Учебное пособие 800440
.pdfПолученная информация помогает определить основные вопросы, ответы на которые позволят компании добиться существенного конкурентного преимущества на рынках.
После составления основных вопросов команда по проведению логистического аудита определяет конкретные ключевые показатели, позволяющие получить ответы на указанные вопросы и приступить к реструктуризации логистических стратегий компании. Ключевые показатели можно объединить в четыре группы, которые включают как качественные, так количественные составляющие.
Проведение аудита может быть поручено независимой стороне, которая проводит оценку всех аспектов цепи поставок компании, определяет сильные и слабые стороны логистической системы компании, отслеживает тенденции, влияющих на их формирование, анализирует случаи неэффективного использования ресурсов, определяет уровень конкурентоспособности логистической системы компании. Независимая сторона представлена внешними экспертами, которые не обязательно являются знатоками специфики конкретного бизнеса, но обладают компетенцией в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Также в команду по проведению аудита включаются работники компании, в которой проводится аудит - представители как логистических, так и других подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии, др.).
После составления необходимых документов команда по проведению логистического аудита переходит непосредственно к процедуре логистического аудита, который можно разделить на внешний и внутренний (табл. 1.4).
Проведенный внешний аудит позволяет руководству компании сопоставлять показатели ее работы с данными конкурентов по атрибутам, наиболее важным для компании.
61
Таблица 1.4 Содержание внутреннего и внешнего аудита в логистике
|
Внутренний аудит |
|
|
Внешний аудит |
|
||
Может начинаться с углублен- |
|
Включает |
проведение |
мас- |
|||
ных |
интервью с руководством |
штабного |
анализа, выполняемого |
||||
компании. Для этого заранее гото- |
в виде рассылки анкет или выбо- |
||||||
вится специальная форма подоб- |
рочных глубинных собеседований |
||||||
ных интервью по каждой из сле- |
с |
клиентами |
- представителями |
||||
дующих управленческих функций: |
различных |
обслуживаемых |
сег- |
||||
- |
обслуживание |
клиен- |
ментов рынка (таких как произво- |
||||
тов/управление заказами; |
|
дители, оптовики, ритейлеры, дру- |
|||||
- транспортировка (входящие и |
гие покупатели с разным объемом |
||||||
выходящие потоки); |
|
закупок, других). |
|
||||
- складирование; |
|
|
Основная цель выборки - от- |
||||
- прогнозирование и управле- |
разить общую комбинацию видов |
||||||
ние запасами; |
|
бизнеса и продуктов компании. |
|||||
- планирование производства и |
Это достигается за счет сбора ин- |
||||||
составление рабочих графиков; |
формации о взаимодействии меж- |
||||||
- закупки/снабжение; |
|
ду |
логистическими системами |
||||
- маркетинг/продажи; |
|
продавца и клиентов, определения |
|||||
- |
финансовый |
кон- |
эффективности |
логистического |
|||
троль/бухгалтерский учет; |
|
обслуживания клиентов основны- |
|||||
- обработка данных. |
|
ми конкурентами. |
|
||||
В качестве основы для количе- |
|
|
|
|
|
||
ственного этапа аудита логистики |
|
|
|
|
|
||
могут быть использованы различ- |
|
|
|
|
|
||
ные источники, позволяющие по- |
|
|
|
|
|
||
лучить необходимые документы. |
|
|
|
|
|
||
Внутренний аудит помогает выявить основные недостатки в работе логистической системы компании. Все полученные данные (включая проведенный ранее анализ) позволяют дать рекомендации в отношении стратегии и указать, какие конкретные изменения должны быть сделаны в действующей операционной системе логистики; выявить, какие ключевые переменные требуют корректировки.
62
7.5. Методика проведения внутреннего аудита логистической системы
Богатый опыт и знание мировой практики позволяют ло- гистам-аудиторам выявить проблемные места, определить возможности для усовершенствований, разработать планы внедрения новых технологий Результаты логистического аудита формулируются в формах и сроках, привычных для финансовых директоров и высших руководителей, принимающих ответственные финансовые решения.
Аудит логистической системы раскрывает источники избыточных логистических затрат и разрабатывает план оптимизации логистической функции путем улучшения функциональной эффективности, управления логистической системой предприятия, интеграции и тесного взаимодействия элементов цепи поставок.
Систематическое проведение аудита логистической системы является ключом к выявлению потенциала снижения затрат при одновременном повышении ее эффективности. Поскольку, во-первых, это позволяет определить структуру расходов логистической системы и выявить основные резервы их экономии. Во-вторых, он дает возможность высшему звену управления предприятия сделать выбор между альтернативными проектами логистических систем.
7.6. Алгоритм логистического аудита
Так как логистические системы разных организаций отличаются, логистический аудит разрабатывает индивидуальные программы
Логистический аудит может быть сконцентрирован на любом виде управления дистрибуцией и складами, рабочей силой, ресурсами, транспортом, контролем над цепочками поставок, управление логистической функцией, учета и анализа
63
логистических данных или может изучать всю операционную деятельность в рамках цепи поставок (табл. 1.5).
