6.3. Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов

Отличительной особенностью бухгалтерских документов яв­ляется то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки неправильный текст или сумма не замазывается корректирующей жидкостью, как это де­лается в других документах, а зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, и над за­черкнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неого­воренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается надписью «исправлено» и должно быть подтвер­ждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Аналогично оговаривается исправление ошибок в бухгалтерской отчётности.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы ис­правления могут вноситься лишь по согласованию с участника­ми хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы до их исправ­ления. При подписании указывается дата внесения исправлений.

Особенности составления и хранения бухгалтерских документов отражаются в инструкции по делопроизводству организации. В бухгалтерии, как и во всех структурных подразделениях, вы­деляется лицо, ответственное за сохранность документов. Кон­троль за правильным формированием дел и методическое руко­водство этой работой осуществляет ведомственный архив. Фор­мирование дела начинается сразу после наступления нового года, поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка.

В бухгалтерских книгах в начале года предварительно (при отсутствии записей) нумеруются все страницы (листы). На пос­ледней странице за подписью главного бухгалтера делается над­пись: «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (ли­стов)». Кассовые книги формы КО-4 и формы 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним формы Т-9 должны быть пронумерованы и опечатаны сур­гучной печатью, а количество листов в формах КО-4 и 440 — за­верено подписями руководителя учреждения и главного бухгал­тера; форма Т-9 подписывается руководителем учреждения.

На обложке каждого заводимого дела указывается наименование учреждения, предприятия или фирмы. При наличии официально признанного сокращенного наименования организации употребля­ется её сокращенное название. Затем с новой строки пишется наи­менование структурного подразделения — Бухгалтерия. Под ним в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре, напри­мер: Дело № 02-40, где 02 означает индекс бухгалтерии, а 40 — по­рядковый номер дела по номенклатуре. Заголовок переносится пол­ностью из номенклатуры на обложку дела. Обязательно проставля­ется год, за который группируются в деле документы. В нижней части обложки дела указывается срок хранения. При постоянном сроке хранения пишется: «Хранить постоянно».

Все правила формирования дел, описанные выше, должны со­блюдаться и при формировании дел в бухгалтерии. В соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и органи­зациях, состоящих на бюджете, по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, т.е. накопительные ведомости, вместе с относящимися к ним документами должны быть подши­ты в хронологическом порядке и сброшюрованы. Если докумен­тов немного, то их брошюровку можно производить таким обра­зом, чтобы документы за три месяца были подшиты в одну папку.

В дело включаются документы за один календарный год. Од­нако книги бухгалтерского учета (при наличии в них по истече­нии года свободных листов) могут быть использованы для запи­сей операций следующего года. В этом случае книги сдаются в архив один раз в два года. Исключение из этого правила состав­ляет переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, появившими­ся в процессе решения вопроса. В случае, когда приложение име­ет большой объем, его формируют в отдельный том.

Бухгалтерская документация обычно группируется по хроно­логическому принципу. Документы собираются по месяцам. Од­нако в зависимости от количества документов в один том могут быть включены документы за квартал или календарный год. При этом документы за каждый месяц отделяются от документов сле­дующего месяца листом бумаги с указанием месяца.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самосто­ятельные дела в пределах года и располагаются по фамилиям в алфавитном порядке.

Оправдательные документы формируются отдельно от реги­стров учета. Документы, относящиеся к определенному учетно­му регистру, группируются отдельно.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансо­вые отчеты, выписки банка и др.) располагаются последователь­но в соответствии с их номерами. Аналогично группируются квитанции, накладные и другие подобные документы.

Сформированные дела хранятся в бухгалтерии до передачи их в архив организации. При этом сохранность бухгалтерских до­кументов обеспечивает главный бухгалтер. Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации работникам других структурных подразделений не допускается. Бухгалтерс­кие дела могут быть предоставлены им только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разреша­ется лишь руководителем организации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтер­ских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, предварительно­го следствия, прокуратуры и судами на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуаль­ным законодательством Российской Федерации. Документы изы­маются в присутствии должностных лиц организации, у которой осуществляется изъятие, что оформляется протоколом, копия ко­торого вручается соответствующему должностному лицу этой орга­низации под расписку. Составляется специальная опись изъятых документов, в которой отражается их содержание.

По окончании текущего года документы хранятся в бухгал­терии еще год. В этот период к ним могут довольно часто обра­щаться за справками. Работа с некоторыми документами завер­шается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения.

Если архива в организации нет, бухгалтерия хранит свои доку­менты до истечения сроков их хранения, после чего они подле­жат уничтожению в установленном порядке или передаче в го­сударственный архив.

Подготовка бухгалтерских документов к хранению осуществ­ляется в соответствии с требованиями, разработанными архи­вными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и документе, носящем название «Государственная система документационного обеспечения уп­равления». Требования, предъявляемые к подготовке докумен­тов к хранению, описаны выше.

Сроки хранения различных бухгалтерских документов представлены в таблице 8.

В соответствии с Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российс­кой Федерации и учреждений его системы (1995 г.), постоянно­му хранению подлежат следующие бухгалтерские документы:

• сводные годовые отчеты и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специа­лизированные формы, объяснительные записки и рекламации);

• годовой (сводный) отчет о финансовых результатах и их использовании;

• сводные годовые отчеты и годовые отчеты по финансиро­ванию;

• протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утвер­ждению годовых отчетов и балансов;

• аудиторские заключения;

• аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

• налоговые декларации;

• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

• документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчеты)по оценке и переоценке основных фондов, по оценке сто­имости имущества и др.;

• паспорта зданий и сооружений — памятников архитекту­ры, находящихся под охраной государства;

• акты, ведомости переоценки и определения износа основ­ных средств;

• штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

• лицевые счёта по учету основных фондов.

