2. Порядок ведения расчётов с подотчётными лицами

Подотчётные лица – это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы (приём делегации), командировочные расходы.

Командировкой признаётся поездка работника по распоряжению руководителя организации на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчёт, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс.

Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, проживание и пр.). Новый аванс выдаётся при условии полного отчёта по ранее полученным суммам. Деньги выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

По выполнении задания работник должен предоставить в течение трёх дней авансовый отчёт об израсходованных суммах. К авансовому отчёту прикладываются: командировочное удостоверение и документы, оправдывающие расходы (чеки, квитанции, билеты и пр.).

Неиспользованные остатки подотчётных сумм должны возвращаться в кассу организации. Перерасход аванса возмещается работнику.

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса считаются ущербом, причинённым организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчётным лицом.

Командировочные расходы оплачиваются по фактически произведённым затратам и относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли они принимаются только в пределах норм, установленных Министерством финансов РФ.

Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм, но при этом эта разница прибавляется к его оплате труда, рассматривается как беспроцентная ссуда и облагается налогом на доходы физических лиц.

3. Синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами. Регистр учёта

Для учёта расчётов с подотчётными лицами предназначен счёт 71(А-П) «Расчёты с подотчётными лицами».

Сальдо на этом счёте может быть и свёрнутым и развёрнутым.

Дт 71 (А) Кт

Сальдо – остаток задолженности подотчётных лиц	-------------
Обороты – увеличение задолженности подотчётных лиц путём выдачи аванса из кассы Дт 71 Кт 50	Обороты – списание подотчётных сумм: а) на основании авансового отчёта на счета, которые являлись целью выдачи аванса Дт 10,41,26,44 Кт 71 б) возврат остатков аванса Дт 50 Кт 71 в) несданные в срок суммы Дт 94 Кт 71

Дт 71 (П) Кт

------------	Сальдо – остаток задолженности организации перед подотчётными лицами
Обороты - погашение задолженности перед подотчётными лицами Дт 71 Кт 50	Обороты - увеличение задолженности перед подотчётными лицами, определённой при предоставлении авансового отчёта (корреспонденции не составляются)

Аналитический учёт ведётся по каждому подотчётному лицу.

Регистром для учёта операций по движению подотчётных сумм служит журнал-ордер № 7, в нём каждой выданной под отчёт сумме отводится одна строка и по мере предоставления авансового отчёта, или сдаче в кассу неиспользованных сумм, или получение денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся на этой же строке. Основанием для заполнения журнала ордера № 7 является приходные и расходные кассовые ордера. Бухгалтер, проверяя авансовый отчет, проставляет на нём корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.