Поисковая система по документам

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка, обращения граждан и др.

Документы, поступившие из ФТС России, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного органа регистрируются и учитываются в ОДО.

Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.

Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.

Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможенного органа КПС "УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых и учитываемых документов.

Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение.

Регистрация входящих документов

После проставления на входящих документах регистрационного штампа они сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС "УКИД-Р":

"Документы вышестоящих таможенных органов";

"Документы организаций, таможен и постов";

"Обращения граждан";

"Документы реестрового учета".

При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов" осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в регистрационный штамп.

Регистрация писем, заявлений, жалоб граждан осуществляется в электронной картотеке базы данных "Обращения граждан" с самостоятельной регистрацией.

Документы реестрового учета систематизируются по структурным подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения им регистрационных номеров. После ввода основных реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра реестра , один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное подразделение.

В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям. Правила заполнения полей в электронных карточках баз данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".

На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме базы "Документы реестрового учета"), распечатывается единая сокращенная форма РКК в двух экземплярах. Один экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении документа помещается в картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это подразделение на исполнение.