Учебное пособие 800440

спективный взгляд на ситуацию, то есть проверяющий должен все время сверяться с представлением об организации в целом.

По определению процесс управления документацией должен гарантировать, что актуальные и корректные документы доступны тогда и там, где они нужны и что эти документы используются.

При проверке используются следующие критерии эффективности управления документацией системы качества:

-идентифицируемость,

-доступность,

-наличие ссылок,

-связь с другими документами,

-местонахождение в иерархии документов.

Процедуры пересмотра устаревшей версии документа. «Идентификация» относится к заголовку документа и дате редакции. Каждый документ СМК должен иметь своего «владельца», ответственного за управление этим документом. Владелец и пользователь документа идентифицируют его по заголовку и индивидуальному номеру. Документы могут существовать в виде распечатанных материалов или быть доступными в электронном виде. «Доступность» означает упорядоченный и подотчетный процесс распределения документов. Для каждого документа «владелец» и пользователь создают минимум копий, необходимых для эффективной работы с ними. Должны использоваться только копии, находящиеся под управлением, и эти копии должны быть легкодоступными пользователям. Как мы уже упоминали, основной список документов второго уровня должен быть в Руководстве по качеству и такой же список документов третьего уровня приводится в документе второго уровня, связанного с ним. Например, перечень рабочих инструкций для какого-нибудь отдела, стоит поместить в журнале процедур отдела. «Размещение» связано с выпуском новых и прошедших пересмотр документов, исключение устаревших копий.

51

Аудиторам нужно проверить, есть ли политика и документированная процедура для удаления устаревших копий документов и после этого, посетив рабочие места, посмотреть, присутствуют ли на них только актуальные редакции процедур записей и других атрибутов системы менеджмента качества.

5.4.Процедура обновления документации

иархивирования

Старые документы не всегда сразу уничтожают или архивируют, если на них есть пометки оператора оборудования, то их даже могут специально хранить – и очень упорно. «Пересмотр» – это внесение изменений в документы, находящиеся под управлением. Для этой деятельности должна быть предусмотрена процедура. Эта процедура должна описывать: как изменения в документе должны идентифицироваться, необходимо, чтобы было определено количество поправок, после которых документ нужно переиздать.

Некоторые документы, например, протоколы испытаний, ордера на закупку изменяются редко. Но другие: выписки, процедуры, спецификации, – меняются чаще и, следовательно, нуждаются в статусе изменения.

Процедура внесения изменений должна быть следующей:

1.нужно идентифицировать место документа в иерархии,

2.внести и одобрить изменения в документах того же

уровня,

3.зафиксировать характер изменений,

4.пересмотреть и поправить документы, которые связаны

средактируемым документом (общие списки, где он упоминается),

5.переиздать документ после определенного количества практических изменений.

Можно привести много примеров документов, которые требуют управления: выписки, спецификации, чертежи, процедуры испытаний, инструкции контроля, рабочие инструк-

52

ции, операционные формы (когда заполнены), Руководство по качеству, операционные процедуры и процедуры обеспечения качества. Компании сами определяют, какие документы нуждаются в управлении, но нужно иметь политику и процедуру, которые описывают процессы выбора таких документов и критерии выбора.

5.5. Аудит текущих записей по качеству

Записи по качеству – это документы, которые демонстрируют соответствие спецификациям и эффективность системы качества. Как внутренний аудитор может понять разницу между документами и записями? Документ существует до факта, которому он посвящен, а запись появляется после факта. Документ это написанная или графически оформленная передача политики, процедуры или инструкции деятельности. Запись отражает данные и информацию о результатах выполнения деятельности. В какой форме будет представлена запись конкретной компании – это абсолютно ее дело.

Примеры включают в себя записи об анализе со стороны руководства, разработке, контрактах, результатах испытаний и контроля, записи о калибровке оборудования, записи о работе поставщиков, последнее, но не менее важное: записи об аудитах.

ТЕМА 6. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ

ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Понятие, цели, задачи внутреннего аудита. Субъекты и объекты аудита. Алгоритм проведения внутренних и оценочных аудитов. Разработка контрольных вопросников. Работа с документацией. Проведение собственно аудита. Проведение опроса персонала. Составление протоколов и отчета по аудиту. Содержание отчета по внутреннему аудиту.

53

Вопросы для самостоятельного изучения:

1.Методика обработки полученных результатов в ходе

аудита.

2.Причины проведения внепланового аудита.

3.Распределение и протоколирование ответственности за выявленные несоответствия в процедурах, процессах, продукции установленным требованиям.

4.Методы преодоления психологического барьера между проверяющим и проверяемым.

ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТЕМЫ 6

6.1. Цели, задачи, основания проведения внутреннего аудита

Возможность проведения аудита компетентным органом, который пользуется доверием потребителя, делает очевидной выгоду от того, что огромное множество оценок, выполняемых каждым потребителем, в том числе потенциальным (второй стороной), будут заменены одной, имеющей юридическую силу оценкой, осуществляемой третьей стороной. При этом такая оценка дает объективную картину общих возможностей организации, а не только ее соответствия требованиям со стороны какого-то одного потребителя.

Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Объем и критерии аудита определяются совместно заказчиком аудита и руководителем аудиторской группы в соответствии с процедурами по программе аудита. Любые изменения целей, объема и критериев аудита подлежат согласованию этими же сторонами.