Если по какой-либо причине подлинники этих документов от­сутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов.

Для бухгалтерских документов временного (менее 10 лет) хра­нения срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности устанавливает­ся в соответствии с правилами организации государственного архивного Дела, но не менее 5 лет. Дела временного (до 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Срок хранения Документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Дела постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет принимаются архивом по описям.

Бухгалтерия как структурное подразделение представляет в ведомственный архив опись дел через год после их завершения делопроизводством. Опись дел для бухгалтерии подписывается составителям с указанием должности, согласовывается с руково­дителем делопроизводственной службы организации и утверж­дается главным бухгалтером.

Таблица 8 - Сроки хранения бухгалтерских документов

№	Документы	Срок хранения и номер статьи по Перечню*	Примечание
1	Директивные документы, приказы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии	До минования надобности, ст. 19а	-
2	Положение о бухгалтерии и долж­ностные инструкции сотрудников. Копии	До замены новыми, ст. 38, 56
3	Бухгалтерские отчеты по бюдже­ту, спецсредствам, капитальным вложениям и заключения балан­совой комиссии по отчетам. Го­довые	Постоянно, ст. 303а
4	Тоже. Квартальные	***	При отсутствии годовых отче­тов – постоян­ное хранение
5	Тоже. Месячные	***	-
6	Главная книга и журналы-ордера	***	**
7	Книга регистрации выдачи дове­ренностей	***
8	Книга учета бланков удостовере­ний, квитанций и т.д.
9	Вспомогательные книги и карточ­ки системного и внесистемного учета	***	**
10	Картотека (книги) балансовых счетов	***	-
11	Журнал (книга) регистрации сче­тов, кассовых ордеров, наклад­ных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений и др..	***
12	Контрольные книги, журналы и ведомости	***
13	Кассовая книга	***
	Картотека (книга) учета кредитов, текущих счетов и расчетов с учреждениями	***
14	Бухгалтерские документы кассо­вого и мемориального порядка	***
15	Корешки и копии ордеров, сче­тов-фактур, накладных, квитан­ций, чековых книжек	***
16	Вспомогательные книги, не имею­щие учетного характера (срочные, транспортные, грузовые, весовые, накладные, страховые и т.д.)	***
17	Картотека (книги) подотчетных лиц	***	-
18	Оборотные и накопительные ве­домости по аналитическим и син­тетическим счетам	***
19	Ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам	***
20	Лицевые счета сотрудников	75лет, ЭПК, ст. 311	—
21	Договоры, соглашения и конт­ракты (хозяйственные, опера­ционные, трудовые)	5 лет, ст. 337	По истечении срока действия договора
22	Реестры счетов к оплате	***	-
23	Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по различным удержаниям из зара­ботной платы	***
24	Документы по государственному социальному страхованию и документы, оплаченные за счет средств социального страхования	***
25	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной дея­тельности и заключения по ним	***
26	Документы (протоколы, описи, ве­домости и др.) по инвентариза­ции зданий и сооружений -	10 лет
27	Инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии и другие документы по инвентаризации имущества и материалов		**
28	Картотека (книга) учета основных средств (зданий и сооружений)	10 лет
29	Картотека (книга) учета основных средств связи (имущества и ма­териалов)	***
30	Паспорта зданий, сооружений и оборудования	5 лет, ст. 331	После ликвида­ции основных средств. Паспор­та зданий, соору­жений, памятников архитек­туры, находящих­ся под охраной государства,— постоянное хранение
	Акты и переписка о приеме, сдаче и списании имущества и материа­лов	* **
32	Акты проверки начисления заработной платы	***
33	Авансовые отчеты сотрудников по командировкам	***	**
34	Акты по проверке кассы (наличие, приходы и расходы денежных сумм и других ценностей)	***
35	Акты проверки правильности взи­мания налогов финансовыми ор­ганами	***
36	Справки на получение льгот по налогам, предъявляемые в бух­галтерию	До минования надобности	Не менее трех лет
37	Справки и переписка по расчетам за товары, получаемые в кредит
38	Переписка с центральными и мест­ными финансовыми органами по вопросам бухгалтерского, опера­тивного и статистического учета и отчетности	***
39	Переписка по кредиторской и дебиторской задолженности	***
40	Картотека (журнал)регистрации входящих и исходящих докумен­тов	***
41	Утвержденная номенклатура дел бухгалтерии, описи дел, сданные в архив, акты об уничтожении дел и другие документы по делопро­изводству бухгалтерии	5 лет

Примечание:

* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомите­тов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприя­тий, с указанием сроков хранения.

** При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, раз­ногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесе­ния окончательного решения.

*** В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» уста­новлены временные сроки хранения документов не менее 5 лет.

Вопросы к главе

1. Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии.

2. Какую обязательную информацию должны содержать первичные учетные документы? Унифицированные формы первичного учета: альбомы унифицированных форм.

3. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских документах. В какие документы не допускаются исправления?

4. Порядок хранения бухгалтерских документов в организации.

5. Какие бухгалтерские документы подлежат постоянному, а какие временному хранению?