Таблица 1.5 Последовательность проведения аудита в логистике
Этапы |
|
Содержание |
1. Предыдущее ознакомления с деятельностью логистической службы
Для проведения логистического аудита экспертыаудиторы предварительно изучают операционную деятельность и интервьюирует ответственных сотрудников в рамках программы логистического аудита Исследования и интервью в сочетании с глубоким знанием логистических процессов, позволяет аудиторам подготовить коммерческое предложение на проведение логистического аудиту.
|
|
|
|
Задания аудиторов является оценка соответствия |
|
|
|
|
логистических стратегий с общими стратегиями компа- |
|
|
|
|
нии и определение существующих параметров и метрик |
|
|
|
|
логистической функции |
|
|
|
|
Локализация логистических функции в структуре |
2. Соотнесение логисти- |
|
компании, оценка взаимоотношений смежных подразде- |
||
|
лений в цепи поставок. |
|||
ческих |
стратегий с |
об- |
|
Измерение показателей деятельности основных |
щими |
стратегиями |
ком- |
|
|
|
функциональных сфер логистической системы (дистри- |
|||
пании |
|
|
|
бутивные центры, управления транспортом, производи- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
тельностью, общий контроль над логистической систе- |
|
|
|
|
мой и интеграция логистики) |
|
|
|
|
Разработка предложения о введении логистов- |
|
|
|
|
аудиторов в управлении логистической системой компа- |
|
|
|
|
нии. |
3. Проведение логистического аудита
Управление операциями (управление дистрибуцией и складами, рабочей силой, ресурсами, транспортом, логистическими системами управления и контроля) в части, определенной Программой о проведении логистческого аудита.
Формирование, внедрение системы измерения логистической функции
Информационное обеспечение логистических процессов - построение системы оперативного мониторинга операций
Сбор и анализ логистических данных, управления внутренним и внешним документооборотом
Структурирование взаимоотношений между отделами, установление информационных взаимосвязей
Анализ текущей деятельности и выявление потенциала для ее улучшения
64
Продолжение табл. 1.5
4.Аудиторский отчет
5.Сопровождение
усовершенствований
Внедрение незначительных эволюционных усовершенствований
Итоги проведения логистического аудита: анализ логистической функции компании и отчет о работе логи- стов-аудиторов
Детальный анализ основных источников скрытых расходов (операционные расходы, оборотный капитал, ROA), которые можно сократить путем изменения процессов и технологий
Разработка проекта совершенствования логистической функции, расчет эффективности инвестиций или аутсорсинга
Проводится по результатам аудита совместно аудиторской компанией и предприятием
6. Аудит внедренных |
Проводится после внедрения мер по совершенство- |
ванию, ответственность за результаты несут аудиторская |
|
усовершенствований |
компания и предприятие |
|
7.7. Характеристика видов логистического аудита
На уровне предприятия можно выделить следующие основные виды логистического аудита: аудит общих функций (видов) аудита, специальный аудит, аудит финансовой обеспеченности, аудит видов логистичской деятельности предпрития.
Системный логистический аудит больше востребован для промышленных предприятий, реализующих широкий комплекс функций, связанных с закупками, производством и сбытом продукции, а также для крупных торговых компаний. Тем не менее, в последнее время отмечается возрастающая заинтересованность в этой услуге среднего и малого бизнеса.
По форме исследования логистический аудит разделяется на внешний и внутренний. Внешний аудит направлен на оценку результатов показателей для клиентов, дилеров, дистрибьюторов и поставщиков. Процедура внешнего аудита достаточно сложна и трудоемка. Нужно опрашивать клиентов, рассчитывать показатели, затрагивающие интересы и результаты ра-
65
боты клиентов. Если мы имеем дело с неформализованной структурой внутренней логистики, то, конечно, преждевременно выходить на внешних клиентов. Поэтому в первую очередь на предприятии проводится внутренний аудит. Внутренний аудит состоит из личных интервью со специалистами и изучения документов.
Процедура внутреннего аудита текущих операционных показателей логистики включает в себя: проведение интервью с представителями функциональных направлений; обработку выборки документов предприятия; сбор данных по договорам для проведения статистического анализа; сбор данных по договорам для проведения точного описания работы существующей логистической системы.
Внутренний аудит делает акцент на двух аспектах. Первое - это интервью с руководителями и специалистами структурных подразделений по вопросам, имеющим отношение к логистике: транспорт; склады; запасы; поставки; система управления; мотивация. Второй аспект внутреннего аудита представляет собой обработку выборки документов. Это первичная документация, различные файлы, отчеты, как внутренние, так и внешние. Из этих документов вылавливается именно та информация, которая касается транспорта, реализации основных логистических функций.
Типовые вопросники и анкеты адаптируются под конкретное предприятие. Опрашиваются как руководители предприятий и подразделений, так и конкретные специалисты. Анкеты выполняют несколько функций. Во-первых, они служат для получения структурированной информации о логистической системе компании. Вовторых, вопросы анкет обращают внимание специалистов на ключевые вопросы. Важно, чтобы основные предложения по плану мероприятий, решения и идеи исходили от ваших работников.