54

Методика аудита находит отражение в критериях аудита. Критерии аудита — совокупность политик, процедур или требований. Критерии аудита используются в качестве ориентира, с которым сравниваются свидетельства аудита.

Критерии аудита используются в качестве ориентира при определении соответствия и могут включать применимые политики, процедуры, стандарты, законы и требования, в том числе требования системы менеджмента.

6.2. Организация проведения внутреннего аудита

Отчет (акт) по аудиту должен быть подготовлен в согласованные сроки. Если это невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новый срок его подготовки.

Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами программы аудита. Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан получателям, определенным заказчиком аудита.

Вразделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое подразделение способно обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям модели системы менеджмента качества; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).

Вразделе «Рекомендации» указывается:

-необходимость и срок разработки корректирующих мероприятий на уровне подразделения или предприятия;

-несоответствия, которые необходимо устранить до разработки плана мероприятий;

-предложения для включения в план корректирующих мероприятий;

55

- рекомендации по совершенствованию документов системы качества.

После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а также для выявления недостатков в деятельности аудиторов.

Мероприятия по внутреннему аудиту указываются в плане и должны быть выполнены, информация о выполнении отражается в отчете по аудиту, который утверждается руководством предприятия или руководителем службы качества.

После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель - представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.

Ответственность за составление отчета, его точность и полноту несет руководитель службы качества предприятия. Форму отчета можно формализовать.

Результаты проведения аудита является предметом обсуждения на совещаниях руководителей подразделений предприятия. Обобщение результатов аудитов за год проводит служба качества предприятия, вся информация группируется по подразделениям и элементам системы менеджмента качества. Н основе данной информации проводится оценка эффек-

56

тивности функционирования системы качества и разрабатываются мероприятия по совершенствованию

Результаты анализа директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг.

ТЕМА 7. ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТОВ В ЛОГИСТИКЕ

Алгоритм проведения внутренних и оценочных аудитов. Разработка контрольных вопросников. Работа с документацией, регламентирующей процессы логистики. Методика обработки полученных результатов. Проведение собственно аудита. Проведение опроса персонала. Составление протоколов и отчета по аудиту. Содержание отчета по внутреннему аудиту.

Вопросы для самостоятельного изучения:

1.Анализ и оценка полученных результатов внутреннего

аудита.

2.Причины проведения внепланового аудита.

3.Распределение и протоколирование ответственности за выявленные несоответствия в системе логистики (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям.

4.Методы преодоления психологического барьера между проверяющим и проверяемым.

57

ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТЕМЫ 7

7.1. Термины и определения

Логистический аудит — это комплексная периодическая проверка среды логистики, целей, стратегий и отдельных видов логистической деятельности предприятия.

Цель логистического аудита — определение узких мест в логистической системе предприятия и соответствия фактических результатов ее функционирования запланированным мероприятиям, а также определение путей обеспечения эффективности внедрения этих мероприятий и их приемлемости для достижения поставленных целей.

Внутренний логистический аудит проводят для удов-

летворения внутренней потребности предприятия. Он направлен не только на выявление самих отклонений в логистической деятельности предприятия, но и определение причин появления таких отклонений, оценку необходимости и возможности проведения предупредительных и корректирующих действий. Внутренний логистический аудит рассматривается как неотъемлемая часть системного анализа логистического системы предприятия, причем его роль должна постоянно расширяться путем дополнения новыми задачами относительно:

-оценки качества информации, которая поступает из управленческой системы;

-оценки эффективности методики проработки управленческим аппаратом информационных потоков.

Причины проведения внутреннего и внешнего аудитов

влогистике приведены в табл. 1.3.

58

Таблица 1.3 Причины проведения внутреннего и внешнего аудитов

в логистике

Внешний логистический аудит выполняется для удовле-

творения потребностей предприятия при проведении его внешней деятельности.

Такая проверка осуществляется независимыми экспертами, заказчиком или другими лицами с целью получения доказательств соответствия логистической деятельности предприятия определенным требованиям.

7.2. Виды внутреннего аудита в логистике

За порядком назначения логистический аудит разделяют на первичный и вторичный.

Первичный логистический аудит осуществляется логи-

стом-аналитиком на ком предприятии за данный период времени впервые.

59

Повторный логистический аудит проводится после уже проведенной проверки за тот же период времени, если руководство предприятия по различным причинам не соглашается с выводами аудита. В этом случае высшее руководство может назначить другого специалиста.

Результаты логистического аудита служат основанием для официальной оценки эффективности логистической системы предприятия, ее соответствия общей хозяйственной политике предприятия. За результаты логистического аудита и официальной оценки высшим руководством Для организации деятельности составляется программа мероприятий, направленных на ее улучшение, и разрабатывается система корректирующих и предупредительных действий.

7.3. Правила проведения аудита в логистике

Логистический аудит особенно востребован на промышленных предприятиях, где задействованы в комплексе все логистические функции, включая закупки, производство и сбыт продукции. Но имеет смысл проводить его также в торговле.

Результаты аудита могут быть полезными для логистических компаний, а также фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики.

Основная цель проведения аудита - оценка компонентов операционной логистической системы, позволяющей выявлять возможности повышения эффективности и производительности.

7.4. Этапы проведения логистического аудита

На предварительном этапе изучаются текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Для этого анализируются корпоративная миссия, задачи и цели компании, ее производственная, маркетинговая, закупочная стратегии.

60