1. 2. Сутність функції планування

Будь-яка організація – це спільна координаційна діяльність групи людей для досягнення загальної мети. Це визначення справедливе тільки для формальної організації – офіційно встановленої і зафіксованої структури та порядку функціонування її частин. Формальну організацію, головна мета якої – економічна, називають підприємством. Відповідно до Закону України “Про підприємство в Україні” підприємство є основною організаційною ланкою народного господарства України.

На будь-якому підприємстві існують дві внутрішні форми поділу праці. Перша – це поділ праці на складові компоненти загальної діяльності (горизонтальний поділ праці). Друга (вертикальний поділ) відокремлює роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координування роботи інших людей і становить сутність управління як особливої функції діяльності.

Управління в широкому розумінні слова являє собою цілеспрямовану координацію суспільного відтворення. У цій координації варто виділити керування машинами, механізмами, тобто керування речами. При цьому здійснюється й управління людьми, їхніми відносинами, що виникають у процесі виробництва. Тому управління виробництвом можна визначити як цілеспрямований вплив на колективи людей для організації і координації їхньої діяльності у процесі виробництва.

Вихідний пункт управління – формування і вибір його цілей. Як відомо, цілеспрямованість – головна риса будь-якої людської діяльності, тому вона властива й управлінню. Підсумовуючи сказане, можна дати наступне визначення управління.

Управління – це визначення цілей діяльності й організації робіт групи людей таким чином, щоб їх досягти після завершення діяльності.

Мета діяльності людей – найважливіша серед інших цілей (економічних, вартісних, тимчасових), бо усі вони досягаються людьми. Не вдаючись у подробиці щодо різноманітних визначень поняття управління, наведемо найпоширенішу точку зору. Відповідно до неї існує застосований до будь-якої організації процес управління, що полягає в реалізації функцій, які повинен виконувати кожен працівник. Нині прийнято наступне визначення.

Управління – це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для того, щоб сформулювати мету організації і досягти її.

У ринкових умовах для того, щоб вижити, досягти своїх цілей, організація повинна бути як результативною, так і ефективною. За словами популярного дослідника в галузі управління П. Друкера, результативність – наслідок того, що “робляться потрібні і правильні речі”. А ефективність – наслідок того, що “ці речі створюються правильно”. Ефективність досягається саме процесом управління, що виконує взаємозалежні функції планування, організації, мотивації та контролю.

Планування – природна частина менеджменту. Його можна визначити як уміння передбачити мету організації, результати її діяльності та ресурси, необхідні для досягнення визначених цілей.

Функція планування припускає вирішення питання якими повинні бути цілі організації, котрі ставить перед собою вона та її члени, і що робить для їх досягнення. За суттю і змістом функція планування повинна відповідати на наступні три запитання:

1. У якому стані організація перебуває у даний час? Керівники повинні оцінювати її слабкі й сильні сторони, можливості і небезпеки для неї у таких важливих галузях, як фінанси, маркетинг, виробництво, трудові та матеріальні ресурси та ін., щоб визначити її реальні можливості.

2. У якому напрямку хоче рухатися організація? Оцінюючи такі можливості і небезпеки у своєму навколишньому середовищі, як конкуренція, закони, клієнти, політичні та економічні умови, соціальні і культурні зміни, НТП тощо, організація намічає, якими повинні бути її цілі й що може зашкодити їх досягненню.

3. Яким чином організація може це зробити? Її керівники повинні вирішити як загалом, так і конкретно, що повинні робити члени організації, щоб досягти цілей.

Саме за допомогою планування керівник організації прагне установити основні напрямки зусиль і прийняття рішень, що забезпечить єдність цілей для всіх її членів. Планування – це одна з основ, за допомогою якої керівник забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації для досягнення її загальних цілей. Таким чином, в управлінні планування займає основне місце, втілюючи в собі організуючий початок усього процесу реалізації цілей організації.

Сутність планування – в обґрунтуванні цілей і способів їх досягнення на основі виявлення комплексу завдань і робіт, а також визначення ефективних методів і способів, ресурсів усіх видів, необхідних для виконання цих завдань, і встановлення їх взаємодії.

Діяльність із розробки планів охоплює усі сторони життя, всі етапи діяльності організації. На етапі планування визначають необхідні параметри досягнення цілей – час, потреби в трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсах, терміни постачання сировини, матеріалів, устаткування тощо. Прийняті у плані рішення повинні забезпечити досягнення цілей організації у запланований термін з мінімальними витратами при необхідній якості.

Основна мета планування – інтеграція всіх членів організації для вирішення комплексу завдань і виконання робіт, що забезпечують ефективне досягнення кінцевих результатів.

Планування являє собою набір дій, що передбачають визначення мети організації, параметрів взаємодії між завданнями, роботами і членами організації, розподіл ресурсів і вибір інших організаційно-технологічних, економічних та мотиваційних рішень, що забезпечують досягнення цілей організації.

Процес планування в організації не є (точніше, не повинен бути) окремим одноразовим актом, а є безупинним внаслідок двох істотних причин. По-перше, багато організацій прагнуть продовжити своє існування якомога довше. Тому вони повинні заново змінювати цілі, навіть якщо цілком досягли своїх первісних цілей. Друга причина, через яку планування повинне бути безперервним, – це постійна невизначеність майбутнього. Внаслідок змін у навколишньому середовищі, помилкове прийняття рішень, події можуть розвиватися не так, як було передбачено при розробленні плану, тому плани необхідно періодично переглядати, щоб вони узгоджувалися з реальністю. У цьому сенсі планування можна розглядати як безупинний, детермінований у часі й місці процес визначення цілей і забезпечення погодженої діяльності усіх членів організації та її елементів при обмежених можливостях і часі, що збільшуються й ускладнюються залежно від зовнішнього середовища.