6. Матеріально-технічне забезпечення

До технічних засобів менеджменту персоналу належить уся сукупність машин, обладнання та пристроїв, які застосовуються в процесі управлінської праці для її автоматизації та механізації.

Технічні засоби умовно можна поділити на три групи:

- прості пристрої та знаряддя праці;

- організаційна техніка;

- обчислювальні машини.

До простих пристроїв і знарядь праці належать канцелярське приладдя (ручки, олівці, лінійки, папір різного формату, ножиці, кнопки, скріпки тощо), лічильні засоби (калькулятори), різні пристрої та прилади (дироколи, стиплери), папки та швидкозшивачі, які застосовують для полегшення управлінської праці. Повне та своєчасне забезпечення працівників, що виконують функції менеджменту персоналу, даними пристроями та знаряддями сприяє ефективнішому використанню їхнього робочого часу.

Засоби оргтехніки вміщують великий перелік різних пристроїв, які поділяються на такі основні групи засобів:

- складання документів;

- копіювання та розмноження документів;

- оброблення документів;

- зберігання, пошуку й транспортування документів;

- управлінського зв’язку.

Засобами складання документів є:

- електронно-обчислювальна техніка — пристрої, що мають змінне програмне забезпечення, оперативну та зовнішню пам’ять і за заданою програмою можуть обробляти тексти, змінюючи їхню форму та зміст;

- диктофонна техніка використовується для запису розпоряджень, наказів, листів, виступів і наступного друкування текстових документів і дає змогу уникнути непродуктивних витрат часу суб’єктів менеджменту персоналу на підготовку документів.

Засобами копіювання та розмноження документів є:

- репрографічні засоби (фотографічні, діазографічні засоби, засоби мікрокопіювання, електрографічне, термографічне копіювання);

- оперативна поліграфія (офсетний, трафаретний, гектографічний способи друку та інші засоби та методи оперативного розмноження документації за спрощеною поліграфічною технологією).

Засоби опрацювання документів призначені для канцелярських робіт. Ними є фальцювальні, аркушепідбірні, сортувальні, різальні, штемпелювальні, адресувальні машини та пристрої, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі, машини для знищення документів.

Засоби зберігання, пошуку та транспортування документів покликані забезпечити швидкий пошук і надійність зберігання документів. Службові документи розміщуються в столах, шафах, стелажах і сейфах. Для зберігання документів застосовуються папки-реєстратори, архівні папки, лотки для паперів. Для зберігання особистих і абеткових карток співробітники служби персоналу застосовують картотеки.

Засоби управлінського зв’язку — це пристрої для передавання та прийняття інформації, які охоплюють:

- засоби телефонного зв’язку;

- засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв’язку (факси, факс-модеми);

- електронна пошта.

Обчислювальні машини застосовуються для механізації та автоматизації логічних і технічних операцій, розрахунків, вирішення облікових, аналітичних та інших завдань. Особливо перспективним для підвищення ефективності менеджменту персоналу є застосування електронних обчислювальних машин (ЕОМ).