2 Основные этапы процесса контроля

Для осуществления процесса контроля необходимы два предварительных условия:

1. Наличие планов (заданий),

2. Четкая организационная структура.

План или задание является исходным пунктом контроля. Сначала руководитель определяет задание, устанавливает план, затем этот план превращается в нормативы, с которыми сопоставляются полученные результаты.

Второе условие – организационная структура, которая позволяет четко разграничить права и ответственность различных звеньев и работников, установить границы полномочий работников.

Контроль, как и другие функции менеджмента, представляет собой процесс, включающий три этапа, на каждом из этих этапов реализуется комплекс различных мер (рис. 3):

1. Разработка нормативов или стандартов;

2. Измерение результатов

3. Оценка и корректировка результатов

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются нормативы и стандарты, критерии оценки деятельности организации, которые определяются при планировании.

Нормативы (стандарты), используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, показателей и выбираются из целей и стратегий деятельности организации.

Такие цели-нормативы могут быть выражены в натуральных или стоимостных показателях, например, объем продаж, затрат, объем услуг или продукции и др.

В качестве нормативов или стандартов могут использоваться сметы или бюджеты, которые показывают величину затрат на выполнение программы или достижения цели.

По нормативам устанавливается граница допустимых отклонений в пределах которых менеджер может действовать самостоятельно, не спрашивая разрешения вышестоящего руководства.

Например, для менеджера установлен бюджет на операции в размере 10 млн. руб. в месяц с нормой отклонения в 5% в большую или меньшую сторону.

Эти 5% отклонений определяет сам менеджер, не спрашивая разрешения директора или другого вышестоящего руководителя.

Все менеджеры и исполнители должны соблюдать утвержденные нормативы, это способствует достижению общих результатов.

Второй этап процесса контроля – измерение результатов. На этом этапе оценивается результат деятельности на всех уровнях организации, во всех подразделениях.

При этом используются как количественные, так и качественные критерии оценки.

Результаты сравниваются со стандартами. Эти результаты могут совпадать со стандартом, а могут быть выше или ниже него.

Не всякое отклонение может негативно повлиять на конечный результат, не на всякое отклонение необходимо реагировать, осуществляя корректирующие действия. Реакция на отклонение определяется чувствительностью контроля. Чувствительность контроля – это величина расстояния между верхними и нижними пределами допустимого отклонения контролируемого параметра, при котором обеспечивается достижение результата (рис. 4).

Ч увствительность контроля основана на принципе исключения. Система, контроля срабатывает только в тех случаях, когда отклонения превосходят допустимый предел отклонений.

Третий этап процесса контроля – оценка и корректировка результатов, выбор линии поведения.

Этот этап состоит в корректировке деятельности организации, пересмотре планов, перераспределении заданий.

Корректирующие действия могут осуществляться в одной их трех форм поведения:

Ничего не предпринимать – когда результаты совместимы со стандартами, цели в основном достигаются, то осуществляется продолжение принятого направления деятельности или вносятся незначительные изменения;

Устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы – корректировка производится путем увеличения значения каких-либо внутренних переменных организации, усовершенствования функции управления или технологических процессов;

Пересмотреть стандарты – если результаты значительно отклоняются от стандартов. Способом корректировки может быть в этом случае изменение стандарта или плана, которые могут быть ошибочными.