9. Аудит операцій з грошовими коштами

Аудит грошових коштів необхідний для попередження та усунення різного роду зловживань і порушень.

Основною метою аудиту грошових коштів є надання аудитором обґрунтованого висновку щодо законності, достовірності,0 доцільності касових операцій, операцій на рахунку в банку, операцій з коштів у дорозі, операцій з грошовими документами.

Перевіряючи правильність ведення бухгалтерського обліку грошових коштів підприємства аудитор керується і дотримується норм чинного законодавства України.

Основні нормативно-законодавчі акти щодо операцій, пов»язаних з рухом грошових коштів:

- Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07 1999 року. №996;

- Закон України «Про внесення змін до закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.1997 року № 283/97

- Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, ТМЦ, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердь. наказом Міністерства фінансів України від 11.08. 1994 року.

- Інструкція про організація роботи з готівкового обігу у національній валюті в Україні, затв. постановою НБУ від 19.02. 2001 року. №69;

- Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затв. постановою правління НБУ від 15.12.2004року №637;

- Положення (стандарт)бухгалтерського обліку №4 «Звіт паро рух грошових коштів»;

- План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов»язань, господарських операцій підприємства і організацій, зі змінами і доповненнями 2007 році;

- Указ Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06. 95 р. № 436/95;

- Закон України «Про аудиторську діяльність» від 22.04. 1993 року.

Основними завданнями аудиту грошових коштів є:

- перевірка разом з адміністрацією підприємства забезпечення умов зберігання готівки та інших грошових документів у касі;

- перевірка правильності, своєчасності та повноти оприбуткування отриманої готівки з банку та від інших осіб;

- контроль за дотриманням правил документального оформлення операцій з руху грошових коштів;

- контроль за дотриманням ліміту готівки в касі, умов видачі грошових коштів на поточні потреби та інші цілі;

- перевірка дотримання встановленого порядку збереження чекових книжок, а також отримання за ними готівкових коштів;

- перевірка дотримання ліміту готівки в касі, умов видачі грошових коштів на поточні потреби та інші цілі;

- перевірка стану обліку касових операцій , ведення касової книги , книг аналітичного обліку інших цінностей, які зберігаються в касі;

- перевірка дотримання граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків;

- перевірка наявності договорів про повну матеріальну відповідальність касирів

- установити законність і достовірність операцій з надходження і списання коштів з банківських рахунків та правильність їх відображення.

Основними джерелами інформації перевірки касових операцій є первинні документи, а саме:

• прибуткові і видаткові касові ордери;

• квитанції на внесок готівки до банку або на оплату послуг інших організацій;

• розрахунково-платіжні відомості на виплату заробітної плати, відпускних, матеріальної допомоги, стипендій та інших виплат;

• трудові угоди на виконання й оплату певних робіт;

• акти інвентаризації готівки в касі;

• договір про матеріальну відповідальність;

• касова книга;

• звіти касира;

• журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;

• облікові регістри (відомості, журнали,) за рахунками „Каса”, „ Рахунки в банках”, „ Інші грошові кошти”.

До джерел також слід віднести такі звітні документи:

• баланс підприємства;

• звіт про рух грошових коштів;

• книга обліку касових видатків.

Аудит касових операцій проводиться згідно наступних напрямків (стадій).

На першій стадії аудиту касових операцій аудитор повинен розглянути:

• організацію збереження грошових коштів у касі;

• здійснення угод із матеріально відповідальними особами (наявність договорів із касирами);

• кваліфікацію та практичний досвід касирів, що забезпечують роботу каси;

• порядок надходжень та видатків грошових коштів;

• забезпечення реальності ведення обліку за напрямками діяльності підприємства;

• дотримання необхідних процедур організації здійснення господарських операцій з грошовими коштами;

• дотримання вимог до первинних та зведених документів, що забезпечують наявність доказів про їх здійснення;

• використання та збереження бухгалтерської документації з обліку грошових коштів згідно “Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку”.

Ретельне вивчення вищезазначених питань дасть змогу аудитору визначити думку про стан господарських операцій з грошовими коштами на підприємстві ,визначити недоліки в їх організації та можливі напрямки ліквідацій порушень, зловживань.

Друга стадія аудиту грошових коштів у касі передбачає проведення інвентаризації грошових коштів, що знаходяться у касі підприємства. Виявлення нестачі, крадіжки грошей, прихованої неоформленими документами і розписками виявляється шляхом інвентаризації готівки.

У кінці їх проведення необхідно скласти відомість інвентаризації грошових коштів та цінних паперів, що знаходяться у касі, перевірити попередній результат з інвентаризації грошей в Акті попередньої перевірки грошових коштів у касі та обов’язково зафіксувати результати інвентаризації в робочих документах аудитора.

На цій стадії аудитор повинен вивчити накази керівника про проведення інвентаризації каси та визначення складу комісії, питання своєчасності проведення інвентаризації каси, наявність проведення раптових інвентаризацій кас керівництвом підприємства.

Третя стадія перевірки визначає правильність та достовірність заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів. При цьому неприпустимі будь-які виправлення, закреслення, помарки тощо. Прибуткові та видаткові касові ордери повинні бути належно оформлені. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери мають бути заповнені таким чином, щоб забезпечувалось збереження цих записів протягом терміну зберігання документів.

Аудитором уважно перевіряється використання бланків прибуткових касових ордерів, їх облік та зберігання, а також наявність та порядок ведення журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, які обов’язково звіряються з даними записами у касовій книзі.

