодатель имеет пра­во применить следующие виды дисциплинарных взысканий:

• замечание;

• выговор;

• увольнение по соответствующим основаниям.

Рисунок - Документооборот по оформлению дисциплинарных взысканий

Федеральными законами, уставами и положения­ми о дисциплине для отдельных категорий работни­ков могут быть предусмотрены также и другие дис­циплинарные взыскания.

Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными за­конами, уставами и положениями о дисциплине.

Взыскание не может быть применено позднее ше­сти месяцев со дня совершения проступка, а по ре­зультатам ревизии или проверки финансово-хозяй­ственной деятельности — не позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый проступок может быть применено толь­ко одно дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственные инспекции труда или органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. До применения дисциплинарного взыскания ра­ботодатель должен затребовать от работника объясне­ние в письменной форме. В случае отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является пре­пятствием для применения дисциплинарного взыска­ния.

Объяснительная записка о дисциплинарном пропускесодержит следующие рек­визиты: наименование структурного подразделения, дата, адресат (руководитель организации (структурно­го подразделения) с указанием его должности, ини­циалов и фамилии), название вида документа (объяс­нительная записка), текст, автор (должность, структур­ное подразделение), подпись (включая личную под­пись, инициалы и фамилию). В тексте объясняются причины произошедшего — нарушения трудовой дис­циплины, невыполнения какого-либо задания и др. В объяснительной записке работник может указать на отсутствие вины в своих действиях, на необоснован­ность предъявленных обвинений, т. е. она является до­кументом, который не только инициирует процедуру оформления дисциплинарного взыскания, но и слу­жит для защиты интересов самого работника. Доку­мент может быть написан работником собственноруч­но или используется трафаретная форма, разработан­ная кадровой службой, в которой заполняется только переменная информация. Объяснительная записка пи­шется в одном экземпляре.

В отдельных случаях объяснительная записка пе­редается руководителю организации для принятия ре­шения, которое содержится в его резолюции.

Докладную записку о нарушении трудовой дисциплинысоставляет руко­водитель структурного подразделения на основании объяснительной записки работника, она может быть написана от руки на стандартном листе бумаги. Докладная записка содержит следующие рекви­зиты: наименование структурного подразделения, наи­менование вида документа (докладная записка), дата, адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), заголовок к тек­сту, текст, подпись (включая наименование должнос­ти, личную подпись, инициалы и фамилию). Руково­дитель структурного подразделения передает объяс­нительную и докладную записки руководителю орга­низации для рассмотрения и резолюции. Резолюция руководителя пишется на докладной записке и дол­жна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

Кадровая служба на основании резолюции руко­водителя, объяснительной и докладной записок гото­вит проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Приказ о наложении дисциплинарного взысканиясоставляется в текстовой форме, как правило, на блан­ке приказов. В заголовочной части документа разме­щаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (приказ), место для даты и номера, место издания документа. К приказу обяза­тельно составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?", например: "Об объявлении выговора...".

Текст приказа состоит из двух частей: констатиру­ющей (или вводной) и распорядительной. В первой части излагаются причины издания приказа, приво­дятся факты нарушения трудовой дисциплины.

Вторая, распорядительная, часть начинается с ука­зания распорядительного действия, например: "ОБЪЯ­ВИТЬ выговор", содержит предписываемые действия, фамилии (с указанием должности и структурного под­разделения) должностных лиц, на которых налагает­ся дисциплинарное взыскание. Распорядительная часть может делиться на пункты, каждое распоряди­тельное действие нумеруется арабскими цифрами с точкой. Приказ визируют работники кадровой службы (ее руководитель), руководитель структурного подразде­ления, в подчинении которого находится работник, а также другие должностные лица. Приказ подписыва­ет руководитель организации.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сооб­щается) работнику, подвергнутому взысканию, под рас­писку в течение трех рабочих дней со дня его изда­ния. В случае отказа работника подписать приказ со­ставляется соответствующий акт. В необходимых случаях приказ доводится до сведения работников организации.

Первый экземпляр приказа остается на хранении в службе кадров в деле приказов.