66
РАЗДЕЛ 3. АУДИТ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРОЦЕССОВ ЛОГИСТИКИ
В результате изучения материала, представленного в разделе 3, студент будет:
знать:
-сущность процессного подхода к менеджменту качества;
-основы применения процессного подхода при проектировании логистической системы предприятия;
-цепочки логистических процессов на предприятии;
уметь:
-применить положения стандарта ИСО 9000 при разработке системы управления качеством процессов логистики;
-составить документацию, регламентирующую управление качеством процессов логистики;
владеть:
-навыками применения процессного подхода при построении логистической системы предприятия;
-методами управления качеством процессов логистики;
-процедурами проведения внутреннего аудита в логистике.
ТЕМА 8. ПРИМЕНЕНИЕ ПРОЦЕССНЫХ МОДЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ ПРОЦЕССОВ В ЛОГИСТИКЕ
Основные положения и структура стандартов ИСО 9001:2008 и ИСО 9001:2015. Модель достижения устойчивого успеха предприятия, регламентированная стандартом ИСО 9004:2009. Место и взаимосвязи процессов логистики в системе менеджмента качества. Требования к качеству процессов логистики. Критерии оценки качества и надежности процессов логистики.
67
Вопросы для самостоятельного изучения:
1.Термины и определения, используемые при описании процессов логистики и аудиту процессов.
2.Организационное и информационное обеспечение системы менеджмента качества.
3.Методика анализа состава и содержания документов системы качества для доказательства соответствия нормативным требованиям.
4.Содержание методики оценки состояния логистических процессов по пяти уровням зрелости.
5.Содержание стандартов, регламентирующих термины
иопределения.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТЕМЫ 8
8.1. Общие положения системы стандартов по качеству
Стандарты ИСО 9000 определяют минимальные требования, которые поставщик должен выполнить для того, чтобы гарантировать потребителю получение продукции, соответствующей его требованиям. Введение этих стандартов оказало значительное влияние на предприятия во всем мире, так как поставщики теперь могут быть оценены последовательно и единообразно.
Внедряя на предприятиях систему качества в соответствии с ИСО 9000, предприятия получают следующую выгоду:
1)за счет перераспределения затрат сокращается та их доля, которая шла на обнаружение и исправление дефектов, общая сумма затрат снижается и появляется дополнительная прибыль;
2)повышается исполнительная дисциплина на предприятии, улучшается мотивация сотрудников, снижаются потери, вызванные дефектом и несоответствиями;
68
3) предприятие становится более «прозрачным» для руководства, в связи с этим повышается качество управленческих решений.
При разработке системы менеджмента качества в соответствии с требованиями конкретного стандарта ИСО важное значение имеет составление методологических инструкций по всем документированным процедурам.
Основными документированными процедурами, используемыми в системе менеджмента качества для управления процессами являются следующие:
-идентификация и прослеживаемость,
-верификация,
-валидация,
-мониторинг и диагностика,
-совершенствование и улучшение,
-анализ текущих записей о качестве,
-выработка и реализация корректирующих и предупреждающих мероприятий.
8.2. Основные положения стандарта ИСО 9004:2009
Настоящий стандарт содержит рекомендации по достижению устойчивого успеха любой организации в сложной, требовательной и постоянно меняющейся среде путем использования подхода на основе менеджмента качества.
Предприятие может достич устойчивого успеха в деятельности при соблюдении следующих условий:
-полной удовлетворенности всех заинтересованных сторон в результатах деятельности за установленный период,
-обеспечение сбалансированности действий и интересов всех сторон,
-постоянное совершенствование процессов управления,
-учет факторов внутренней и внешней среды при приятии управленческих решений,
-постоянное внедрение инноваций ,
69
- постоянное обучение персонала и улучшение качества всех процессов.
8.3. Понятие устойчивого успеха
Организация способна добиться устойчивого успеха за счет последовательного удовлетворения потребностей и ожиданий всех заинтересованных сторон сбалансированным образом на долгосрочной основе.
8.4. Понятие среда организации
Организации, будь то большие или малые, коммерческие или некоммерческие, работают в условиях, которые постоянно претерпевают изменения. Поэтому организация должна непрерывно вести мониторинг и анализировать среду организации для выявления, оценки и регулирования рисков, связанных с заинтересованными сторонами и их меняющимися потребностями и ожиданиями.
Высшее руководство должно своевременно принимать решения в отношении изменений и нововведений в организации с целью сохранения и улучшения показателей деятельности организации.
8.5.Заинтересованные стороны, их потребности
иожидания
Кзаинтересованным сторонам относятся физические и юридические лица, создающие добавленную ценность для организации или так или иначе заинтересованные в деятельности организации, или находящиеся под ее влиянием (таблица 1.6). Удовлетворение потребностей и ожиданий заинтересованных сторон способствует достижению организацией устойчивого успеха. Таблица потребностей строн приведена в стандарте ГОСТ Р ИСО 9004:2010.
70