Перевіряючи порядок ведення касової книги необхідно впевнитися, що підприємство має тільки одну касову книгу. Під час перевірки звіту касира і прикладених до нього документів аудитор зіставляє номери останніх прибуткових і видаткових касових ордерів, прикладених до звіту, із записами в журналі реєстрацій, щоб переконатись у повноті обліку останніх касових операцій. Якщо буде виявлено розбіжності у сумі або нумерації ордерів, з’ясовують причину.

Четверта стадія перевірка дотримання ліміту залишку готівки в касі – обов»язкове питання аудиту.

При цьому аудитором визначається: розмір ліміту, встановлений підприємством самостійно та затверджений наказом по підприємству на поточний рік;строки і порядок здавання виручки , своєчасність повернення до банку невитрачених коштів, які видані на оплату праці, інші виплати. Тобто аудитор повинен впевнитися у дотриманні підприємством ліміту залишку готівки в касі. Під час визначення понадлімітних залишків готівки в касі застосовують спосіб порівняння залишків на кінець дня у звіті касира з встановленим лімітом за кожний день. Якщо аудитор виявив перевищення дозволеного ліміту залишків готівки в касі, то він з»ясовує причини цього порушення та суму понадлімітних залишків, а також сприяє усуненню допущених недоліків.

Відповідно до Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» за перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі передбачено стягнення штрафу у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день.

На п»ятій стадії перевіряючи касову дисципліну, аудитор звертає увагу на можливих випадках використання грошей за нецільовим призначенням (наприклад, на господарські потреби) із сум, що отримані на виплату заробітної плати. Джерелами перевірки дотримання касової дисципліни для аудитора служать наступні документи: звіт касира, касова книга, виписки банку, прибуткові та видаткові касові ордери, рахунки-фактури, авансові звіти, розрахунково-платіжні відомості, акти на закупівлю товарів. У разі виявлення аудитором нецільового використання грошових коштів, він повинен з»ясувати причини цього порушення.

Згідно з Указом Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» за використання отриманих в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням передбачені передбачені фінансові санкції у розмірі витраченої готівки.

Наступна стадія аудиту передбачає перевірку повноти оприбуткування готівки в касі підприємства.

Аудитор повинен визначити повноту та своєчасність оприбуткування готівки, яка надходить з різних джерел:

• за реалізовану продукцію;

• одержання грошей з поточних рахунків;

• невикористаних підзвітних сум;

• депоновану заробітну плату.

З цією метою аудитор звіряє дані прибуткових касових ордерів та касової книги з:

• даними відомості реалізації продукції, відвантажувальних документів та податкових накладних;

• корінцями грошової чекової книжки підприємства та банківськими виписками, журналом №1 та відомістю до нього;

• авансових звітів та журналу-ордера №3;

- відомостей на заробітну плату.

У разі встановлення фактів неповного або несвоєчасного оприбуткування готівки у касах Указ № 436/95 передбачає фінансові санкції у 5-кратному розмірі не оприбуткованої суми.

Особлива увага приділяється аудитором перевірці операцій видачі готівки на розрахунки з іншими підприємствами та з виплати заробітної плати готівковою виручкою чи інших грошових надходжень.

Наступна стадія аудиту передбачає перевірку відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Остання стадія перевірки є зіставлення первинних, аналітичних і синтетичних облікових документів із даними, відображеними у звітності підприємства, їх метою встановлення їх відповідності.

За порушення підприємствами норм обігу готівки, що встановлюються Національним банком України, застосовуються фінансові санкції згідно з Указом Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм із регулювання обігу готівки” №436/95 від 12 червня 1995р.

Нерідко на підприємствах допускають помилки у веденні бухгалтерського обліку грошових коштів. Найпоширенішими серед цих порушень, які виявляються під час аудиту, є наступні:

• недотримання порядку проведення інвентаризації;

• наявність виправлень у касових документах;

• відсутність договору про повну матеріальну відповідальність з касиром;

• неповне оприбуткування грошових коштів;

• надлишок чи нестача готівки, грошових документів у касі;

• неспівпадіння сум у звіті касира та у касових ордерах;

• невірна кореспонденція синтетичних рахунків;

• відсутність підписів окремих членів інвентаризаційної комісії;

• відсутність підписів головного бухгалтера, керівника, касира;

• перевищення норм розрахунків готівкою, які встановлені законодавчо;

• видача готівки під звіт особам без повного звіту за попередній аванс та недотримання термінів повернення невикористаних сум цими ж особами;

• неправильне, несвоєчасне чи неповне відображення в бухгалтерських регістрах виручки від реалізації, що отримали через касу

– пряме викрадення коштів;

• крадіжка грошей за рахунок прихованих документів і розписок;

• привласнення суми готівки, що надійшла до каси з банку від фізичних осіб за прибутковими касовими ордерами;

• надмірне списання коштів за касою, що виникає внаслідок повторного використання прибуткових та видаткових касових ордерів, неправильного підрахунку залишків у первинних та зведених документах згідно звітів касирів; безпідставного списання грошових коштів за касою за фіктивними документами;

• підробки сум у законно оформлених документах, що підлягають списанню;

• привласнення сум готівки, що законно нарахована різним особам та організаціям; привласнення депонованої заробітної плати та коштів і сум готівки, яка належить іншим підприємствам;

• розрахунки готівкою, що перевищують законодавством ліміт каси;

• порушення законодавства щодо застосування електронно контрольно-касових-апаратів у розрахунках з населенням;

• неправильне відображення касових операцій у регістрах синтетичного обліку.

Організацію та постановку бухгалтерського обліку, достовірність облікових даних аудитор може оцінити при наявності достатньої кількості доказів.

Їх можна одержати, використовуючи наступні методи збору (ксерокопія).

Таким чином, використовуючи вищевказані методи аудиторських доказів, аудитор визначає, який із вказаних методів необхідно застосувати для виявлення кожного із можливих порушень з грошовими коштами.