Передмова

Упровадження кредитно-модульної системи освіти у вищому навчальному закладі з метою інтеграції у європейське освітнє середовище потребує якісно нового методичного забезпечення. Методичні рекомендації “Українська мова (за професійним спрямуванням) для самостійної роботи студентів” укладені відповідно до навчальної програми і є необхідною складовою забезпечення самостійної підготовки студентів в опрацюванні курсу, предметом якого є вивчення особливостей української мови взагалі й мови професійного спілкування зокрема.

Представлений навчальний матеріал сприятиме засвоєнню норм української мови й особливостей її функціонування у межах ділового стилю. Це дозволить сформувати в студентів стійкі навички самостійного складання, перекладу, редагування текстів професійної та ділової документації тощо.

Видання, відображаючи програму курсу, містить завдання з таких розділів: “Специфіка професійного спілкування”, “Мовне оформлення документів” “Мовні засоби ділового та наукового стилів”, “Граматика ділового та професійного мовлення”, об’єднані у 3 змістові модулі, кожен з яких містить певні проблеми й питання, винесені на самостійне опрацювання. Відповідно до програми, видання містить теоретичний і дидактичний матеріал для вироблення і закріплення навичок з правопису, складання і перекладу текстів наукового й офіційно-ділового стилів.

Різноманітні завдання і вправи сприятимуть виробленню стійких умінь і навичок усного та писемного ділового спілкування.

Модуль і Документ як основний вид писемного ділового мовлення

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним і залежить від того, для чого і в якій галузі він використовується.      . Сьогодні можемо знайти такі трактування документа:

• письмовий акт, що служить доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

• офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо);

• матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація;

• достовірне історичне письмове джерело.

     Документ відображує конкретну інформацію на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.      Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Документи також використовуються як джерела та носії інформації. У багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, облік є складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

 

     Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації та групами:

• за найменуванням (заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол);

• за походженням (службові (створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті (створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності);

• за місцем виникнення (внутрішні (мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні (що є результатом спілкування установи з іншими організаціями));

• за призначенням (щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні);

• за напрямом (вхідні та вихідні);

• за формою (стандартні та індивідуальні);

• за терміном виконання (звичайні, безстрокові,термінові, дуже термінові);

• за ступенем гласності (для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні);

• за стадіями створення (оригінал. має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”);

• за складністю (прості та складні);

• за терміном зберігання (тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання);

• за технікою відтворення (рукописні, відтворені механічним способом);

• за носієм інформації (на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці).

Реквізит – це елемент документа. Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа.      Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.      Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4(210х297мм) та А5(148х210мм).      Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.      Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

 

Текст як реквізит документа

 Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. При створенні тексту документа слід дотримуватися певних вимог, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.      Текст документа повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.      Текст складається з таких логічних елементів:

• вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші);

• доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали);

• закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

     Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Мова ділових паперів – це мова розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок тощо. Однак для всіх текстів офіційно-ділового стилю характерні спільні мовні риси.

• Наявність реквізитів, які мають певну черговість.

• Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.

• Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.

• Лексика здебільшого нейтральна.

• Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

• Найхарактерніші речення – прості поширені.

    Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.

Види документів

   Проблема створення, уніфікації та систематизації документів в наш час набула особливої актуальності. Причиною є те, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно використовувані документи оновлюють свої характеристики. Ці зміни, в свою чергу, зумовлені об’єктивними факторами:

• активністю державотворчих процесів;

• розвитком ринкових відносин;

• наданням українській мові статусу державної, а тому необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

    Заява - це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.      Реквізити:

• Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява).

• Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

• Назва виду документа.

• Текст.

• Підстава (додаток): перелік документов, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

• Дата.

• Підпис.      Додаток: Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо. Зразок :

Ректорові Донецького національного университету

В.П.Шевченку Тихої Олени Василівни

заява.

     Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму навчання філологічного факультету.      У 2002 році закінчила загальноосвітню школу№39 м.Донецька.

До заяви додається:

• атестат про загальну освіту (копія або оригинал);.

• автобіографія;

• медична довідка (форма 086 – У);

• довідка з місця роботи;

• довідка з місця проживання;

• чотири (шість) фотокартки.

10.07.03 р. Підпис

Автобіографія - це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.       Реквізити:

• Назва виду документа.

• Текст, у якому зазначаються: - прізвище, ім’я, по батькові; - дата народження; - місце народження; - відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися); - відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад); - короткі відомості про склад сім’ї.

• Дата написання.

• Підпис.

     Заголовок („Автобіографія”) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми: - автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей. - автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Зразок: