3.2.2 Функция организации

Эта функция является базисной функцией управления, ее содержание сводится к обеспечению нормальной, устойчивой работы предприятия.

Организация как основная функция управления представляет собой вид управленческих действий, способов и средств по упорядочению совместной деятельности работников, сведению воедино действий всех специалистов, чтобы определить роль, ответственность, подотчетность каждого из них.

В процессе осуществления этой функции создается организационная структура, формируются ее подразделения исходя из объема и содержания выполняемых задач, технологии и персонала. Организация, как вид управленческих действий является первым шагом реализации функции планирования. Важной задачей функции организации является создание на предприятии условий для формирования культуры, которая характеризуется высокой восприимчивостью к изменениям, инновациям, ориентированностью на единые для всего предприятия ценности.

Хотя концепция этой функции сводится к делегированию прав и ответственности по горизонтали и вертикали, однако решение о выборе организационной структуры принимается руководством высшего звена управления. При этом задача сводится к выбору организационной структуры, которая лучше всего отвечает целям и задачам предприятия. Особую значимость приобретает разделение деятельности специалистов и работ по горизонтали и вертикали.

Следует иметь в виду, что разделение труда по вертикали (подчиненности) не беспредельно. Если происходит рост предприятия, то возникает новый вид разделения функций — по горизонтали.

Такой подход к разделению управленческого труда вызывает создание различных служб и отделов.

Важным направлением функции организации является установление взаимоотношений между высшими и низшими уровнями управления. Нелегко установить число специалистов, которыми должен руководить один управляющий. На практике это число сильно варьируется в зависимости от специфики процесса организации и управленческого уровня.

Так, высшие руководители управляют (контролируют) не более чем десятью подчиненными, тогда как управленцы низшего звена могут руководить гораздо большим числом сотрудников.

В связи с этим выделяют два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один руководитель), — это время и частота, т. е. сколько времени затрачивается руководителем на каждого сотрудника и как часто это бывает.

Средством установления связи между управленческими уровнями выступают полномочия. Делегирование полномочий означает передачу прав и ответственности за решение поставленных задач. Этот процесс способствует росту профессионально мыслящих и активно работающих управленцев, превращает их из подчиненных в самостоятельных руководителей.

3.2.3 Функции координации и регулирования

Координация — это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача функции — достижение со­гласованных действий во времени и пространстве всех органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Для реализации этой функции может использоваться информация в виде отчетов, докладных записок, аналитических материалов, а также принимаемых на совещаниях решений по возникающим проблемам.

На базе принятых форм связи устанавливается взаимодействие между подразделениями организационной структуры, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечиваются единство и согласование всего процесса управления (планирование, организация, мотивация и контроль), а также действий всех уровней управленцев.

Частью текущего координирования является регулирование, содержание которого направлено на поддержание требуемого соответствия между различными элементами системы, ликвидацию возможных отклонений от установленных норм, графиков и плановых заданий.

Сегодняшнее развитие производства связано с непрерывными изменениями ситуации, порождаемыми как движением самой системы, так и окружающей средой. Возникающие изменения в производственном процессе устанавливаются на базе поступающей информации с помощью диспетчирования, что является формой оперативного регулирования. Все виды информационных операций автоматизированы, осуществляются на базе информационных технологий и подвергаются оперативной обработке, результаты которой направляются руководителю, принимающему решение по возникшей ситуации.