8.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности

Процесс управления включает в себя действия, которые оформляют документально: сбор и обработка информации, подготовка и принятие решения, доведения решения до исполнения, исполнение решения, передача информации о выполнении и контроль, передача информации по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск информации. Предприятия и их должностные лица в процессе осуществления своих функций вступают в деловые отношения, которые отражаются в соответствующих документах.

Управленческая деятельность фиксируется в организационно-распорядительных документах, которые подразделяются на следующие группы (рис. 8.1.).

Организационно - распорядительная документация

Организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила

Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, решения

Справочно-информационные документы: письма, докладные и служебные записки, справки, протоколы, акты

Кадровые документы: заявления, анкеты, представления, справки

Рис. 8.1. Организационно - распорядительная документация

В управленческой деятельности значительное место занимает служебная переписка. Основой её являются служебные письма. Вне зависимости от назначения письмо обычно состоит из двух логически связанных частей. В первой приводится описание фактов, послуживших основанием для составления письма, а во второй излагаются просьбы, предложения, решения по существу рассматриваемого вопроса.

В делопроизводстве используются журнальные, карточные и автоматизированные системы регистрации документов. Рекомендуется следующая форма журнала регистрации входящих документов:

Дата поступления и индекс документа	От кого поступил документ	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Карточная система используется на предприятиях с большим количеством входящих и исходящих документов. Она имеет преимущество перед журнальной, так как облегчает поиск документов и контроль за их исполнением.

Автоматизированные системы обработки информации — это интегрированные диалоговые системы документационного обеспечения управления.

Для обеспечения правильного формирования и учета документов на предприятии (любой организации) должна составляться номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуре включены все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технических документов и печатных изданий.

В зависимости от вида, документы хранятся либо краткие сроки, либо остаются на длительное архивное хранение (потом уничтожается). Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом экспертизы ценности документа (при уничтожении составляется акт).

Контрольные вопросы

1. Что такое информационное обеспечение?

2. Какие существуют классификации информации?

3. Каково содержание основных требований к качеству информации?

4. Что влияет на восприятие информации?

5. Какие функции выполняет информационная система предприятия

6. Что представляют собой новые информационные технологии.

7. Какие документы относятся к организационно-распорядительным?

Вопросы для дискуссии

1. Какое значение в современных условиях имеет владение информацией.

2. Каким образом можно повысить эффективность восприятия устной информации?

3. Какие последствия может иметь дезинформация и как с ней бороться?

Тест 8 Управленческая информация в обеспечении функционирования предприятия

1. Информация является:

а) предметом управленческого труда;

б) средством управленческого труда;

г) результатом управленческого труда;

д) все верно.

2. По влиянию на процесс производства выделяют типы информации:

а) организационная;

б) ситуационная;

в) первичная;

г) фиксируемая.

Варианты ответа: 1) а, в; 2) а, г; 3) в, г; 4) б, в; 5) а, б.

3. По степени готовности для использования различают информацию:

а) одноцелевую;

б) первичную,

в) промежуточную;

г) конечную.

5. Объем сведений, адекватно отражающих действительность в общем объеме информации – это:

а) избыточный объем;

б) необходимый объем;

в) достоверный объем.

6. Качественными характеристиками информации являются:

а) объем; б) полнота; в) достоверность; г) насыщенность; д) все вместе.

7. Конфиденциальной является информация, которая:

а) касается стратегических интересов предприятия;

б) имеет некоторые ограничения на использование и распространяется на предприятии среди строго определенного круга людей:

в) с высокой степенью достоверности.

8. Информационная система управления предприятием это совокупность:

а) информации и каналов связи;

б) информационных потоков и документов;

в) технических средств;

г) все вместе;

д) нет верного ответа.

9. Основными требованиями к качеству информации являются:

а) достоверность;

б) принудительность;

в) недолговечность;

г) экологичность.

10. АСУ включает:

а) совокупность технических средств;

б) формы организации, сбора, обработки и передачи информации;

в) математическое обеспечение;

г) все вместе.

11. Управленческая деятельность фиксируется в документах:

а) организационно – документальных;

б) организационно – распорядительных;

в) планово – учетных.