Порядок прохождения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству таможенного органа в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных руководством распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.

Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам

электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри таможенного органа, так и между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи автоматизированной регистрации.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в таможенном органе по месту регистрации документов: в ОДО (по электронной картотеке автоматизированной базы данных), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов документов (протоколов, ГТД, постановлений и др.) и форм регистрации (карточек, журналов и др.).

Результаты учета количества документов обобщаются ОДО.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п.

Итоговые данные подсчета представляются руководству таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме.

Работа с обращениями и запросами депутатов

Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов осуществляются таможенными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в таможенный орган должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительных проверки или изучения каких-либо вопросов об этом сообщается автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

Обращения и запросы депутатов, документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.