2. Кадрові служби та їх основні функції

Основним структурним підрозділом, що займається питаннями управління людськими ресурсами в організації є кадрова служба, на яку покладаються функції , представлені на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Складові елементи концепції управління персоналом

Відповідно, завданнями кадрової сліжби, що реалізують зазначені функції є:

- ведення обліку особового складу організації, заповнення та збереження відповідно до вимог чинного законодавства трудові книжки працівників;

- забезпечення підготовки документів для призначення пенсій і соціальних виплат працівникам та їхнім сім’ям, своєчаснн надання їх в органи соціального забезпечення;

- розроблення та реалізація заходів, спрямованих на удосконалення управління персоналом на основі широкої автоматизації та механізації діяльності кадрової служби;

- контроль діяльності інспекторів з кадрів, керівників підрозділів щодо своєчасного і правильного виконання наказів, розпоряджень, постанов адміністрацій у сфері кадрової політики.

- організування заходів щодо удосконалення форм і методів роботи з кадрами;

- аналіз причин плинності кадрів, надання керівництву пропозиції щодо усунення виявлених недоліків та забезпечення стабільності колективу.

- організація табельного обліку працівників, розроблення графіку відпусток та контроль його додержання, аналіз стану трудової дисципліни та виконання правил внутрішнього трудового розпорядку в підрозділах організації;

- забезпечення підготовки необхідної звітності з персоналу та кадрової роботи і контроль своєчасності надання цих документів до відповідних міністерств, відомств, комітетів.

Однак більшість відділів кадрів на сьогодні не виконують функції методичного і координуючого центру з кадрової роботи в організації, оскільки вони структурно роз’єднані з підрозділами:

- відділом заробітної плати;

- відділом охорони праці;

- відділом соціального забезпечення працівників тощо.

За останнє десятиріччя вчені відзначають суттєві зміни у статусному рівні та сфері функціональних обов’язків служб персоналу. Щоб забезпечити ефективну діяльність, сучасна організація визначає три ключових завдання такі, як сфери діяльності, необхідні фахівці і організація їхньої роботи з максимальною ефективністю. Два з цих напрямів роботи безпосередньо пов’язані з діяльністю служби управління персоналом. Отже, можна стверджувати, що служба персоналу, порівняно з іншими структурними підрозділами, набуває першочергового значення в діяльності організації.

У процесі своєї діяльності кадрова служба організації здійснює управління персоналом, яке складається з визначеної послідовності етапів (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Процес діяльності кадрової служби

-

Оскільки відділ кадрів відповідає за формування конкурентоспроможного персоналу, керівник цього відділу має досить високий статус. Це може бути один з заступників генерального директора або власника організації, на якого покладається відповідальність за реалізацію кадрової політики.

Регламентує основні питання організації роботи підрозділу з урахуванням специфіки діяльності організації та механізму управління персоналом Положення про відділ кадрів, зміст якого відображає основні функції, завдання, роль керівника та провідних фахівців відділу, визначає права і відповідальність за доручену ділянку роботи, взаємодію з іншими підрозділами.

На основі Положення про відділ кадрів, для чіткішого розподілу обов’язків, керівництвом організації розробляються Посадові інструкції працівників відділу кадрів. У них на підставі типових кваліфікаційних характеристик визначаються конкретні обов’язки та права кожного працівника, передбачається здійснення контролю за їх виконанням.

У межах своєї компетенції відділ кадрів бере участь у формуванні структури та штатного розпису організації, контролі розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах, підготовці організаційно-методичного забезпечення та проведення атестації персоналу. Разом з іншими структурними підрозділами відділ кадрів розробляє річні плани роботи з персоналом, визначає щорічну та перспективну (на 5—10 років) потребу в кадрах, формує замовлення на підготовку, перепідготовку й підвищення кваліфікації спеціалістів та керівників організації.

Начальник відділу кадрів разом з вищим керівництвом здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву та контролює виконання особистих річних планів кандидатів, вносить пропозиції щодо удосконалення складу резерву. Спільно з керівниками структурних підрозділів він вивчає ділові якості осіб, які претендують на вакантні керівні посади, контролює добір та розстановку кадрів згідно з рівнем їхньої професійної кваліфікації, розглядає пропозиції щодо можливостей проведення підвищення кваліфікації та стажування персоналу на провідних організаціїх галузі як у межах держави, так і за кордоном.

Як правило, оперативне управління персоналом на підприємстві проводять представники відділу кадрів і лінійні керівники (начальники цехів, начальники змін, начальники ділянок). При цьому начальник відділу кадрів є основним реалізатором кадрової політики організації в цілому, а лінійні керівники відповідають безпосередньо за роботу своїх підлеглих.